コラボフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する

■概要

コラボフローで入社申請が承認された後、関連部署への情報共有や各種ツールへの従業員情報登録など、手作業のプロセスが残っていませんか。こうした手作業は、対応漏れや入力ミスの原因となり、人事・総務担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Fileforceに格納された入社関連書類を定期的にチェックし、担当者へGmailで自動通知できます。手作業による連携業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローでの承認後、書類連携などの手作業に手間を感じている人事・総務担当者の方
• Fileforceで書類を管理しており、関係者への共有や通知を自動化したいと考えている方
• 入社手続きにおける情報連携のミスや漏れを防ぎ、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定に基づきFileforceを自動で確認し通知するため、これまで手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FileforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを定期実行するタイミング（例：毎日9時）を設定します。
3. 次に、オペレーションでFileforceの「ファイルを取得」アクションを設定し、指定したフォルダからファイル情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでFileforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをYoom内にダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して関係者にメールで通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
• メールの件名や本文には、前のステップでFileforceから取得したファイル名といった動的な情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを設定したりできます。