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DocuSignとGoogle Chatを連携して、DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知する方法
DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動で受け取る方法をご紹介します。
この自動化により、リアルタイムで契約の進捗を把握でき、後続業務もスムーズに進められるかもしれません。
また、チーム間での情報共有が容易になるため、通知を即座に受け取りたい方におすすめの自動化です。
本記事では、DocuSignとGoogle Chatを連携するメリットと自動化の設定方法をご紹介します。
こんな方におすすめ
- DocuSignとGoogle Chatを使用して、契約の進捗を把握したい方
- Google Chatで契約情報を共有し、見落としを防ぎたい法務・経理部門の方
- 契約完了後にスピーディーに後続業務を行いたい方
DocuSignとGoogle Chatの連携メリットと具体例
メリット1:契約完了の通知手間が省ける
DocuSignとGoogle Chatを連携すると、契約完了時の通知手間を削減できます。
たとえば、DocuSignで契約が完了するとGoogle Chatに自動通知されます。
これにより、担当者はDocuSignでの確認やGoogle Chatに通知する手間が省け、負担が軽減されます。
そのため、担当者は優先すべきタスクに集中できる環境が整うでしょう。
メリット2:契約確認の見落としを防げる
契約完了通知をGoogle Chatで受け取ることで、重要な契約の見落としを防げるでしょう。
特に、契約が多岐にわたる場合や複数の契約が同時進行していると、契約の確認漏れが起こるリスクが高まります。
しかし、この自動化を導入すれば、契約完了の通知がアーカイブとして残り、後からでも履歴を確認することができます。
たとえば、契約処理を正確に行う必要がある経理部や法務部は、Google Chatを確認するだけで済み、契約処理がスムーズに進められるでしょう。
また、Google Chatの通知先をチームメンバーに設定しておけば、契約完了をチームで共有できるでしょう。
メリット3:後続業務をスムーズに行える
DocuSignで契約が完了した際に、Google Chatに自動通知されることで、後続の業務をスムーズに進めることができます。
たとえば、契約完了後にサービスの提供準備を行ったり、書類の準備を行ったりすることができます。
これにより、担当者はタイミングを逃さずに後続業務を開始できるため、業務の遅延が起こりにくくなるでしょう。
特に、迅速な対応が求められる企業においては、有効な自動化になるでしょう。
DocuSignとGoogle Chatを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
DocuSignとGoogle Chatの連携フローの作り方
今回は「DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約が完了した後の社内への情報共有に手間を感じていませんか？担当者が手動で連絡していると、共有漏れや遅延が発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングを検知して、自動でGoogle Chatへ通知を送信できます。これにより、関係者への迅速で確実な情報共有が実現し、契約後の業務をスムーズに開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項
- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- DocuSignとGoogle Chatをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、DocuSignとGoogle Chatの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:DocuSignとGoogle Chatをマイアプリ登録
DocuSignとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録をしておくことで、自動化設定が簡単になります。
まず、DocuSignのマイアプリ登録をします。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でDocuSignを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、DocuSignにログインしてください。
続いて、Google Chatのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同様にGoogle Chat（OAuth）を検索するか、一覧から探します。
Yoomのヘルプページを参照してマイアプリ登録をしてください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、DocuSignとGoogle Chatが表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約が完了した後の社内への情報共有に手間を感じていませんか？担当者が手動で連絡していると、共有漏れや遅延が発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングを検知して、自動でGoogle Chatへ通知を送信できます。これにより、関係者への迅速で確実な情報共有が実現し、契約後の業務をスムーズに開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項
- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」→「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページより変更できます。
最初にDocuSignの設定から行うため、「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可
- 「DocuSignと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いないか確認
- 「トリガーアクション」→エンベロープが完了したら
以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックして、Webhook URLをコピーしてください。
注意事項を確認しましょう。
注意事項を確認し、DocuSignの画面で設定してください。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定してください。
※DocuSignの「発行するURL」にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしましょう。
設定できたら、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行してYoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google Chatの設定を行うため、「Google Chatに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→自由に変更可
- 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントに間違いないか確認
- 「アクション」→メッセージを送信
以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定します。
スクロールし、「メッセージ内容」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを使用して、設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを使用できます。
以下は例として設定しているので、任意で設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、DocuSignとGoogle Chatの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSign で契約が完了したら Google Chat に通知する
