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「給与データ入力、オフィスステーションに手で打ち込むのが大変…」
「入力ミスがないか、何度も確認するのに時間がかかってしまう…」
このように、オフィスステーションへの給与データ登録作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどにまとめた従業員の給与データを、オフィスステーションに一括で自動登録できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されることも可能です！
そのうえ、月末月初の繁忙期でも余裕を持って他の重要な業務に取り組むことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も一切必要ないので、ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ入力作業をなくしてしまいましょう！
Yoomにはオフィスステーションへの給与データ登録を自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートの情報を取得し、オフィスステーションの給与データを一括で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：オフィスステーション／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートについては下記の手順で連携できます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
オフィスステーションと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認しながら、アカウント名、ステーションID、ログインID、パスワード、メールアドレスをそれぞれ入力したら、追加をクリックしてください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Google スプレッドシートを利用してオフィスステーションの顧問先企業に設定している企業の従業員の給与データを一括で登録します。
そのため、事前にGoogle スプレッドシートに顧問先企業の従業員の給与データを入力しておく必要があります。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
※今回設定している項目は必須項目が中心となっておりますが、ステップ7の給与データの登録（顧問先企業）アクションで設定できる項目を事前にGoogle スプレッドシートに設定しておくと、より幅広い項目を一括で更新できます。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている日付指定を使用し、毎月1日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
このステップでは、先月の給与データを設定するためにAIを利用して自動で年と月のデータを抽出します。
テキスト抽出をクリックしましょう。
今回はデフォルトで設定されているGPT-4o mini 3,500文字を使用します。
なお、変換タイプは変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
対象のテキストを設定します。
デフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、以下のように入力欄をクリックすることで日付タブから選択することも可能です。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
ここでは今年の前月がデフォルトで設定されています。
抽出したい項目を設定します。
デフォルトで設定されているため今回は追加を行いませんが、追加したい項目がある際は注釈を確認して追記してください。
指示内容を設定します。
抽出はAIが行います。
指示内容を記入しなくても抽出を行うことは可能ですが、より正確に抽出したい場合は記入してください。
今回は以下のように記入しました。
記入できたらテストをクリックしてください。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますので、抽出したい項目が表示されているかご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
複数のレコードを取得する（最大300件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートID・タブ名を設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
テーブル範囲を設定します。
項目名を入力している箇所も含めてレコードを追加したい範囲を設定しましょう。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定しましょう。
左端の項目にはGoogle スプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
ご自身の状況に合わせて条件を設定してください。
今回は以下のように設定しました。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
同じ処理を繰り返すアクションでは、先ほど複数取得したデータをそれぞれ個別に使用できるように処理を行います。
今回はデフォルトで複数のレコードを取得する（最大300件）アクションで取得した、社員番号、姓、名、出勤日数、欠勤日数、基本給、欠勤遅刻早退控除が設定されています。
新しく値を追加したい場合は、+取得した値を追加をクリックし、設定を行ってください。
使用したい値が全て設定できているのを確認したら完了をクリックしましょう。
給与データの登録（顧問先企業）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
対象が所属するステーションID、事業所キーを設定します。
それぞれ注釈を確認して入力してください。
※ここにはそれぞれ顧問先企業のステーションID、事業所キーを設定します。
対象年にはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
対象月も同様に取得した値が設定されていますので、ご確認ください。
また、顧客先従業員番号、氏、名、出勤日数、欠勤日数、基本給月給、欠勤遅刻早退控除の項目にもデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、Google スプレッドシートに設定した値が表示されているのを確認してください。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し取得した値を設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して登録する全ての給与データに設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると、実際に給与データが登録されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
オフィスステーションに給与データが登録されていますのでご確認ください。
※実際のフロー稼働時は、取得したレコード数の給与データが登録されます。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上が定期的にGoogle スプレッドシートの情報を取得し、オフィスステーションの給与データを一括で登録するフローでした！
