コラボフローとboardを連携して、コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録する方法

・コラボフローとboardをマイアプリ連携

(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。

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(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。

(4)次はboardを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でboardのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)連携するboardの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
boardのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・コラボフローのトリガー設定

(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)次に、2つ目のアクション「文書の概要取得」をクリックしましょう。

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(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・boardの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「顧客の登録」をクリックしましょう。

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(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「APIキー」や「顧客名」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

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(4)「振込手数料負担」や「NDA締結」などの項目はプルダウンから任意の情報を選択できます。

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(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

コラボフローやboardを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローやboardを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

コラボフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する

コラボフローで承認された取引先を、新しい発注先としてboardに自動登録できるフローです。
今後の新規取引先への発注がスムーズになるとともに、入力ミスや登録漏れのリスク防止が期待できます。

コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する

自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省けます。
また、入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てられるので、業務効率化が期待できます。

コラボフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加する

タスクに関連する資料を収集する方におすすめのフローです。
自動でBacklogにタスク追加を行えるため、入力作業にかかっていた時間を他のコア業務に充てることができます。

まとめ

今回紹介したコラボフローとboardの連携により、取引先情報の登録作業の効率化とデータ管理の精度向上が期待できます。
また、担当者の手作業の負担を軽減し、関連チームの業務スピードを向上させることで、ビジネスチャンスを逃さずに活動できるようになるかもしれません。

ノーコードで設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。