コラボフローとfreee会計を連携して、コラボフローで申請された取引先をfreee会計を自動登録する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• コラボフローとfreee会計をマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くfreee会計のオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、コラボフローとfreee会計の連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:コラボフローとfreee会計をマイアプリ登録

コラボフローとfreee会計をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を最初にしておくことで、自動化設定がスムーズに行えます。

まずコラボフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、アプリ一覧からコラボフローを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を任意で設定してください。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックします。
Yoomの画面に戻り、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定してください。
BASE64のエンコード化については、こちらを確認しましょう。

続いて、freee会計のマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に一覧からfreee会計を探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、freee会計にログインしましょう。

マイアプリ登録が完了したら、コラボフローとfreee会計がマイアプリに表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
まず、コラボフローの設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くfreee会計のオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→使用するアカウントかどうか確認
• 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）
  

以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhookをコピーしましょう。

Webhookの設定方法はこちらから確認してください。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」の順でクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。

• 「Webhook名」→任意で設定
• 「通知先のWebhook URL」→コピーしたURLをペースト
• 「通知条件」→承認時にチェックを入れる
  ※今回は申請承認時に起動する設定にします。

設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、コラボフローの申請内容を取得する設定を行うので、「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→使用するアカウントかどうか確認
• 「アクション」→申請内容の詳細を取得
  

以下の画面が表示されたら、説明の通りに「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を設定してください。

スクロールして、「文書ID」を設定しましょう。
「経路のWebhookを受信したら」のアウトプットを使用して設定するので、赤枠内の矢印をクリックしてください。
アウトプットが表示されたら、文書IDを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、freee会計の設定を行うため、「取引先の作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「freee会計と連携するアカウント情報」→使用するアカウントかどうか確認
• 「アクション」→取引先の作成
  

以下の画面が表示されたら、「事業所ID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると、候補が表示されるので該当するIDを選択してください。

以下の画面が表示されるので、「取引先名」を設定します。
「申請内容の詳細を取得」のアウトプットから取引先名を選択してください。
他にも必要な項目があれば、アウトプットを活用して設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、コラボフローとfreee会計の連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

コラボフロー・freee会計を使ったその他の自動化例

1.コラボフローで経費が申請されたら、自動的にfreee会計に取引を登録するフローです。
コラボフローで申請された経費情報がfreee会計に登録されるため、転記作業が不要になります。
手入力が不要になるため、間違って登録するリスクも軽減されます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も自動更新するフローです。
‍Google スプレッドシートにも取引先情報を登録している方におすすめの自動化です。
Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動的にfreee会計も更新されるため、最新の情報を維持できます。

3.freee会計で経費申請が承認されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
経費申請承認の通知が自動的に届くため、確認作業が容易になるでしょう。
手作業で通知する必要がなくなるので、手間を削減できます。

まとめ

従来の手動による取引先登録を自動化が担うことで、担当者に大きなメリットをもたらすでしょう。
手入力で起こりがちな登録ミスや漏れを防ぎ、リアルタイムでデータを管理できます。
また、正確に取引先登録ができるようになり、業務の正確性向上も期待できます。
また、取引先データが一元化されるため、異なる部門間の連携もスムーズになるでしょう。

今回ご紹介したように、Yoomを活用した自動化は手軽に導入でき、担当者の負担軽減に貢献できるでしょう。