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ビジネスでは効率的な情報共有とスピーディーなコミュニケーションが成功の鍵と言えるでしょう。
特にリモートワークや多拠点での業務が増える中では、ツール間の連携が役立つでしょう。
そんな中、Confluenceでページが作成されたらChatworkに通知する方法は、プロジェクト管理やチーム内の情報共有の改善に役立ちます。タイムリーに通知することでメンバー全員が最新情報を把握でき、意思決定のスピードやタスク管理の効率化を実現するでしょう。
本記事では、この連携の具体的なメリットや連携方法をわかりやすく解説します。
Confluenceでページが作成された際に自動でChatworkに通知が届くことで、チームメンバー間の意見交換や問題解決のスピード向上が期待できます。通知により、メンバー間のコミュニケーションが活性化し、情報共有やフィードバックがスムーズに進むでしょう。
例えば、新しい設計図がConfluenceにアップロードされた際に通知を受けて、設計担当者と実装担当者がChatwork上で直接ディスカッションを開始し、疑問点を解消したりアイデアを出し合いやすくなります。また、通知が全員に共有されるため、特定のメンバーだけに情報が集中することを防ぎ、チーム全体での協力体制の強化が期待できます。
ConfluenceとChatworkの連携により、通知された情報を元にChatwork内でタスクを直接作成できるため、情報の確認とタスク割り当てが一元化されます。
これにより、従来のように複数のツールを行き来する手間が省け、管理業務の効率化が期待できます。
例えば、新しい仕様書がConfluenceにアップされた場合、プロジェクトマネージャーは通知を見て、その場でChatworkのタスク機能を使い、開発者やデザイナーに具体的な作業を割り当てることができるでしょう。また、タスクが可視化されることで、進捗状況の把握やフォローアップもしやすくなります。
Confluenceの更新情報がChatworkに通知されることで、手動で確認する手間を省き、重要な情報を見逃すリスクが低減されます。
例えば、会議前に最新の議事録がConfluenceに追加された際、Chatworkの通知を通じて全員がすぐに内容を確認できます。このような仕組みにより、会議前の準備がスムーズになり、確認作業を省略できるでしょう。また、定期的な確認を忘れがちな場合でも、自動通知によって情報が自動的に届くため、常に最新の情報を保持しやすくなります。
ここからはノーコードツールYoomを利用した実際の連携手順を説明していきます。
今回紹介するフローは【Confluenceでページが作成されたらChatworkに通知する方法】です。
[Yoomとは]
連携することでConfluenceでページが作成された際に、自動でChatworkに情報が通知されます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Confluenceをクリックします。
(3)Confluenceのログイン画面からメールアドレスを入力し、ログインを行ってください。
(4)次にChatworkの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からChatworkをクリックします。
(5)お持ちのアカウントでログインをします。
(6)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにConfluenceとChatworkが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
アプリトリガーの「ページが作成されたら」をクリックします。
(2)Confluenceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Confluenceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ページが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、クラウドIDを候補から選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次にConfluenceと連携して、ページを取得します。
「ページを取得」をクリックします。
(2)Confluenceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Confluenceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ページを取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、クラウドIDは候補から選択し、コンテンツIDはアウトプットから選択します。
その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次にChatworkと連携して、Chatworkの通知設定を行います。
「Chatworkに通知する」をクリックします。
(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
メッセージ内容に入力された内容がChatworkに反映されます。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Confluenceでページが作成されたらChatworkに通知する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもConfluenceを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する
Google スプレッドシートに情報を追加すると、自動でConfluenceにページが作成されます。自動同期することで転記作業を減らし、作業時間の短縮が期待できます。また、作成先スペースの誤りも防止できるでしょう。
2.Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
Googleドキュメントと連携することで、自動で新しいドキュメントが作成できます。これにより、資料作成の手間を省き、作業効率の向上が期待できます。また、Confluenceの情報をもとに自動生成されるため、入力ミスを防ぐことができるでしょう。
3.Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
従業員をGoogle Workspaceに登録すると、自動的にConfluenceに招待されます。これにより、新入社員が多い場合でもスムーズに業務を進めることができるでしょう。このフローは人事担当者に特におすすめです。
さらに、ConfluenceやChatworkを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Confluenceでページが作成されたらChatworkに通知する方法は、タイムリーな情報共有やタスク管理の効率化、メンバー間の円滑なコミュニケーションを実現する便利な仕組みです。この連携を活用することで、重要な情報の見逃しを防ぎ、チーム全体が同じゴールに向かってスピーディーかつ正確に動けるようになるでしょう。特にリモートワークや多拠点でのプロジェクトを進行中のチームにとって、この連携は業務効率の向上に役立つでしょう。ぜひ、この仕組みを取り入れ、チームのパフォーマンスを最大限に引き出してみてください。
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