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コラボフローやboardは、プロジェクトやタスク管理を効率化できる有用ツールの一つです。
しかし、2つのアプリを業務に取り入れている場合、アプリそれぞれに同じ内容を転記する必要もあり、担当者の負担となっている可能性もあります。
Yoomを活用してコラボフローとboardを連携することで、日常の取引先情報管理業務の効率化とデータ管理の精度向上を実現できます。
さらに、担当者の手作業の負担を軽減し、業務スピードの向上にもつなげられます。
本記事では、コラボフローで取引先申請を承認後、その情報をそのままboardへ自動反映する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、エラー発生の削減と効率的なデータ管理が実現できるのでぜひご覧ください。
コラボフローで取引先申請が承認されると、その情報が自動的にboardに登録されるので、手作業によるデータ入力が不要となり、担当者の作業負担が軽減されます。
例えば、営業担当者が新規取引先の情報を別途boardに手動入力する手間を削減できます。
担当者は削減できた時間分を、その他の業務にリソースを充てられるようになるので、今後の契約管理作業の効率を向上できるかもしれません。
boardに取引先詳細情報が迅速に反映されることで、異なるチームが情報を把握しやすくなるでしょう。
例えば、マーケティングチームがコラボフローに新規取引先の申請を行い、承認が完了したら、営業チームがboard側の情報を素早く確認し、営業戦略を迅速に組めるようになります。
初期対応が早くなることで、、ビジネスチャンスを逃さずに対応できるようになるかもしれません。
従来の手作業によるデータ入力が不要になることで、作業時の入力ミスが減少するでしょう。
例えば、従来の手動入力では、情報転記時のミスの発生リスクがありました。
情報が自動反映されることで、取引先情報の誤入力によるトラブルが防げるため、契約管理や営業活動の基盤となるデータの信頼性が保たれます。
では、「コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
コラボフローで取引先申請が承認されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、boardの提供するAPIを用いてboard側にコラボフローで承認された申請情報をそのまま反映し取引先情報を登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。
(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。
(4)次はboardを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でboardのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)連携するboardの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
boardのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「文書の概要取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「顧客の登録」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「APIキー」や「顧客名」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)「振込手数料負担」や「NDA締結」などの項目はプルダウンから任意の情報を選択できます。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもコラボフローやboardを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
コラボフローで承認された取引先を、新しい発注先としてboardに自動登録できるフローです。
今後の新規取引先への発注がスムーズになるとともに、入力ミスや登録漏れのリスク防止が期待できます。
自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省けます。
また、入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てられるので、業務効率化が期待できます。
タスクに関連する資料を収集する方におすすめのフローです。
自動でBacklogにタスク追加を行えるため、入力作業にかかっていた時間を他のコア業務に充てることができます。
今回紹介したコラボフローとboardの連携により、取引先情報の登録作業の効率化とデータ管理の精度向上が期待できます。
また、担当者の手作業の負担を軽減し、関連チームの業務スピードを向上させることで、ビジネスチャンスを逃さずに活動できるようになるかもしれません。
ノーコードで設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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