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DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動で受け取る方法をご紹介します。
この自動化により、リアルタイムで契約の進捗を把握でき、後続業務もスムーズに進められるかもしれません。
また、チーム間での情報共有が容易になるため、通知を即座に受け取りたい方におすすめの自動化です。
本記事では、DocuSignとGoogle Chatを連携するメリットと自動化の設定方法をご紹介します。
DocuSignとGoogle Chatを連携すると、契約完了時の通知手間を削減できます。
たとえば、DocuSignで契約が完了するとGoogle Chatに自動通知されます。
これにより、担当者はDocuSignでの確認やGoogle Chatに通知する手間が省け、負担が軽減されます。
そのため、担当者は優先すべきタスクに集中できる環境が整うでしょう。
契約完了通知をGoogle Chatで受け取ることで、重要な契約の見落としを防げるでしょう。
特に、契約が多岐にわたる場合や複数の契約が同時進行していると、契約の確認漏れが起こるリスクが高まります。
しかし、この自動化を導入すれば、契約完了の通知がアーカイブとして残り、後からでも履歴を確認することができます。
たとえば、契約処理を正確に行う必要がある経理部や法務部は、Google Chatを確認するだけで済み、契約処理がスムーズに進められるでしょう。
また、Google Chatの通知先をチームメンバーに設定しておけば、契約完了をチームで共有できるでしょう。
DocuSignで契約が完了した際に、Google Chatに自動通知されることで、後続の業務をスムーズに進めることができます。
たとえば、契約完了後にサービスの提供準備を行ったり、書類の準備を行ったりすることができます。
これにより、担当者はタイミングを逃さずに後続業務を開始できるため、業務の遅延が起こりにくくなるでしょう。
特に、迅速な対応が求められる企業においては、有効な自動化になるでしょう。
DocuSignとGoogle Chatを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてGoogle Chatに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でGoogle Chatへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方には[DocuSignとMicrosoft Teamsを連携する]フローはおすすめです。
自動でGoogle Chatへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
DocuSignとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録をしておくことで、自動化設定が簡単になります。
まず、DocuSignのマイアプリ登録をします。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でDocuSignを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、DocuSignにログインしてください。
続いて、Google Chatのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同様にGoogle Chat（OAuth）を検索するか、一覧から探します。
Yoomのヘルプページを参照してマイアプリ登録をしてください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、DocuSignとGoogle Chatが表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてGoogle Chatに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でGoogle Chatへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方には[DocuSignとMicrosoft Teamsを連携する]フローはおすすめです。
自動でGoogle Chatへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」→「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページより変更できます。
最初にDocuSignの設定から行うため、「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックして、Webhook URLをコピーしてください。
注意事項を確認しましょう。
注意事項を確認し、DocuSignの画面で設定してください。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定してください。
※DocuSignの「発行するURL」にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしましょう。
設定できたら、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行してYoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google Chatの設定を行うため、「Google Chatに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定します。
スクロールし、「メッセージ内容」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを使用して、設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを使用できます。
以下は例として設定しているので、任意で設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSign で契約が完了したら Google Chat に通知する
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてGoogle Chatに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でGoogle Chatへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方には[DocuSignとMicrosoft Teamsを連携する]フローはおすすめです。
自動でGoogle Chatへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
1.DocuSignで契約が完了したら、自動的にkintoneの情報を更新するフローです。
手作業でデータを更新する手間が省け、コア業務に集中できるでしょう。
■概要
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書作成から管理まで一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてkintoneに情報を蓄積していくことで、チーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、あらかじめエンペロープIDを登録していたkintoneのレコードに送信日時を追加します。
自動でレコードを追加し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに自動格納するフローです。
手動でファイルを格納する必要がなくなり、ファイルの紛失を防ぎます。
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
3.フォームの内容を用いて、自動的にGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、DocuSignで送付するフローです。
フォームにデータを入力するだけで、書類の発行と送付ができるため、手間が省けます。
DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動化することで、業務効率の向上が期待できます。
これにより、契約完了の把握が容易になり、見落としを防ぎ、その後の業務をスムーズに行えるでしょう。
特に迅速な対応が求められるビジネス環境では、大きなメリットがあるでしょう。
この自動化を導入して、対応を効率化させましょう。
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