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近年のビジネス現場では、さまざまなツールの開発によって業務の自動化が進み、さらなる効率化が求められています。
これに伴い、多くの企業でツールの導入が進み、それによりツール間の連携が必要不可欠となってきました。
そこで今回は、cyzenとGoogle Chatを連携して、cyzenに報告書が登録された際に自動的にGoogle Chatに通知が届く方法をご紹介します。
この連携により、現場との迅速な情報共有や効率的なコミュニケーションが期待できます。
また、ノーコードで簡単に設定できるため、誰でも手軽に業務の自動化が可能です。
一緒にツール間の連携を始めてみましょう！
cyzenで登録された報告書をGoogle Chatで自動通知すれば、最新の情報を素早くチーム全体で共有できます。
例えば、現場スタッフが新しい報告書を登録すると、その内容がGoogle Chatのグループチャットに通知されます。
これにより、オフィスにいるメンバーや他のチームメンバーも素早く状況を把握でき、迅速な意思決定や対応が期待できます。
Google Chatへの自動通知機能を利用すれば、手動での報告や確認作業が不要になり、業務効率向上が見込めます。
例えば、営業担当者が訪問先で報告書をcyzenに登録すると、マネージャーや関連部署に自動的に通知が送信されます。
これにより、情報共有にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中することが期待できます。
また、ヒューマンエラーによる伝達漏れ防止も見込めます。
報告書の通知がGoogle Chatに送信されることで、対応が必要なタスクを迅速に把握できます。
例えば、クライアントからのクレームや緊急の要望が報告された際、自動的に通知が届く仕組みを構築すれば、担当者が素早く対応策を検討できるようになります。
これにより、対応の遅れや漏れを防ぎ、業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。
ここからは、Yoomのテンプレート【cyzenに報告書が登録されたらGoogle Chatに通知する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
cyzenで登録された報告書をcyzen APIで受け取り、Google Chatが提供するをAPIを経由し、Google Chatに通知することができます。
Yoomを活用すれば、プログラミング知識がなくても簡単に自動化できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)cyzenのマイアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
アクセストークンとしてスタティックトークンを設定します。
スタティックトークンはcyzen担当者までお問い合わせください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から「cyzen」と「Google Chat」を検索します。
cyzenを選択したら、事前準備で取得した情報を基に必要事項を入力し、「追加」をクリックします
同様にGoogle Chatを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されているか確認してください。
こちらのバナーをクリックします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されますので、順番にクリックしてオペレーションを設定してください。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
「アプリトリガー 報告書が作成・更新されたら」をクリックします。
1) アクションは「報告書が作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する メッセージを送信」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メッセージを送信」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
cyzenのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【cyzenに報告書が登録されたらGoogle Chatに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもcyzenを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.cyzenに報告書が登録されたらDiscordに通知する
このテンプレートは、cyzenに報告書が登録された際に、Discordのチャンネルへ通知する仕組みです。
これにより、マネージャーやチームメンバーが素早く状況を把握でき、迅速な意思決定が見込めます。
特に、フィールドセールスの活動報告の共有が効率化され、チーム内での情報連携の強化が期待できます。
2.HubSpotで取引先が登録されたらcyzenにスポットを登録する
このテンプレートは、HubSpotで新規取引先を登録した際に、cyzenに自動でスポットを登録する仕組みです。
これにより、手動作業を削減し、営業チームの効率向上が見込めます。
また、取引先情報の一元管理が可能となり、業務の透明性向上も期待できます。
3.cyzenで勤怠が登録されたらKING OF TIMEに打刻する
このテンプレートは、cyzenで勤怠が登録された際に、KING OF TIMEに自動で打刻する仕組みです。
これにより、経理担当者は手動入力の手間を省き、勤怠データの正確性向上が見込めます。
また、勤怠管理の効率化により、他の業務に集中できる時間が増え、全体的な業務効率の向上が期待できます。
今回のブログでは、cyzenとGoogle Chatを連携させる方法をご紹介しました。
この連携により、cyzenに登録された報告書がGoogle Chatに自動で通知され、現場とオフィスの素早い情報共有が期待できます。
これにより、業務効率が向上し、手動での報告作業や確認作業の削減が見込めます。
特に、フィールド業務の進捗やクライアントからの緊急対応が求められる場面で、素早い通知が非常に役立つはずです。
また、Yoomを活用することで、ノーコードで簡単にこの自動化を実現できるため、誰でもすぐに導入可能です。
cyzenとGoogle Chatの連携で、さらなる業務効率化を目指しましょう！
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