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「問い合わせ内容を手作業でファイルに保存し、さらにSalesforceにリードとして登録する」――
そんな業務を毎回繰り返していませんか？
入力ミスや対応漏れの原因にもなり、作業の負担を感じる方も多いはずです。
一方で、Google DriveとSalesforceを連携しようとすると、APIやプログラミングの知識が必要に思えて、導入をためらってしまうケースも少なくありません。
そこで本記事では、ノーコードツールのYoomを使って、フォームの回答内容をもとにGoogle Driveにファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する自動化フローをご紹介します。
業務の正確性を高め、対応スピードの向上にもつながる仕組みを、ステップごとにわかりやすく解説していますので、「できるだけ手間なく連携を進めたい」と考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle DriveとSalesforceの連携が可能です。YoomにはあらかじめGoogle DriveとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・Google Driveでデータ管理を行い、Salesforceで営業活動を行っているチーム
・手動でのデータ転送に時間を取られている営業や事務担当者
・データの一貫性を保ちながら、業務効率を向上させたい企業の経営者
■注意事項
・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google DriveとSalesforceを連携してできること
Google DriveとSalesforceのAPIを連携すれば、Google DriveのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する
フォームの回答内容をもとに、自動的にGoogle Driveへファイルを保存し、Salesforceにリードを登録するフローです。
問い合わせ対応や顧客管理を効率化し、スムーズな営業活動につなげます。
■概要
「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・Google Driveでデータ管理を行い、Salesforceで営業活動を行っているチーム
・手動でのデータ転送に時間を取られている営業や事務担当者
・データの一貫性を保ちながら、業務効率を向上させたい企業の経営者
■注意事項
・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google DriveとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとSalesforceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はフォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・Google Driveでデータ管理を行い、Salesforceで営業活動を行っているチーム
・手動でのデータ転送に時間を取られている営業や事務担当者
・データの一貫性を保ちながら、業務効率を向上させたい企業の経営者
■注意事項
・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：Google DriveとSalesforceをマイアプリ連携
【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
【Google Driveのマイアプリ連携】
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・Google Driveでデータ管理を行い、Salesforceで営業活動を行っているチーム
・手動でのデータ転送に時間を取られている営業や事務担当者
・データの一貫性を保ちながら、業務効率を向上させたい企業の経営者
■注意事項
・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームが回答されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー 情報回答フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 回答フォームを作成します。
今回は、氏名やアドレス、電話番号などを回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて編集してください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができます。
フォームを作成できたら、「次へ」をクリックします。
3)取得した値を入力します。
これはフローで回答のサンプルとして表示されます。
入力が完了したら、「保存」します。
ステップ4：Google Driveへファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
格納先のフォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
ファイル名の入力には先ほど取得した回答フォームのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」ファイルは「添付ファイル」になっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
ファイルIDが取得できたので「保存する」をクリックしてここまでの設定は完了です。
ステップ5：Salesforceにレコードを追加するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Salesforceは、チームプラン・サクセスプラン対象のアプリです。フリープラン・ミニプランではエラーが発生する可能性があるためご注意ください。
有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中はSalesforceとの連携機能もお試しいただけます。ぜひご活用ください。
2) Google Driveの設定同様にタイトルやアカウント情報を確認して、「次へ」をクリックします。
「オブジェクトのAPI参照名」はマイドメインURLを設定した後で選択できます。
3)必須項目を入力します。
追加するレコードの値の入力には先ほど取得したGoogleDriveのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ6：Salesforceにレコードと紐付けるファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードと紐付けるファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードと紐付けるファイルをアップロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイル名の入力には先ほど取得した回答フォームのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」ファイルは「添付ファイル」になっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ7：SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コンテンツバージョンIDの入力には先ほど取得したSalesforceのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ8：SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルとレコードを紐付ける」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルとレコードを紐付ける」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コンテンツバージョンIDの入力には先ほど取得したSalesforceのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する】というフローが完成です。
