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コラボフローは、申請や承認業務を効率化するのに便利なツールです。条件分岐やスマートフォン対応など、多彩な機能を備えており、コア業務に集中できる時間を増やします。
しかし、コラボフローでの承認後にジョーシスの従業員情報を手動で更新する必要がある場合、人的ミスや作業遅延といった問題を引き起こす可能性があります。
本記事では、コラボフローとジョーシスを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
承認後の情報更新作業を自動化することで、手間と時間を大幅に削減できます。
例えば、人事部門が従業員情報の変更申請を受け付けた場合、通常は手動でシステムに入力しますが、確認や転記に時間を要するだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。
コラボフローで申請が承認されたタイミングでジョーシスに従業員情報が自動更新されるようになれば、手入力の作業は完全に不要になります。
さらに、住所変更や部署異動などの情報が即座に正確に反映されるため、作業担当者が何度も確認する必要はありません。
更新作業の負担が軽減されることで、担当者は日常業務の中で作業量を調整しやすくなるでしょう。
手作業によるデータ入力は、どんなに注意を払っていても人的ミスを完全に防ぐことは困難です。
例えば、人事部の担当者が社員の所属部署変更をシステムに登録する際、誤って異なる情報を入力してしまったり、変更作業そのものを忘れてしまうといった事例が考えられます。
このようなミスは、給与計算などに影響を与え、従業員とのトラブルに発展してしまうかもしれません。
コラボフローとジョーシスの連携により、承認された情報は自動的にジョーシスに反映されるため、人為的なミスを減らすことが期待できます。
また、修正作業を抑えられる可能性があるため、従業員の負担軽減や効率的な業務運営の実現をサポートします。
承認後の情報更新作業を自動化することで、特定の担当者に依存した業務の属人化を回避できます。
例えば、従業員情報の更新を手動で行う場合、その作業手順が特定の担当者しか把握していないケースがあります。このような場合、担当者が休暇や異動で不在になると、業務が遅延するリスクが生じます。
コラボフローとジョーシスを連携させることで、自動で情報が更新されるようになれば、作業はシステムにより一貫して実行されます。住所変更や部署異動の申請が承認されると、システムが更新を行うため、作業のばらつきを抑えることが期待できます。
作業の進行が特定の担当者の知識やスキルに依存しなくなるため、誰でも一定水準で業務をこなせるような環境が生まれるかもしれません。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、【コラボフローで申請が承認されたらジョーシスの従業員情報を更新する】方法を説明します。
[Yoomとは]
コラボフローで申請が更新されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、ジョーシスの提供するAPIを用いてジョーシスの従業員情報を更新することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はコラボフローとジョーシスをそれぞれ検索して、登録していきます。
まず、コラボフローから登録していきましょう。
入力欄にコラボフローと入力するとコラボフローのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力してください。
「追加」をクリックすると、コラボフローのマイアプリ登録は完了です。
ジョーシスも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、APIユーザーキー、APIシークレットキーを入力してください。
こちらから管理画面にログインし、APIユーザーキーとAPIシークレットキーを取得してください。
以上で、コラボフローとジョーシスのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にコラボフローとジョーシスのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
コラボフローと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
コラボフローでのWebhookの設定方法については、こちらを参照してください。設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.フローに戻ります。次に、「申請内容の詳細を取得」のアイコンをクリックします。
5.コラボフローと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「申請内容の詳細を取得」を選択します。
6.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットが表示されるので、活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
1.最後に、「メンバー情報の更新」のアイコンをクリックしてください。
2.ジョーシスと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「メンバー情報の更新」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
メンバーIDは必須項目なので、必ず入力してください。
各項目の入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.これで、【コラボフローで申請が承認されたらジョーシスの従業員情報を更新する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomなら、ノーコードで直感的に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで入社申請が承認されたらジョーシスに従業員情報を登録するフローです。
今回紹介したフローでは従業員情報を更新していましたが、このテンプレートを使用するとジョーシスに従業員情報を登録できるようになります。
従業員情報を迅速に登録することで、新入社員の早期業務スタートをサポートし、オンボーディング全体の進行をスムーズにする助けとなります。
2.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードするフローです。
このテンプレートを活用することで、コラボフローで申請が承認された際に、申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードできます。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となり、作業負担の削減が期待できます。
3.コラボフローでが行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
手作業を削減し、重要な業務に時間を割きたい方におすすめのフローです。
このテンプレートを活用すると、Notionへのタスク登録を自動化でき、手動入力の手間を軽減できます。
コラボフローとジョーシスを連携することで、コラボフローで申請が承認された際に、ジョーシスの従業員情報が自動更新されるようになりました。
これにより、担当者の確認作業や修正作業の負担が軽減され、業務処理がスムーズになるでしょう。
自動化を始めたいが、何から手をつければよいかわからない方には、Yoomがおすすめです。
多種多様なテンプレートが用意されており、作業内容に応じたテンプレートを選ぶだけで自動化を簡単に実現できます。
Yoomを活用して、業務の効率化を目指してみませんか？
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