クラウドサインで雇用契約が完了したらオフィスステーションに登録する

■概要

クラウドサインで締結した雇用契約の内容を、オフィスステーションに従業員情報として手作業で転記していませんか？
この作業は、入力ミスや登録漏れのリスクが伴うだけでなく、人事労務担当者の負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をトリガーに、オフィスステーションへの従業員登録が自動化され、入社手続きに伴う煩雑な作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとオフィスステーションを利用し、入社手続きを手作業で行っている方
• 従業員情報の二重入力や転記ミスを防止し、業務の正確性を高めたいと考えている方
• 定型的な入社手続きを自動化することでコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの契約締結後、オフィスステーションへの従業員情報登録が自動で実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとオフィスステーションをYoomと連携します。
2. トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
4. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」と「書類の添付ファイルを取得」の各アクションを設定します。
5. その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得した契約書ファイルから必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基に従業員情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、「雇用契約書」など特定の文言が書類名に含まれている場合のみ処理を進める、といった条件を任意で設定・追加できます。
• 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書から読み取りたい従業員の氏名や住所など、抽出する項目を任意で設定できます。
• 「従業員台帳の登録」では、前段のアクションで取得した氏名や住所などの情報を、登録する各項目に変数として設定できます。

■注意事項

• クラウドサインとオフィスステーションをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションとオフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。