「コラボフローで申請が承認されるたび、毎回手動で帳票を出力してBoxに保存するのが面倒…」
「単純作業だけど件数が多くて時間がかかるし、保存漏れや保存先の間違いが起きないか心配…」
このように、コラボフローの帳票出力と、それに伴うファイル管理業務に手間や不安を感じていませんか？
もしコラボフローで申請が承認された際に帳票が自動で出力され、Boxの指定フォルダに格納される仕組みがあればこれらの煩わしい作業から解放されますね。
これにより申請内容の確認や次のアクションといった、より重要な業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
コラボフローで承認された帳票を出力・保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
コラボフローからBoxへ帳票を自動連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- コラボフローとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- コラボフローのトリガー設定とアクション設定、Boxのアクション設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
ステップ1：コラボフローとBoxのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
コラボフローとYoomのマイアプリ登録
まず、コラボフローの設定画面でシステム管理エリアから環境設定に進んでください。
REST APIという項目の最下部に任意のクライアント名を入力後「APIキーを発行する」をクリックするとAPIキーを取得できます。
取得できたらYoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリック。
右上の検索窓からコラボフローを検索しましょう。
任意のユーザーIDと、先ほど取得したAPIキーを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：コラボフローのトリガー設定
「見積書が承認されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のまま「次へ」をクリックします。
まず経路のWebhook設定を参考に、コラボフローの設定画面でWebhook設定を行ってください。
経路設定からWebhookタブに進んで設定します。
続けてテスト用の見積書を申請し、承認しましょう。
最後にYoomの設定画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：コラボフローのアクション設定
先ほど取得した見積書の情報をもとに、帳票を出力します。
「帳票を出力」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「帳票を出力」のまま「次へ」をクリックします。
ここから帳票を出力する設定をしていきます。
※PDF形式の帳票のみ出力可能です。
また、本操作を実行するにはコラボフローの「帳票出力オプション」が必要となりますのでご注意ください。
テキストボックス下部の説明通りに、URLを参照してインスタンス名を入力しましょう。
アプリケーションコードについては、トリガーで取得した値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
文書IDの欄にも、同じくトリガーで取得した値が既に設定されています。
最後にテキストボックス下部の説明通りにフォームIDを入力し、帳票IDを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。見積書の帳票が出力されました！
「ダウンロード」から内容を確認することもできます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただしアプリの仕様によっては300MB未満になることがあります。
ステップ5：Boxのアクション設定
先ほど出力した帳票をBoxに格納します。
まずフォルダをご用意ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り、「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3・4と同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
ファイル名の欄には、コラボフローから取得した「文書タイトル」の値と拡張子が既に設定されているのでそのままでも問題ありません。
※日付の変数や固定のテキストを追加するなど、必要に応じて編集することも可能です。ただし、必ず拡張子をつけましょう。
次にテキストボックス下部の説明通りに、格納先フォルダのコンテンツIDを入力してください。
ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りでOKなので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
コラボフローで出力した帳票がBoxのフォルダに格納されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする方法でした！
コラボフローを使った自動化例
申請が行われた際、プロジェクトやタスク管理ツール、メモへタスクを自動追加できます。
また、承認完了と同時にデータベースの更新や帳票をクラウドストレージへ保存するなど、事務作業を効率化。
迅速な意思決定をサポートする体制を構築しましょう。
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する
試してみる
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで申請書を申請する
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローボットです。
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新する
試してみる
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
コラボフローで申請が行われたらGitHubにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらGitHubにタスクを追加するフローです。
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、コラボフローのユーザー情報にも登録する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google Workspaceとコラボフローの両方にユーザー情報を手作業で登録するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。
このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動で実行されます。
コラボフローとAPI連携することなく、手作業による二重入力の手間やヒューマンエラーを解消し、アカウント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceとコラボフローでユーザー情報を管理しており、手作業での二重入力に手間を感じている方
・従業員の入退社手続きが多く、コラボフローへの情報登録作業の効率化を検討している人事
・総務担当の方・API開発の知識がなくても、SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Google WorkSpace、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードするフローです。
Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する」ワークフローは、Microsoft Teamsで条件に合う投稿があった際に自動でユーザー情報を登録します。
手動で確認する手間を減らし、スムーズな情報管理に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して社内コミュニケーションを行っている方
・Microsoft Teams上で特定条件に合致する投稿やイベントへの対応をスピーディに行いたい方
・ユーザー情報を定期的にコラボフローへ追加・反映させたいと考えている方
・Microsoft Teamsの投稿管理を手作業で行っており、抜け漏れや作業負担を感じている方
・部署やプロジェクトごとにユーザー情報の最新化・共有を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
まとめ
コラボフローの帳票出力を自動化することで、
これまで手作業で行っていた出力から保存までの一連の作業を効率化し、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより担当者は単純なファイル管理から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の申請が承認された場合のみ、帳票を出力することはできますか？
A：
「分岐する」オペレーションを追加することで可能です。
詳細は「分岐」の設定方法をご参照ください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので注意しましょう。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：Box以外のストレージサービスにも格納できますか？
A：
はい、できます。
以下のようなテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してDropboxにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してGoogle Driveにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してOneDriveにアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
Q：帳票が出力されたことをSlack等で通知できますか？
A：
はい、できます。
コラボフローのアクション下に、「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加しましょう。
