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コラボフローとジョーシスを連携してコラボフローで申請が承認されたらジョーシスの従業員情報を更新する方法
コラボフローは、申請や承認業務を効率化するのに便利なツールです。条件分岐やスマートフォン対応など、多彩な機能を備えており、コア業務に集中できる時間を増やします。
しかし、コラボフローでの承認後にジョーシスの従業員情報を手動で更新する必要がある場合、人的ミスや作業遅延といった問題を引き起こす可能性があります。
本記事では、コラボフローとジョーシスを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。
本記事はこんな方におすすめ
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
- コラボフローとジョーシスを活用しているが、手動での情報更新に時間と手間を感じている方
- 人事部門や管理部門で、従業員情報の更新時に入力ミスや転記漏れを防ぎたい方
- 申請承認後の作業を効率化し、ヒューマンエラーのリスクを抑えたい方
コラボフローとジョーシスの連携のメリットと具体例
メリット1：承認後の情報更新作業を効率化
承認後の情報更新作業を自動化することで、手間と時間を大幅に削減できます。
例えば、人事部門が従業員情報の変更申請を受け付けた場合、通常は手動でシステムに入力しますが、確認や転記に時間を要するだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。
コラボフローで申請が承認されたタイミングでジョーシスに従業員情報が自動更新されるようになれば、手入力の作業は完全に不要になります。
さらに、住所変更や部署異動などの情報が即座に正確に反映されるため、作業担当者が何度も確認する必要はありません。
更新作業の負担が軽減されることで、担当者は日常業務の中で作業量を調整しやすくなるでしょう。
メリット2：人的エラーを削減
手作業によるデータ入力は、どんなに注意を払っていても人的ミスを完全に防ぐことは困難です。
例えば、人事部の担当者が社員の所属部署変更をシステムに登録する際、誤って異なる情報を入力してしまったり、変更作業そのものを忘れてしまうといった事例が考えられます。
このようなミスは、給与計算などに影響を与え、従業員とのトラブルに発展してしまうかもしれません。
コラボフローとジョーシスの連携により、承認された情報は自動的にジョーシスに反映されるため、人為的なミスを減らすことが期待できます。
また、修正作業を抑えられる可能性があるため、従業員の負担軽減や効率的な業務運営の実現をサポートします。
メリット3：業務の属人化を防止
承認後の情報更新作業を自動化することで、特定の担当者に依存した業務の属人化を回避できます。
例えば、従業員情報の更新を手動で行う場合、その作業手順が特定の担当者しか把握していないケースがあります。このような場合、担当者が休暇や異動で不在になると、業務が遅延するリスクが生じます。
コラボフローとジョーシスを連携させることで、自動で情報が更新されるようになれば、作業はシステムにより一貫して実行されます。住所変更や部署異動の申請が承認されると、システムが更新を行うため、作業のばらつきを抑えることが期待できます。
作業の進行が特定の担当者の知識やスキルに依存しなくなるため、誰でも一定水準で業務をこなせるような環境が生まれるかもしれません。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、【コラボフローで申請が承認されたらジョーシスの従業員情報を更新する】方法を説明します。
[Yoomとは]
コラボフローとジョーシスの連携フローの作り方
コラボフローで申請が更新されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、ジョーシスの提供するAPIを用いてジョーシスの従業員情報を更新することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
■概要
ワークフローシステムのコラボフローで承認された内容を、ITデバイス・SaaS統合管理クラウドのジョーシスへ手作業で転記していませんか？この作業は定期的に発生し、入力ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、コラボフローとジョーシスの連携を自動化し、申請承認が完了したタイミングで従業員情報を自動で更新できます。手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシス間の情報連携を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない情報システム担当の方
- 申請・承認フローから従業員情報管理までを一気通貫で自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了後、ジョーシスの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます
- システム間でデータが直接連携されることで、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomに連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請内容を取得します
- 最後に、オペレーションでジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定する際、どの従業員のどの情報を更新するかを指定する必要があります。更新する値には、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容のデータを活用して設定してください
■注意事項
- コラボフロー、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ワークフローシステムのコラボフローで承認された内容を、ITデバイス・SaaS統合管理クラウドのジョーシスへ手作業で転記していませんか？この作業は定期的に発生し、入力ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、コラボフローとジョーシスの連携を自動化し、申請承認が完了したタイミングで従業員情報を自動で更新できます。手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシス間の情報連携を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない情報システム担当の方
- 申請・承認フローから従業員情報管理までを一気通貫で自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了後、ジョーシスの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます
- システム間でデータが直接連携されることで、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomに連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請内容を取得します
- 最後に、オペレーションでジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定する際、どの従業員のどの情報を更新するかを指定する必要があります。更新する値には、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容のデータを活用して設定してください
■注意事項
- コラボフロー、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- コラボフローとジョーシスをマイアプリ登録
- コラボフローで申請が承認されたら起動するトリガーの設定
- ジョーシスで従業員情報を更新する設定
- テストと確認
ステップ1:コラボフローとジョーシスとのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はコラボフローとジョーシスをそれぞれ検索して、登録していきます。
コラボフローのマイアプリ登録
まず、コラボフローから登録していきましょう。
入力欄にコラボフローと入力するとコラボフローのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力してください。
「追加」をクリックすると、コラボフローのマイアプリ登録は完了です。
ジョーシスのマイアプリ登録
ジョーシスも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、APIユーザーキー、APIシークレットキーを入力してください。
こちらから管理画面にログインし、APIユーザーキーとAPIシークレットキーを取得してください。
以上で、コラボフローとジョーシスのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にコラボフローとジョーシスのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
テンプレートの選択と格納場所の準備