従業員情報の登録や更新をトリガーに、労務管理システムへのデータ連携を自動化します。手入力による転記作業をなくすことで、入力ミスや漏れを減らし、入社手続きなどのバックオフィス業務を効率化。
複数のツール間でのデータ同期もスムーズに行えるため、常に最新の情報を正確に反映し、担当者の業務負担を軽減することが可能です。
■概要
@pocketで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理で@pocketを活用している方
・@pocketを利用して従業員情報の整理や集約を行う方
2.オフィスステーションを活用して管理業務を行う方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを導入している部署
・オフィスステーションへの従業員情報の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを利用することで労務管理を効率化することができ、管理工数を削減できるのがメリットです。
しかし、オフィスステーションへのデータ入力を手動で行っている場合、入力ミスや登録漏れが発生する恐れがあり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、@pocketのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへ自動で追加することができるため、手動作業を効率化します。
オフィスステーションのデータの正確性が向上し、データも常に最新化されるため、労務管理をスピーディーに進めることが可能です。
■注意事項
・@pocket、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当する方
・各種従業員情報の集約をAirtableで行う方
・主要なデータベースツールとしてAirtableを利用している方
2.業務でオフィスステーションを利用する方
・Airtableのデータを手動でオフィスステーションに追加している方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションは、従業員の給与計算や各種手続きを効率化できるツールです。
しかし、従業員情報の登録を手動で行っている場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションにも自動で追加できるため、手動作業の負担を軽減します。
オフィスステーションへの入力ミスや登録漏れを防止できるため、労務管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRに従業員情報を登録した後、オフィスステーションにも同じ情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRとオフィスステーションを自動で連携させることが可能です。SmartHRに従業員が登録されると、オフィスステーションに従業員台帳が自動で作成されるため、手作業による情報登録をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員の入社手続きは、企業にとって喜ばしいイベントである一方、人事労務関連の事務処理は煩雑になりがちではないでしょうか。
複数のSaaSを利用している場合、それぞれのシステムに従業員情報を手作業で入力する作業は大きな負担となることがあります。
このワークフローを利用すれば、freee人事労務に特定条件に合致する従業員が登録された際に、オフィスステーションへの従業員情報の登録を自動化するため、その他の業務に集中する時間を増やせる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneでレコードが更新されたら、更新されたレコード情報をオフィスステーションに自動的に連携するフローボットです。
kintoneとオフィスステーションを連携することで、kintoneの情報とオフィスステーションの情報を同期したり、1度の入力でkintoneとオフィスステーション両方に情報を格納することが可能です。
下記のフローボットと合わせて連携することで、kintoneに登録されたレコードを自動的にオフィスステーションに登録することも可能です。
kintoneにレコードが登録されたらオフィスステーションに連携する
https://lp.yoom.fun/fb_templates/75032
■注意事項
・kintone、オフィスステーションそれぞれとYoomを連携してください。
・kintoneの該当のアプリにYoomのWebhookURLを登録してご利用ください。
・オフィスステーションはYoomのチームプラン、サクセスプランでのみ連携が可能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員情報の登録・更新業務において、フォームで集めた情報を「オフィスステーション」へ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受け取った回答をもとに、「オフィスステーション」へ従業員台帳を自動で登録するものであり、まるでAPI連携のように各ツールをシームレスに繋ぎます。面倒な手作業から解放され、人事労務業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員情報をメールで受け取るたび、オフィスステーションとSmartHRの両方に手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、記載された従業員情報を自動で読み取り、smarthrとオフィス ステーションへ自動で登録・更新します。反復的なデータ入力作業から解放され、より正確で迅速な従業員管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
オフィスステーションへの給与データ登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた毎月の煩雑な入力作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、経理や労務の担当者は、月末月初の締め作業に追われることなく、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動登録が失敗した場合の対処法は？
A：
どの段階で失敗したかで対応が変わります。
例えば、Google スプレッドシートに対象のレコードが無かった場合などは、フローボットが停止し、Yoomにご登録いただいたメールアドレスに通知が送信されます。
通知内にエラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
Google スプレッドシートに入力してるレコードの必須項目（従業員番号、氏、名など）のデータに不備があった場合、エラーは発生しませんが処理は行われないため、該当レコードはスキップされます。
レコードを修正したら処理済みのレコードを削除し、トリガーを一時的にOFFにして手動で起動するのがおすすめです。
Q：Google スプレッドシート以外のデータも使えますか？
A：
はい、使えます。
YoomではMicrosoft Excelやkintoneなど、様々なアプリと連携可能です。
Q：記事以外のオフィスステーションの給与項目も連携できますか？
A：
はい、できます。
例えば、有休日数、実働時間、残業時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数、役員報酬、家族手当、住宅手当、資格手当、健康保険料など様々な項目を連携できます。
