「コラボフローで申請が承認されるたび、毎回手動で帳票を出力してBoxに保存するのが面倒…」
「単純作業だけど件数が多くて時間がかかるし、保存漏れや保存先の間違いが起きないか心配…」
このように、コラボフローの帳票出力と、それに伴うファイル管理業務に手間や不安を感じていませんか？
もしコラボフローで申請が承認された際に帳票が自動で出力され、Boxの指定フォルダに格納される仕組みがあればこれらの煩わしい作業から解放されますね。
これにより申請内容の確認や次のアクションといった、より重要な業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
コラボフローで承認された帳票を出力・保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
コラボフローからBoxへ帳票を自動連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- コラボフローとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- コラボフローのトリガー設定とアクション設定、Boxのアクション設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
ステップ1：コラボフローとBoxのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
コラボフローとYoomのマイアプリ登録
まず、コラボフローの設定画面でシステム管理エリアから環境設定に進んでください。
REST APIという項目の最下部に任意のクライアント名を入力後「APIキーを発行する」をクリックするとAPIキーを取得できます。
取得できたらYoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリック。
右上の検索窓からコラボフローを検索しましょう。
任意のユーザーIDと、先ほど取得したAPIキーを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：コラボフローのトリガー設定
「見積書が承認されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のまま「次へ」をクリックします。
まず経路のWebhook設定を参考に、コラボフローの設定画面でWebhook設定を行ってください。
経路設定からWebhookタブに進んで設定します。
