Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する

■概要

Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
• 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。
3. オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
4. AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。
5. オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。
• AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。
• Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。
• Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。

■注意事項

• ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。