■概要
採用予定者との雇用契約書の締結業務は、重要な手続きでありながらも手作業が多く、時間や手間がかかる業務の一つです。 フォームで受け取った情報を手動で契約書雛形に転記し、電子契約サービスで送付する、といった一連の作業では転記ミスや送付漏れなども発生しやすくなります。 このワークフローを活用すれば、フォームへの情報入力だけでGoogleドキュメントの雛形から雇用契約書を自動で発行し、DocuSignでの送付までを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 雇用契約書の作成から送付までの一連の業務を効率化したい人事労務担当者の方
- GoogleドキュメントとDocuSignを活用して契約業務を自動化したいと考えている方
- フォームで取得した情報を活用して、契約書を自動で作成、送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム入力から契約書発行、DocuSignでの送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
- システムがフォームの情報を直接契約書に反映させるため、手作業による転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、フォームの内容をもとにGoogleドキュメントの雛形から書類を発行するよう設定します
- 続けて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成する」アクションと「エンベロープに書類を追加・更新する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信する」アクションを設定し、契約書を指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名や住所、入社年月日など、契約書作成に必要な情報を収集できるよう、質問項目や回答種別を任意で設定してください
- 書類発行機能では、予め用意したGoogleドキュメントの雛形ファイルを設定し、フォームで取得した値を書類内の任意の場所に差し込むことが可能です。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定できます
- DocuSignの各アクションでは、宛先のメールアドレスや件名などに、フォームで取得した情報や固定のテキストを自由に設定することが可能です
■注意事項
- Googleドキュメント、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください
.png){kind=small}