ステップ9：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Salesforceの情報をGoogle Driveに連携したい場合
今回はGoogle Driveからの問い合わせをSalesforceに登録する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceの情報をGoogle Driveに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する
Salesforceにファイルがアップロードされると、自動的にGoogle Driveに保存するフローです。
顧客や案件に関連するファイルを一元管理し、チーム内での共有やスムーズなアクセスを期待できます。
■概要
「Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する」フローは、SalesforceとGoogle Driveの連携を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Salesforceにアップロードされたファイルを自動的にGoogle Driveに保存することで、手動での転送作業を削減し、ファイル管理の効率化を実現します。
これにより、データの一元管理が可能となり、業務の生産性向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogle Driveを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの手動転送に時間を取られている営業・マーケティング担当者の方
・データ管理を効率化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・ファイルのバックアップや共有を簡単に行いたいチームリーダーの方
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Salesforceに新規取引先が登録されると、自動的にGoogle Driveに対応するフォルダを作成するフローです。
取引先ごとに関連資料を整理し、チームでのスムーズな情報共有や管理が見込めます。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Google DriveやSalesforceのAPIを使ったその他の自動化例
Google Driveとの連携以外でも、SalesforceのAPIを活用することで、さまざまな業務プロセスをノーコードで自動化できます。
日々の業務をもっとスムーズにしたい方は、ぜひ以下の例も参考にしてみてください！
Google Driveを使った便利な自動化例
ファイルがアップロードされたら自動でフォルダに分類したり、共有設定を変更できます。さらに、特定のフォルダに新しいファイルが追加された際に、チームに通知を送ることも可能です。
他のツールと連携することで、文書管理やワークフローの効率化を実現できます！
Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知するフローです。
Google Driveにファイルを格納したら、Google スプレッドシートにファイルの情報を追加するフローです。
■概要
「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、事務作業の効率化につながります。
作業時間が短縮されるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している方
・部署に応じたアクセス権限の付与を手動で行っており、手間を感じている方
・新入社員が増加するタイミングで、迅速に権限管理をしたいと考えている方
・Google ドライブを利用して社内資料の管理を行っている企業
・Google ドライブのファイル権限管理を効率化したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方
2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■注意事項
・Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceを使った便利な自動化例
リードや商談のデータを自動登録・更新したり、特定の条件でフォローアップ通知を送信できます。他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。
■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数のお問い合わせメールを管理している営業・サポート担当者の方
・Salesforceを活用して顧客データを一元管理したいIT担当者の方
・手動でのデータ入力に時間を取られ、業務効率の改善を求めている企業の管理職の方
・データの正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
Salesforceの商談ページからエクセルの雛形をもとに見積書を発行し、Slackにファイルを送信します。商談に紐づいている商品情報を用いて見積書を作成することが可能です。
Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・SalesforceとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの商談ステージが更新されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに打ち合わせなどの予定を登録するのは手間がかかる上、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談が特定のステージに更新されたことをトリガーにして、Googleカレンダーに自動で予定を作成できます。
これにより、重要な予定の登録作業を自動化し、営業活動をより円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでの商談管理において、手作業での予定登録に手間を感じている営業担当者の方
・営業チームの活動を管理しており、予定の登録漏れや共有漏れを防ぎたいマネージャーの方
・SalesforceとGoogleカレンダーを連携させて、営業プロセスの効率化をしたいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Google DriveとSalesforceを連携させることで、ファイルの管理やリード情報の登録がスムーズに行えるようになります。
むずかしいプログラミング知識がなくても、Yoomを使えば誰でも簡単に自動化の仕組みを作れるんです！
フォームの回答をもとにファイルを整理したり、営業活動に役立つデータを効率よく扱えるようになるのは大きなメリットです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：Googleフォームなどを起点に連携できますか？
A：
はい、可能です。今回はYoomのフォームを起点にしましたが、Googleフォームなど別のフォームを起点にすることができます。変更したい場合、フォームトリガーを一度削除し、検索窓で検索したいアプリを入力後、設定を行うことで変更が可能です。
Q：会社名ごとにフォルダを自動作成できますか？
A：
はい、可能です。フォームの回答内容に基づき、Google Drive内に「A株式会社」「B株式会社」といったフォルダをしたい場合、ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで実現できます。「分岐」機能については以下のヘルプページをご確認ください。
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