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「Confluenceで議事録を作成した後、関連タスクや次の会議の予定をGoogleカレンダーに入力しないといけない…」
「Confluenceのページ更新を都度カレンダーに反映させるのは面倒！」
このように、ConfluenceとGoogleカレンダーを併用する中で、手作業による情報の転記に手間やストレスを感じていませんか？
こうした単純作業は時間を奪うだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成・更新された際に、関連する予定を自動でGoogleカレンダーに登録する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な企画業務やプロジェクト管理に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介するノーコードでの自動化設定を導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
ConfluenceとGoogleカレンダーのAPIを連携させることでツール間の情報共有が自動化され、チーム全体のスケジュール管理の効率が向上するでしょう。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで特定条件に当てはまるページ（新しい議事録やプロジェクト計画など）が作成されたら、自動でGoogleカレンダーに会議やタスクの予定を登録する自動化フローです。
ページ作成とスケジュール追加が同時に行われることで、<span class="mark-yellow">迅速な情報共有とタスクの抜け漏れ防止を期待できます。</span>
Confluenceで作成された長文のページ内容をAIが自動で要約し、その要約文をGoogleカレンダーの予定の説明欄に記載することができます。
<span class="mark-yellow">カレンダー上で予定の詳細をクリックするだけで、Confluenceのページを開かずに概要を素早く把握できる</span>ため、会議の目的やタスクの内容確認が非常にスムーズになります。
ここからは、ConfluenceとGoogleカレンダーを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Googleカレンダー
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Confluenceで特定のページが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するConfluenceとGoogleカレンダーのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Confluenceのマイアプリ登録
登録方法は以下のナビをご参照ください。
② Googleカレンダーのマイアプリ登録
Googleカレンダーも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
作成された全てのページをカレンダーに連携させるのではなく、予定情報が含まれるページのみを連携させるためのフィルタリングが次の分岐処理です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中は他のプランでは制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください！
ここからは、分岐したページにのみ実行される処理となります。
トリガーアクションでは作成されたページの内容は取得できていないため、次のアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
取得したページ本文から、予定作成に使用するデータを抽出していきます。
それでは最後に、抽出したデータを用いてGoogleカレンダーに予定を作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Confluenceに設定した条件に当てはまる新規ページを作成し、その情報を用いた予定が指定したGoogleカレンダーに自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はConfluenceからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGoogleカレンダーからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーに新しい予定が作成されたタイミングで、その予定のタイトルや日時、参加者情報を含んだページをConfluenceに自動で作成します。
<span class="mark-yellow">会議の予定を入れるだけで議事録の雛形が自動的に準備される</span>ため、議事録の作成漏れを防げます。フォーマットを統一できるので、会議の準備にかかる手間を削減できるでしょう。
Googleカレンダーに「定例会議」や「プロジェクト進捗会」など、特定のキーワードを含む予定が作成された場合にのみ、Confluenceに議事録ページを作成することもできます。
<span class="mark-yellow">重要な会議の議事録作成を確実に実行し、不要なページの生成を防止</span>できるため、Confluenceのスペースを整理された状態に保ち、効率的なドキュメント管理を実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、ConfluenceやGoogleカレンダーのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
新しいページが作成されるのをトリガーに、プロジェクト管理ツールにカードを作成したり、データベースに追加したりできます。
また、従業員が登録された際に自動で招待したり、チャットツールやソースコード管理ツールでイベントが発生した際に、ページを自動作成したりといった一連の作業も自動化できます。
これにより、チーム内の情報共有やドキュメント作成のプロセスを効率化し、手作業による転記や通知の手間を削減します。
予定作成をトリガーに、ドキュメントに自動で追加したり、会議を作成してURLを予定に反映したりできます。
また、予定が更新された際にチャットツールに通知することも可能です。
チーム内の情報共有とタスク管理を効率化します。
ConfluenceとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">議事録からの予定作成や、スケジュールを転記する手間を削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
ドキュメント作成とスケジュール管理をシームレスに行えるようになることで、情報共有のスピードと正確性が向上し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：参加者情報もカレンダーの招待に反映できますか？
A：はい、できます。
データ抽出アクションで参加者のメールアドレスを抽出することで、Googleカレンダーの予定に参加者を動的に招待することが可能になります。
Q：特定のスペースやページだけを対象にできますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、スペースIDやページIDを指定して処理を分岐させることが可能になります。
これを活用することで、特定のスペースでページが作成された場合や、特定のページが更新された場合にのみ通知するフローが作成できます。
参考：「分岐」の設定方法
Q：自動連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？（エラー通知の仕組みなど）
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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