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約が完了した後の社内への情報共有に手間を感じていませんか？担当者が手動で連絡していると、共有漏れや遅延が発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングを検知して、自動でGoogle Chatへ通知を送信できます。これにより、関係者への迅速で確実な情報共有が実現し、契約後の業務をスムーズに開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了連絡を、手作業で行っている契約管理や営業担当者の方
- 契約に関する情報をGoogle Chatで迅速に共有し、業務効率化を図りたい方
- 手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了と同時にGoogle Chatへ自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 連絡対応を自動化することで、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、契約完了の旨を任意のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、契約者名や契約日など、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、送信することもできます。
■注意事項
- DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
DocuSignを使ったその他の自動化例
1.DocuSignで契約が完了したら、自動的にkintoneの情報を更新するフローです。
手作業でデータを更新する手間が省け、コア業務に集中できるでしょう。
■概要
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書作成から管理まで一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてkintoneに情報を蓄積していくことで、チーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、あらかじめエンペロープIDを登録していたkintoneのレコードに送信日時を追加します。
自動でレコードを追加し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書作成から管理まで一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてkintoneに情報を蓄積していくことで、チーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、あらかじめエンペロープIDを登録していたkintoneのレコードに送信日時を追加します。
自動でレコードを追加し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに自動格納するフローです。
手動でファイルを格納する必要がなくなり、ファイルの紛失を防ぎます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
3.フォームの内容を用いて、自動的にGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、DocuSignで送付するフローです。
フォームにデータを入力するだけで、書類の発行と送付ができるため、手間が省けます。
■概要採用予定者との雇用契約書の締結業務は、重要な手続きでありながらも手作業が多く、時間や手間がかかる業務の一つです。 フォームで受け取った情報を手動で契約書雛形に転記し、電子契約サービスで送付する、といった一連の作業では転記ミスや送付漏れなども発生しやすくなります。 このワークフローを活用すれば、フォームへの情報入力だけでGoogleドキュメントの雛形から雇用契約書を自動で発行し、DocuSignでの送付までを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- 雇用契約書の作成から送付までの一連の業務を効率化したい人事労務担当者の方
- GoogleドキュメントとDocuSignを活用して契約業務を自動化したいと考えている方
- フォームで取得した情報を活用して、契約書を自動で作成、送付したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム入力から契約書発行、DocuSignでの送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
- システムがフォームの情報を直接契約書に反映させるため、手作業による転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、フォームの内容をもとにGoogleドキュメントの雛形から書類を発行するよう設定します
- 続けて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成する」アクションと「エンベロープに書類を追加・更新する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信する」アクションを設定し、契約書を指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガーでは、氏名や住所、入社年月日など、契約書作成に必要な情報を収集できるよう、質問項目や回答種別を任意で設定してください
- 書類発行機能では、予め用意したGoogleドキュメントの雛形ファイルを設定し、フォームで取得した値を書類内の任意の場所に差し込むことが可能です。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定できます
- DocuSignの各アクションでは、宛先のメールアドレスや件名などに、フォームで取得した情報や固定のテキストを自由に設定することが可能です
■注意事項- Googleドキュメント、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 雇用契約書の作成から送付までの一連の業務を効率化したい人事労務担当者の方
- GoogleドキュメントとDocuSignを活用して契約業務を自動化したいと考えている方
- フォームで取得した情報を活用して、契約書を自動で作成、送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム入力から契約書発行、DocuSignでの送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
- システムがフォームの情報を直接契約書に反映させるため、手作業による転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、フォームの内容をもとにGoogleドキュメントの雛形から書類を発行するよう設定します
- 続けて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成する」アクションと「エンベロープに書類を追加・更新する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信する」アクションを設定し、契約書を指定の宛先に送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名や住所、入社年月日など、契約書作成に必要な情報を収集できるよう、質問項目や回答種別を任意で設定してください
- 書類発行機能では、予め用意したGoogleドキュメントの雛形ファイルを設定し、フォームで取得した値を書類内の任意の場所に差し込むことが可能です。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定できます
- DocuSignの各アクションでは、宛先のメールアドレスや件名などに、フォームで取得した情報や固定のテキストを自由に設定することが可能です
■注意事項
- Googleドキュメント、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動化することで、業務効率の向上が期待できます。
これにより、契約完了の把握が容易になり、見落としを防ぎ、その後の業務をスムーズに行えるでしょう。
特に迅速な対応が求められるビジネス環境では、大きなメリットがあるでしょう。
この自動化を導入して、対応を効率化させましょう。
ノーコードツールYoomを利用した自動化には、コード入力は一切不要です。
自動化の導入を検討中の方は、こちらから無料登録してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
