DocuSignとGoogle Chatで契約完了後の通知を自動化してみた！

DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動で受け取る方法をご紹介します。
この自動化により、リアルタイムで契約の進捗を把握でき、後続業務もスムーズに進められるかもしれません。
また、チーム間での情報共有が容易になるため、通知を即座に受け取りたい方におすすめの自動化です。
本記事では、DocuSignとGoogle Chatを連携するメリットと自動化の設定方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

DocuSignとGoogle Chatを使用して、契約の進捗を把握したい方
Google Chatで契約情報を共有し、見落としを防ぎたい法務・経理部門の方
契約完了後にスピーディーに後続業務を行いたい方

DocuSignとGoogle Chatの連携メリットと具体例

メリット1:契約完了の通知手間が省ける

DocuSignとGoogle Chatを連携すると、契約完了時の通知手間を削減できます。
たとえば、DocuSignで契約が完了するとGoogle Chatに自動通知されます。
これにより、担当者はDocuSignでの確認やGoogle Chatに通知する手間が省け、負担が軽減されます。
そのため、担当者は優先すべきタスクに集中できる環境が整うでしょう。

メリット2:契約確認の見落としを防げる

契約完了通知をGoogle Chatで受け取ることで、重要な契約の見落としを防げるでしょう。
特に、契約が多岐にわたる場合や複数の契約が同時進行していると、契約の確認漏れが起こるリスクが高まります。
しかし、この自動化を導入すれば、契約完了の通知がアーカイブとして残り、後からでも履歴を確認することができます。
たとえば、契約処理を正確に行う必要がある経理部や法務部は、Google Chatを確認するだけで済み、契約処理がスムーズに進められるでしょう。
また、Google Chatの通知先をチームメンバーに設定しておけば、契約完了をチームで共有できるでしょう。

メリット3:後続業務をスムーズに行える

DocuSignで契約が完了した際に、Google Chatに自動通知されることで、後続の業務をスムーズに進めることができます。
たとえば、契約完了後にサービスの提供準備を行ったり、書類の準備を行ったりすることができます。
これにより、担当者はタイミングを逃さずに後続業務を開始できるため、業務の遅延が起こりにくくなるでしょう。
特に、迅速な対応が求められる企業においては、有効な自動化になるでしょう。

DocuSignとGoogle Chatを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

DocuSignとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は「DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

DocuSignとGoogle Chatをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、DocuSignとGoogle Chatの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:DocuSignとGoogle Chatをマイアプリ登録

DocuSignとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録をしておくことで、自動化設定が簡単になります。

まず、DocuSignのマイアプリ登録をします。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

「アプリ名で検索」でDocuSignを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、DocuSignにログインしてください。

続いて、Google Chatのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同様にGoogle Chat（OAuth）を検索するか、一覧から探します。

Yoomのヘルプページを参照してマイアプリ登録をしてください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、DocuSignとGoogle Chatが表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」→「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページより変更できます。
最初にDocuSignの設定から行うため、「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可
「DocuSignと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いないか確認
「トリガーアクション」→エンベロープが完了したら

以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックして、Webhook URLをコピーしてください。
注意事項を確認しましょう。

注意事項を確認し、DocuSignの画面で設定してください。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定してください。
※DocuSignの「発行するURL」にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしましょう。
設定できたら、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行してYoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Google Chatの設定を行うため、「Google Chatに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可
「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントに間違いないか確認
「アクション」→メッセージを送信

以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定します。

スクロールし、「メッセージ内容」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを使用して、設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを使用できます。
以下は例として設定しているので、任意で設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、DocuSignとGoogle Chatの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

今回使用したフローボットテンプレート
DocuSign で契約が完了したら Google Chat に通知する

DocuSignを使ったその他の自動化例

1.DocuSignで契約が完了したら、自動的にkintoneの情報を更新するフローです。
手作業でデータを更新する手間が省け、コア業務に集中できるでしょう。

2.DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに自動格納するフローです。
手動でファイルを格納する必要がなくなり、ファイルの紛失を防ぎます。

3.フォームの内容を用いて、自動的にGoogleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、DocuSignで送付するフローです。
‍フォームにデータを入力するだけで、書類の発行と送付ができるため、手間が省けます。

まとめ

DocuSignとGoogle Chatを連携し、契約完了時の通知を自動化することで、業務効率の向上が期待できます。
これにより、契約完了の把握が容易になり、見落としを防ぎ、その後の業務をスムーズに行えるでしょう。
特に迅速な対応が求められるビジネス環境では、大きなメリットがあるでしょう。
この自動化を導入して、対応を効率化させましょう。

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