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取引先管理や経理業務において、手作業やチーム内への情報共有に課題を感じていませんか？
コラボフローとfreee会計を連携し、コラボフローで申請された取引先情報をfreee会計に登録する自動化を導入すれば、その問題を解決できるかもしれません。
これにより、負担に感じていた手入力が不要になり、登録ミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また、リアルタイムで取引先情報が登録されるので、部門間の連携もスムーズになるでしょう。
従来のように、コラボフローで承認された取引先情報をfreee会計に手入力する作業は、手順が多く、作業負担も多くなりがちです。
しかし、コラボフローで取引先が申請されると、freee会計に自動で登録され、手作業を減らすことができます。
これにより、取引先登録の誤りや漏れといった人的ミスを防ぎ、正確に取引先情報を登録することが見込めます。
また、作業にかかっていた時間も短縮されるため、担当者は他の業務に集中できるでしょう。
特に、繁忙期や複数の取引先情報の登録が必要な場合に便利です。
コラボフローで申請された取引先を自動的にfreee会計に反映することで、取引先情報をリアルタイムで登録できます。
たとえば、freee会計に取引先情報が自動登録されると、月末の締め作業時の確認作業が減り、スムーズに対応できるでしょう。
これにより、常に最新の取引先データを維持でき、請求書や見積書の作成、取引先とのやり取りがしやすくなります。
このように、スムーズな対応が可能になり、経理業務のスピード向上が期待できるでしょう。
部門間で情報共有がスムーズに行われると、チーム全体の連携強化が期待できます。
たとえば、コラボフローで申請された取引先情報をfreee会計に登録する自動化を導入することで、取引先情報の一元管理が可能になります。
これにより、営業部門は取引状況の把握がしやすくなり、経理部門は迅速に請求書を発行できるでしょう。
そのため、部門間のやり取りが必要最低限で済み、頻繁にコミュニケーションを取る必要がなくなるでしょう。
コラボフローとfreee会計を連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「コラボフローで申請された取引先をfreee会計に登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
コラボフローで申請・承認された取引先情報を、freee会計に一件ずつ手作業で登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が完了した際に、その情報を元にfreee会計へ取引先を自動で作成できるため、こうした手作業による手間やリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
コラボフローとfreee会計をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を最初にしておくことで、自動化設定がスムーズに行えます。
まずコラボフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、アプリ一覧からコラボフローを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を任意で設定してください。
コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックします。
Yoomの画面に戻り、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定してください。
BASE64のエンコード化については、こちらを確認しましょう。
続いて、freee会計のマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に一覧からfreee会計を探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、freee会計にログインしましょう。
マイアプリ登録が完了したら、コラボフローとfreee会計がマイアプリに表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
コラボフローで申請・承認された取引先情報を、freee会計に一件ずつ手作業で登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が完了した際に、その情報を元にfreee会計へ取引先を自動で作成できるため、こうした手作業による手間やリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
まず、コラボフローの設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhookをコピーしましょう。
Webhookの設定方法はこちらから確認してください。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」の順でクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、コラボフローの申請内容を取得する設定を行うので、「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、説明の通りに「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を設定してください。
スクロールして、「文書ID」を設定しましょう。
「経路のWebhookを受信したら」のアウトプットを使用して設定するので、赤枠内の矢印をクリックしてください。
アウトプットが表示されたら、文書IDを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、freee会計の設定を行うため、「取引先の作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「事業所ID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると、候補が表示されるので該当するIDを選択してください。
以下の画面が表示されるので、「取引先名」を設定します。
「申請内容の詳細を取得」のアウトプットから取引先名を選択してください。
他にも必要な項目があれば、アウトプットを活用して設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
コラボフローで申請・承認された取引先情報を、freee会計に一件ずつ手作業で登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が完了した際に、その情報を元にfreee会計へ取引先を自動で作成できるため、こうした手作業による手間やリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.コラボフローで経費が申請されたら、自動的にfreee会計に取引を登録するフローです。
コラボフローで申請された経費情報がfreee会計に登録されるため、転記作業が不要になります。
手入力が不要になるため、間違って登録するリスクも軽減されます。
■概要
コラボフローで経費が申請されたら、freee会計に取引を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを導入している企業
・営業担当者からの経費申請をコラボフローで受け取っている経理担当者
・コラボフローで経費申請を受け取った後、freee会計にも取引の登録を行っている方
2.会計ソフトとしてfreeeを利用している企業
・freeeを利用して会計処理を行っている経理担当者
・コラボフローの情報をもとにfreee会計に経費申請を作成している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は、経費精算などの会計処理を効率化する優れたサービスです。
しかし、経費の申請ごとに毎回手動で取引を登録するのは手間がかかります。
そこで、このテンプレートを活用すれば、コラボフローで申請された情報に基づき、freee会計に自動で経費申請が登録され、手作業の手間を省けます。
これにより、担当者の作業時間が短縮され、生産性の向上につながります。
また、手動入力が減ることで入力ミスや情報の抜け漏れも防ぎやすくなり、正確な会計処理の実現につながります。
■注意事項
・コラボフローとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も自動更新するフローです。
Google スプレッドシートにも取引先情報を登録している方におすすめの自動化です。
Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動的にfreee会計も更新されるため、最新の情報を維持できます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを活用して情報管理を行っている企業
・取引先の情報をGoogle スプレッドシートで行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を利用している経理部門の管理者
2.freee会計を利用して会計業務を行っている経理担当者
・手動でのデータ入力ミスや漏れを減らしたい方
・取引先情報の更新作業を効率よく行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する」フローを導入することで、いくつかのメリットを享受できます。
このフローの利点は、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、業務の効率化を図ることができる点です。
これまで手動でGoogle スプレッドシートからfreee会計へ情報を転記して更新作業をしていた方は、この作業が不要になるため、作業時間が短縮されます。
また、Google スプレッドシートとfreee会計の連携により、データの一貫性と正確性が保たれ、人的ミスが減少します。
Google スプレッドシートの情報は最新だが、freee会計の情報は古いままといった事態も未然に防ぐことができるでしょう。
■注意事項
・Google スプレッドシートとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
3.freee会計で経費申請が承認されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
経費申請承認の通知が自動的に届くため、確認作業が容易になるでしょう。
手作業で通知する必要がなくなるので、手間を削減できます。
■概要
freee会計で経費申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか。申請ごとに状況を確認し、手動で通知するのは手間がかかる上、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、freee会計での承認をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知することが可能です。これにより、確認や連絡の手間を削減し、関係者への迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
従来の手動による取引先登録を自動化が担うことで、担当者に大きなメリットをもたらすでしょう。
手入力で起こりがちな登録ミスや漏れを防ぎ、リアルタイムでデータを管理できます。
また、正確に取引先登録ができるようになり、業務の正確性向上も期待できます。
また、取引先データが一元化されるため、異なる部門間の連携もスムーズになるでしょう。
今回ご紹介したように、Yoomを活用した自動化は手軽に導入でき、担当者の負担軽減に貢献できるでしょう。
