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取引を行う際に必要な契約書は、とても重要な書類です。そのため、内容を深く理解する必要があったり、チームメンバーとデータを共有することもあるでしょう。
しかし、契約を交わす回数が多い場合は、それなりの労力を必要とします。書類を作成したり、締結後のデータを別ツールに転記したり、何かと大変ですよね。
もし、契約の事務処理に対しこのような負担を抱えているのであれば、DocuSignとAirtableを連携させましょう！そうすることで、締結後の事務処理がスムーズになる上、データの管理が容易になるはずです。
まずは2つのアプリを連携すると、どのようなメリットがあるのか紹介します。
この連携により、DocuSignで締結した契約情報を基に、Airtableで管理しているデータを更新することができます。
更新はリアルタイムで行われるため、手動でデータ転記を行っていた時よりもスピーディーに業務を進められるでしょう。
また、DocuSignを使用する部署と、事務処理を行う部署での情報共有がスムーズになるはずです。これにより部署間の連携が取りやすくなるでしょう。
手入力でたくさんのデータを転記する場合、多くの時間を消費することとなるでしょう。しかし、転記作業が自動化されれば、入力に時間を割く必要はありません。
また、タイピングミスなどのヒューマンエラーの防止にも繋がり、データの正確性も保ちやすくなります。
結果として、業務効率の向上、及び業務負担の軽減となり、作業環境が良くなることが期待できます。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「DocuSignで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。
1.検索する
DocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。
2.アクセスの許可
画像のようにアクセスの許可を求められます。
確認し、「アクセスの許可」をクリックしましょう。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。
フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の3つです。
・企業名
・契約日
・エンベロープID
これらの情報を基にAirtableを更新するため、フィールドを設定しておきましょう。
2.検索する
検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.サインイン
Airtableのサインイン画面が表示されます。DocuSignと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、DocuSignのデータを追記したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
DocuSignとAirtableがYoomと連携完了しました。
次は、フローボットの中身を設定していきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】DocuSignで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」を選択してください。
次へを押します。
4.Webhookの設定
表示されている情報を基に、DocuSignのページで設定を行います。
5.エンベロープを完了させる
Webhookの設定が完了したら、DocuSignの契約データをテストで使用するため、エンベロープを完了させましょう。
6.テストの実行
エンベロープを完了させたら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
1.アプリと連携する
DocuSignのアイコンの「特定のエンベロープの情報を取得」を選択してください。
次へを押します。
2.IDの入力
IDを入力します。
エンベロープIDの設定は完了しているため、アカウントIDのみ入力してください。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Airtableのアイコンの「レコードを更新」を選択してください。
次へを押します。
2.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、IDを入力しましょう。
3.データの追加
Airtableのどのデータを更新するのか設定します。
画像の場合、値のボックスは設定が完了しているため、フィールド名を設定します。
今回用意したAirtableの場合、送信日時は契約日に該当します。
そのため、フィールド名は契約日と入力しましょう。
次は他のデータを追加しましょう。赤枠をクリックします。
空のボックスが追加されるため、クリックします。
表示されたデータの中から赤枠部分を選択してください。
今回はエンベロープIDを設定するため、赤枠をクリックして挿入しましょう。
画像のように設定ができたら、テストを行います。
4.テストの実行
下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でDocuSignとAirtableを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
Yoomには他にも、AirtableやDocuSignを使用するフローボットがあります。
1.AirtableからDocuSignで契約書を送信する
Airtableの情報を基にDocuSignから契約書の送付もできます。今回のフローボットと併用もおすすめです。
2.クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
クラウドサインとの連携もご用意しています。好みのツールと連携しましょう。
3.DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
よりシンプルな編集・共有するなら、Google スプレッドシートとの連携はいかがでしょうか。
手動でのデータ転記は時間を消費し、時には入力ミスなどをおこしかねないため、自動化を導入するのがおすすめです。
締結した契約データがAirtableに自動で保存されることで、メンバーとの共有も容易になり、契約更新などの情報も把握しやすくなるでしょう。
今回のアプリ連携は業務負担を軽減するためにも有益です。ぜひ取り入れてみてくださいね。
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