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
ワークフローシステムのコラボフローで承認された内容を、ITデバイス・SaaS統合管理クラウドのジョーシスへ手作業で転記していませんか？この作業は定期的に発生し、入力ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、コラボフローとジョーシスの連携を自動化し、申請承認が完了したタイミングで従業員情報を自動で更新できます。手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシス間の情報連携を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない情報システム担当の方
- 申請・承認フローから従業員情報管理までを一気通貫で自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了後、ジョーシスの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます
- システム間でデータが直接連携されることで、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomに連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請内容を取得します
- 最後に、オペレーションでジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定する際、どの従業員のどの情報を更新するかを指定する必要があります。更新する値には、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容のデータを活用して設定してください
■注意事項
- コラボフロー、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ワークフローシステムのコラボフローで承認された内容を、ITデバイス・SaaS統合管理クラウドのジョーシスへ手作業で転記していませんか？この作業は定期的に発生し、入力ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、コラボフローとジョーシスの連携を自動化し、申請承認が完了したタイミングで従業員情報を自動で更新できます。手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシス間の情報連携を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない情報システム担当の方
- 申請・承認フローから従業員情報管理までを一気通貫で自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了後、ジョーシスの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます
- システム間でデータが直接連携されることで、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomに連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請内容を取得します
- 最後に、オペレーションでジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定する際、どの従業員のどの情報を更新するかを指定する必要があります。更新する値には、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容のデータを活用して設定してください
■注意事項
- コラボフロー、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ2:コラボフローで申請が承認されたら起動するトリガーの設定
1.まず、一番上の「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
コラボフローと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
コラボフローでのWebhookの設定方法については、こちらを参照してください。設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.フローに戻ります。次に、「申請内容の詳細を取得」のアイコンをクリックします。
5.コラボフローと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「申請内容の詳細を取得」を選択します。
6.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットが表示されるので、活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:ジョーシスで従業員情報を更新する設定
1.最後に、「メンバー情報の更新」のアイコンをクリックしてください。
2.ジョーシスと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「メンバー情報の更新」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
メンバーIDは必須項目なので、必ず入力してください。
各項目の入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.これで、【コラボフローで申請が承認されたらジョーシスの従業員情報を更新する】というフローが完成しました。
ステップ4:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomなら、ノーコードで直感的に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要
ワークフローシステムのコラボフローで承認された内容を、ITデバイス・SaaS統合管理クラウドのジョーシスへ手作業で転記していませんか？この作業は定期的に発生し、入力ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、コラボフローとジョーシスの連携を自動化し、申請承認が完了したタイミングで従業員情報を自動で更新できます。手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシス間の情報連携を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない情報システム担当の方
- 申請・承認フローから従業員情報管理までを一気通貫で自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了後、ジョーシスの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます
- システム間でデータが直接連携されることで、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomに連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請内容を取得します
- 最後に、オペレーションでジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定する際、どの従業員のどの情報を更新するかを指定する必要があります。更新する値には、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容のデータを活用して設定してください
■注意事項
- コラボフロー、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ワークフローシステムのコラボフローで承認された内容を、ITデバイス・SaaS統合管理クラウドのジョーシスへ手作業で転記していませんか？この作業は定期的に発生し、入力ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、コラボフローとジョーシスの連携を自動化し、申請承認が完了したタイミングで従業員情報を自動で更新できます。手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシス間の情報連携を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない情報システム担当の方
- 申請・承認フローから従業員情報管理までを一気通貫で自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了後、ジョーシスの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます
- システム間でデータが直接連携されることで、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomに連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請内容を取得します
