・
ファイルのやり取りを行う際は、メールに添付するか、共通管理しているファイルに保存するというのが主流ではないでしょうか。どちらの場合も「関係者に通知する」という作業を行う必要がありますよね。
今回はこの通知作業を簡略化できるアプリ連携の方法をご紹介します！
使用するアプリはDropboxとDiscordです。この2つのツールを活用しているのであれば、ぜひ連携してみましょう。
こんな方におすすめ
・Dropboxに新規ファイルをアップロードしたことをDiscordで報告している企業や部署
・チームメンバーとDropboxのフォルダを共有しており新規ファイルの追加を素早く周知したい部署
・資料やデザインなどのファイルのやり取りが多くDiscordを用いた通知業務を簡略化したい方
DropboxとDiscordの連携メリットと具体例
メリット1: 情報共有の促進とチーム連携の強化
今回の連携を行うことで、Dropboxに新たなファイルが追加されると、Discordに自動で通知が届くようになります。これにより、新しいファイルの存在をメンバーが把握しやすくなり、チーム連携が強化される可能性があります。
例えば、複数人が関わるプロジェクトでは各担当ごとに業務を進めるはずです。この際は「いかに情報を共有し合いスムーズな連携を行えるか」という点が、プロジェクトを成功に導く1つのポイントとなることも少なくありません。
今回の連携は「新規ファイルのアップロードを自動通知する」というものです。このようなチーム同士の連携や情報の共有を強化できる可能性があります。そのため有益と言えるのではないでしょうか。
メリット2: フィードバックサイクルの短縮
デジタル社会において資料やデザインなどのフィードバックの際、ファイルのやり取りはほぼ必須ですよね。
しかし、その都度関係者のメンションをつけて送信するというのは、あまり効率的ではないかもしれません。そこで便利なのがDropboxとDiscordの連携です。
例えば、デザインチームに依頼したイラストやデザインなどは、要件やイメージ、ラフ画などのやり取りを幾度も行うこととなります。加えて、仕上がったものに対する詳細な要望などの手直しを依頼することも少なくなりません。
このようなやり取りを行う際に毎回メンションをつけて行わなければならない通知業務は、少々手間ですよね。今回の連携を導入すれば、Dropboxにファイルをアップロードするだけで相手方にメッセージが届くため、通知業務の手間が省け、ファイルのやり取りをスピーディーに行えるかもしれません。
メリット3: 報告漏れの回避
タスクに追われていると通知業務を後回しにしてしまうことはありませんか？
例えば今回のような「ファイルをアップロードしたことを関係者に通知する」という業務は、ファイルをアップロードしたけれども、通知は後ほどまとめて行うつもりでおり、最終的に忘れてしまったといった事態になることも十分に考えられます。
しかしDropboxとDiscordを連携すれば、新しいファイルが追加されるとオンタイムでメッセージが送信されるため、このような事態を回避しやすくなるはずです。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフローです。
DropboxとDiscordの連携フローの作り方
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・DropboxとDiscordをマイアプリ連携
・Dropboxの起動設定
・Discordへ通知する設定
・トリガーボタンをONにして、DropboxとDiscordの連携動作を確認
ステップ1：DropboxとDiscordをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
DropboxとYoomの連携
1.検索する
Dropboxのアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
DiscordとYoomの連携
1.検索する
Discordを検索し、Discordのアイコンを選択します。
2.必須項目の入力
Discord Developer PortalからBotトークンを取得し、アクセストークンに入力します。
詳しくはDiscordのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフローです。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Dropboxを起動する設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Dropboxのアイコンの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
対象のフォルダのパスについてはボックス下部の補足に従い、設定しましょう。
今回のフローボットはファイル名に特定のキーワードが含まれている場合にのみ起動する設定になっています。
そのため、特定のファイル名を定めて設定しましょう。
6.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
ステップ4：Discordへ通知する設定
1.アプリと連携する
Discordのアイコンの「メッセージを送信」を選択してください。次へを押します。
2.チャンネルIDの入力
まずはGitHubにIssueが追加されたことを知らせたいチャンネルIDを設定しましょう。
ボックス下部の捕捉のとおりに入力してください。
3.メッセージの確認
Discordへ通知したいメッセージの内容を設定します。
今回は既に設定されているため、変更がなければこのままで問題ありません。変更する場合は修正をしましょう。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知する
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフローです。
Dropboxを使ったその他の自動化例
他にDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成する
ファイルがアップロードされたらタスクとして追加されるため、ファイルの見落としやチェック漏れなどを防ぎやすくなるはずです。
■概要
Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイルデータへのアクセス性を高めたい方
2.Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト進行のためにタスクを登録している方
■注意事項
・Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納する
契約書類を格納することも可能です。締結後の書類をアップロードする手間が省けるため、事務作業を効率よくこなしていきやすくなります。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
3.添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知し、Dropboxに連携してファイルをアップロードする
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Slackに添付されているファイルをDropboxにした後、その旨をSlackに通知するフローを自動化可能です。
添付ファイルつきのメールが届いたらSlackでチャンネルにファイルを送り、Dropboxに連携してファイルをアップロードするフローです。
まとめ
ファイルを格納したことをその都度通知するのは、少々手間に感じてしまいますよね。そこで今回の連携を導入すれば、通知業務を簡略化することができるでしょう。
今回紹介したフローは、特定のキーワードがファイル名に組み込まれているとDiscordに通知が届くようになるため、確認漏れや報告ミスを防ぎたい大切なファイルのやり取りにも活用できるはずです。
ぜひ日々の業務にとりいれて、タスクを簡略化していきましょう！
.avif)
.png)
.avif)
