cyzenとMicrosoft Teamsを連携して、cyzenに報告書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

[Yoomとは]

cyzenに報告書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

cyzenで登録された報告書をcyzen APIで受け取り、Microsoft Teamsが提供する APIを経由してMicrosoft Teamsに通知することができます。
Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化が可能です。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• cyzenとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)cyzenのマイアプリ登録には、スタティックトークンをアクセストークンとして設定する必要があります。
スタティックトークンはcyzen担当者までお問い合わせください。

ステップ1：cyzenとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から「cyzen」と「Microsoft Teams」を1つずつ検索します。

cyzenを選択して、事前準備で取得した情報を基に必要事項を入力し、「追加」をクリックします

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同様にMicrosoft Teamsを選択したら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後は、タイトルや詳細をクリックし、編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　報告書が作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ4：cyzenのアクションを設定

1) アクションは「報告書が作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Microsoft Teamsのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

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cyzenのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【cyzenに報告書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら

cyzenを使ったその他の自動化例

他にもcyzenを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.cyzenに報告書が登録されたらLINE WORKSに通知する
このテンプレートは、cyzenに営業部の報告書が登録された際に、LINE WORKSへ通知する仕組みです。
cyzenで報告書情報を取得し、LINE WORKSに通知することで、報告の共有が迅速化し、チーム全体でスムーズな情報共有が見込めます。
自動化によりヒューマンエラーを防止し、情報の正確性向上も期待できます。

2.Sansanで名刺情報が登録されたらcyzenにスポットを登録する
このテンプレートは、営業部がSansanに名刺情報を登録すると、cyzenに自動でスポットが作成される仕組みです。
これにより、名刺情報を手動入力が不要になり、データの一元管理が見込めます。
営業担当者は訪問先の情報を簡単に共有でき、迅速なフォローアップが期待できます。
また、情報漏れの防止や営業活動の効率化によって顧客満足度の向上が見込めます。

3.cyzenで勤怠が登録されたらHRMOS勤怠に打刻する
このテンプレートは、cyzenで勤怠を登録すると、HRMOS勤怠に自動で打刻する仕組みです。
例えば、現場スタッフの勤怠がcyzenに登録されると、素早くHRMOS勤怠に反映されるため、手作業での入力が不要になり、データの正確性の向上が見込めます。
これにより、勤怠管理の効率化が図れ、人事部の負担が軽減されるほか、ミス防止や迅速な給与計算も期待できます。

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まとめ

今回ご紹介したcyzenとMicrosoft Teamsの連携により、報告書が登録されると自動でTeamsに通知され、チーム全体のスピーディーな情報共有と効率化が期待できます。
特に、営業やサポート部門など現場の動きが速いチームでは、素早い情報共有が意思決定のスピードアップにつながります。
例えば、顧客からのフィードバックが素早く開発チームに伝わることで、迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上が期待できます。
また、手動での報告確認作業が削減され、チーム全体の生産性向上も見込めます。
ノーコードで簡単に設定できるため、Yoomを活用して、ぜひこの自動化に取り組んでみてください。

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