- 最後に、オペレーションでジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョーシスの「メンバー情報の更新」アクションを設定する際、どの従業員のどの情報を更新するかを指定する必要があります。更新する値には、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容のデータを活用して設定してください
■注意事項
- コラボフロー、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローを使ったその他の自動化例
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで入社申請が承認されたらジョーシスに従業員情報を登録するフローです。
今回紹介したフローでは従業員情報を更新していましたが、このテンプレートを使用するとジョーシスに従業員情報を登録できるようになります。
従業員情報を迅速に登録することで、新入社員の早期業務スタートをサポートし、オンボーディング全体の進行をスムーズにする助けとなります。
■概要
新しいメンバーの入社手続きに伴い、コラボフローで承認された申請内容を、改めてジョーシスに従業員情報として手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間と労力がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、自動でジョーシスに従業員情報が登録できます。これにより、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシスを併用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
- SaaS間の情報連携ができておらず、二重入力などの非効率な作業を改善したいと考えている方
- 入社手続きに関する業務を標準化し、属人化を解消したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認をトリガーに、ジョーシスへの従業員情報登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで再度コラボフローを選択し、トリガーをきっかけに取得した申請IDをもとに、申請内容の詳細を取得します。
- 最後に、オペレーションでジョーシスを選択し、「メンバーを登録する」アクションを設定し、コラボフローから取得した情報を連携して登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、申請内容に含まれる情報をもとに、特定の部署や役職などに絞ってフローボットを起動させることが可能です。
- ジョーシスに登録する従業員情報は任意でカスタマイズでき、コラボフローで承認された申請内容を変数として各項目に自動で登録できます。
■注意事項
- コラボフローとジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
新しいメンバーの入社手続きに伴い、コラボフローで承認された申請内容を、改めてジョーシスに従業員情報として手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間と労力がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、自動でジョーシスに従業員情報が登録できます。これにより、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとジョーシスを併用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
- SaaS間の情報連携ができておらず、二重入力などの非効率な作業を改善したいと考えている方
- 入社手続きに関する業務を標準化し、属人化を解消したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認をトリガーに、ジョーシスへの従業員情報登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとジョーシスをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで再度コラボフローを選択し、トリガーをきっかけに取得した申請IDをもとに、申請内容の詳細を取得します。
- 最後に、オペレーションでジョーシスを選択し、「メンバーを登録する」アクションを設定し、コラボフローから取得した情報を連携して登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、申請内容に含まれる情報をもとに、特定の部署や役職などに絞ってフローボットを起動させることが可能です。
- ジョーシスに登録する従業員情報は任意でカスタマイズでき、コラボフローで承認された申請内容を変数として各項目に自動で登録できます。
■注意事項
- コラボフローとジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
2.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードするフローです。
このテンプレートを活用することで、コラボフローで申請が承認された際に、申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードできます。
これにより、手動でのアップロード作業が不要となり、作業負担の削減が期待できます。
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された申請書類の管理を手作業で行っている方
- 申請書類のGoogle Driveへの保存漏れや命名規則の統一に課題を感じている方
- ワークフローシステムとクラウドストレージの連携を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Driveにファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、ファイル名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、承認された申請書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローの「添付ファイルをダウンロード」オペレーションでは、トリガーで受け取った情報をもとにダウンロード対象のファイルを指定できます。
- Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダを任意で指定できるだけでなく、取得した情報を用いてファイル名を自動で生成することも可能です。
■注意事項
- コラボフローとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された申請書類の管理を手作業で行っている方
- 申請書類のGoogle Driveへの保存漏れや命名規則の統一に課題を感じている方
- ワークフローシステムとクラウドストレージの連携を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、自動でGoogle Driveにファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、ファイル名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、承認された申請書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローの「添付ファイルをダウンロード」オペレーションでは、トリガーで受け取った情報をもとにダウンロード対象のファイルを指定できます。
- Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダを任意で指定できるだけでなく、取得した情報を用いてファイル名を自動で生成することも可能です。
■注意事項
- コラボフローとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
3.コラボフローでが行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
手作業を削減し、重要な業務に時間を割きたい方におすすめのフローです。
このテンプレートを活用すると、Notionへのタスク登録を自動化でき、手動入力の手間を軽減できます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
コラボフローとジョーシスを連携することで、コラボフローで申請が承認された際に、ジョーシスの従業員情報が自動更新されるようになりました。
これにより、担当者の確認作業や修正作業の負担が軽減され、業務処理がスムーズになるでしょう。
自動化を始めたいが、何から手をつければよいかわからない方には、Yoomがおすすめです。
多種多様なテンプレートが用意されており、作業内容に応じたテンプレートを選ぶだけで自動化を簡単に実現できます。
Yoomを活用して、業務の効率化を目指してみませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
