Salesforceで取引先登録時に自動でGoogle Driveフォルダを作成する方法

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、取引先の管理が効率化されることが期待できます。
新しい取引先がSalesforceに登録されると、自動でGoogle Driveに取引先フォルダが作成されます。
これにより、書類の整理や共有がスムーズになり、手動作業が減ることによりヒューマンエラーが防げて、業務の精度とスピードが向上することが期待できます。
結果、フォルダの一元管理やチーム間での情報共有が容易になり、全体的な生産性の向上が期待できるのが、この連携の大きな魅力です！

本記事では、この連携がもたらす具体的なメリットと連携方法を画像を含めて詳しく紹介します。

SalesforceとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1: 必要なデータが探しやすくなる！

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、新しい取引先が登録されるたびに、自動でGoogle Drive上に対応するフォルダを作成することが可能です。
この連携により、取引先ごとにフォルダを一元管理できるため、情報の整理や保存場所が一目瞭然になるため、チームメンバー間でも必要なデータが見つけやすくなります。
結果、チーム間でのフォルダ検索や共有が容易になるため、業務スピードが向上することが期待できます。

メリット2: 自動化によるヒューマンエラーの防止

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、フォルダ作成が自動化され、ヒューマンエラーのリスクが低減されることが期待できます。これまで手作業で行っていたフォルダの整理やフォルダの分類に伴うミスが減り、重要な書類の紛失や誤った場所への保存を防止できるでしょう。結果、自動化によって業務効率が向上し、他の重要な業務に集中できる時間も増えるため、全体的な生産性の向上が期待できます。

[Yoomとは]

SalesforceとGoogle Driveの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:SalesforceとGoogle Driveをマイアプリに登録

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックします。
(3)Salesforceのログイン画面が出てきます。
「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。

(4)アクセス確認画面より「許可」をクリックします。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録は下記のサイトをご参照ください。‍

Salesforceのマイアプリ登録方法‍

(5)次にGoogle Driveの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントの選択画面に移動します。お持ちのアカウントにログインを行ってください。

これでSalesforceとGoogle Driveのマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

マイドメインURLの入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3:Google Driveと連携

(1)次にGoogle Driveと連携を行います。
「フォルダを作成する」をクリックします。

(2)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Driveと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「フォルダを作成する」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、フォルダ名をアウトプットより選択します。

作成先のフォルダIDは候補から選択できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローボットの完成です。

SalesforceとGoogle Driveを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもSalesforceとGoogle Driveを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する

Salesforceの取引先情報から、Gmailで定型のメールを自動送信することができます。メールの文面は自由にカスタマイズでき、資料も添付することが可能です。

2.Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceにリード情報を追加し、Google Chatに通知する

Googleフォームから回答が送信されることで、自動でSalesforceに情報を追加し、Google Chatに通知されるフローです。作業が一貫して終了するので、手動入力を減らすことが期待できます。

3.Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

Google Driveにコミュニケーションツールを連携することで、ファイルが作成された際に、チャットで通知を送ることができます。これで、担当者はファイルが作成されたことをすぐに把握できるでしょう。

SalesforceやGoogle Driveのテンプレートをもっと確認したい方は、下のサイトをご覧ください！‍

Salesforceを使用したフローボットテンプレート一覧

Google Driveを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、取引先情報の管理が効率化され、業務のスピードと精度が向上しそうですね！
ファイルの整理が簡単になるだけでなく、チーム内外での情報共有もスムーズに進められ、手動作業の削減によりミスを減らすことが期待できるでしょう。

Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっておりますが、下のフォームから２週間無料トライアルを申し込むと制限対象アプリを使用することができます。
ぜひ、試してみてください！

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