Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法

[Yoomとは]

SalesforceとGoogle Driveの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:SalesforceとGoogle Driveをマイアプリに登録

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

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(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックします。
(3)Salesforceのログイン画面が出てきます。
「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックしましょう。

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(4)アクセス確認画面より「許可」をクリックします。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録は下記のサイトをご参照ください。‍

Salesforceのマイアプリ登録方法‍

(5)次にGoogle Driveの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントの選択画面に移動します。お持ちのアカウントにログインを行ってください。

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これでSalesforceとGoogle Driveのマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

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(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
トリガーアクションは「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。

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(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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マイドメインURLの入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックしてください。

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ステップ3:Google Driveと連携

(1)次にGoogle Driveと連携を行います。
「フォルダを作成する」をクリックします。

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(2)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Driveと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認しましょう。
アクションは「フォルダを作成する」のままで「次へ」をクリックします。

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(3)「API接続設定」画面から、フォルダ名をアウトプットより選択します。

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作成先のフォルダIDは候補から選択できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

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(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

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これで、「Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローボットの完成です。

SalesforceやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSalesforceやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

SalesforceとGoogle Driveのその他の自動化例

Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存したり、アップロードされたファイルをGoogle Driveにも格納してメールアプリで送付できます。
また、フォームで受け取った書類をアップロードして通知することもできます。

Google Driveを活用した自動化例

情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知する

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知するフローボットです。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceの商談情報から書類を発行する

Salesforceの商談ページから書類を発行するフローボットです。

毎日Salesforceのレポートを取得して通知する

手動でレポートを取得して共有する手間が省けるため、業務の効率向上につながります。

SalesforceとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1: 必要なデータが探しやすくなる！

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、新しい取引先が登録されるたびに、自動でGoogle Drive上に対応するフォルダを作成することが可能です。
この連携により、取引先ごとにフォルダを一元管理できるため、情報の整理や保存場所が一目瞭然になるため、チームメンバー間でも必要なデータが見つけやすくなります。
結果、チーム間でのフォルダ検索や共有が容易になるため、業務スピードが向上することが期待できます。

メリット2: 自動化によるヒューマンエラーの防止

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、フォルダ作成が自動化され、ヒューマンエラーのリスクが低減されることが期待できます。これまで手作業で行っていたフォルダの整理やフォルダの分類に伴うミスが減り、重要な書類の紛失や誤った場所への保存を防止できるでしょう。結果、自動化によって業務効率が向上し、他の重要な業務に集中できる時間も増えるため、全体的な生産性の向上が期待できます。

まとめ

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、取引先情報の管理が効率化され、業務のスピードと精度が向上しそうですね！
ファイルの整理が簡単になるだけでなく、チーム内外での情報共有もスムーズに進められ、手動作業の削減によりミスを減らすことが期待できるでしょう。

Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっておりますが、下のフォームから２週間無料トライアルを申し込むと制限対象アプリを使用することができます。
ぜひ、試してみてください！

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