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DocuSignとGoogle Chatを連携して、DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知する方法

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2024-12-03

DocuSignとGoogle Chatを連携して、DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知する方法

m.wadazumi

DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動で受け取る方法をご紹介します。
この自動化により、リアルタイムで契約の進捗を把握でき、後続業務もスムーズに進められるかもしれません。
また、チーム間での情報共有が容易になるため、通知を即座に受け取りたい方におすすめの自動化です。
本記事では、DocuSignとGoogle Chatを連携するメリットと自動化の設定方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

  • DocuSignとGoogle Chatを使用して、契約の進捗を把握したい方
  • Google Chatで契約情報を共有し、見落としを防ぎたい法務・経理部門の方
  • 契約完了後にスピーディーに後続業務を行いたい方

DocuSignとGoogle Chatの連携メリットと具体例

メリット1:契約完了の通知手間が省ける

DocuSignとGoogle Chatを連携すると、契約完了時の通知手間を削減できます。
たとえば、DocuSignで契約が完了するとGoogle Chatに自動通知されます。
これにより、<span class="mark-yellow">担当者はDocuSignでの確認やGoogle Chatに通知する手間が省け、負担が軽減されます。</span>
そのため、担当者は優先すべきタスクに集中できる環境が整うでしょう。

メリット2:契約確認の見落としを防げる

契約完了通知をGoogle Chatで受け取ることで、重要な契約の見落としを防げるでしょう。
特に、契約が多岐にわたる場合や複数の契約が同時進行していると、契約の確認漏れが起こるリスクが高まります。
しかし、この自動化を導入すれば、<span class="mark-yellow">契約完了の通知がアーカイブとして残り、後からでも履歴を確認することができます。</span>
たとえば、契約処理を正確に行う必要がある経理部や法務部は、Google Chatを確認するだけで済み、契約処理がスムーズに進められるでしょう。
また、Google Chatの通知先をチームメンバーに設定しておけば、契約完了をチームで共有できるでしょう。

メリット3:後続業務をスムーズに行える

DocuSignで契約が完了した際に、Google Chatに自動通知されることで、後続の業務をスムーズに進めることができます。
たとえば、契約完了後にサービスの提供準備を行ったり、書類の準備を行ったりすることができます。
これにより、<span class="mark-yellow">担当者はタイミングを逃さずに後続業務を開始できるため、業務の遅延が起こりにくくなるでしょう。</span>
特に、迅速な対応が求められる企業においては、有効な自動化になるでしょう。

DocuSignとGoogle Chatを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

DocuSignとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は「DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • DocuSignとGoogle Chatをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、DocuSignとGoogle Chatの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:DocuSignとGoogle Chatをマイアプリ登録

DocuSignとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録をしておくことで、自動化設定が簡単になります。

まず、DocuSignのマイアプリ登録をします。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

「アプリ名で検索」でDocuSignを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、DocuSignにログインしてください。

続いて、Google Chatのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同様にGoogle Chat(OAuth)を検索するか、一覧から探します。

Yoomのヘルプページを参照してマイアプリ登録をしてください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、DocuSignとGoogle Chatが表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」→「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページより変更できます。
最初にDocuSignの設定から行うため、「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可
  • 「DocuSignと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いないか確認
  • 「トリガーアクション」→エンベロープが完了したら

以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックして、Webhook URLをコピーしてください。
注意事項を確認しましょう。

注意事項を確認し、DocuSignの画面で設定してください。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定してください。
※DocuSignの「発行するURL」にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしましょう。
設定できたら、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行してYoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。


続いて、Google Chatの設定を行うため、「Google Chatに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可
  • 「Google Chat(OAuth)と連携するアカウント情報」→アカウントに間違いないか確認
  • 「アクション」→メッセージを送信

以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定します。

スクロールし、「メッセージ内容」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを使用して、設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを使用できます。
以下は例として設定しているので、任意で設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、DocuSignとGoogle Chatの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。


今回使用したフローボットテンプレート
DocuSign で契約が完了したら Google Chat に通知する

DocuSignを使ったその他の自動化例

1.DocuSignで契約が完了したら、自動的にkintoneの情報を更新するフローです。
手作業でデータを更新する手間が省け、コア業務に集中できるでしょう。

2.DocuSignでエンベロープ(締結)が完了したら、ファイルをGoogleDriveに自動格納するフローです。
手動でファイルを格納する必要がなくなり、ファイルの紛失を防ぎます。

3.フォームの内容を用いて、自動的にGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、DocuSignで送付するフローです。
フォームにデータを入力するだけで、書類の発行と送付ができるため、手間が省けます。

まとめ

DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動化することで、業務効率の向上が期待できます。
これにより、契約完了の把握が容易になり、見落としを防ぎ、その後の業務をスムーズに行えるでしょう。
特に迅速な対応が求められるビジネス環境では、大きなメリットがあるでしょう。
この自動化を導入して、対応を効率化させましょう。

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この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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