Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらBoxに取引先毎のフォルダを自動作成する方法

ステップ1:Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをマイアプリ登録

Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初に、マイアプリ登録を行うと、自動化設定をスムーズに行えます。

まず、Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、Microsoft Dynamics365 Salesを探すか、検索機能を活用して検索してください。

以下の画面が表示されたら、「ドメイン」の設定を行います。

続いて、Boxのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、検索機能を活用してBoxを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Boxにログインします。

以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。

Microsoft Dynamics365 SalesとBoxがマイアプリに表示されれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更しましょう。
まず、Microsoft Dynamics365 Salesの設定を行うので、「取引先企業が作成されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるMicrosoft Dynamics365 Salesのトリガー設定とその後に続くBoxのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→取引先企業が作成されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
• 「ドメイン」→マイアプリ登録時に使用したドメインを入力

設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Boxの設定を行うので、「フォルダを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→フォルダを作成
  

以下の画面が表示されたら、「フォルダ名」を設定しましょう。
Microsoft Dynamics365 Salesのアウトプットを活用してフォルダ名を設定することで、自動的にフォルダ名が入力されます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下は例ですので、ご自由に設定してください。

スクロールし、説明の通りに「親フォルダのコンテンツID」を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Microsoft Dynamics365 SalesとBoxの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例

他にもMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
Microsoft Dynamics365 SalesのリードをMicrosoft Teamsに自動通知できるため、リード情報の確認が容易になります。
リード登録後にスムーズに後続業務を進めたい方におすすめの自動化です。

2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたら、自動的にGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報をGoogle スプレッドシートで管理している方におすすめです。
リード情報を活用し、営業活動を効率化させる際に便利です。

3.Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに自動通知するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesにリードが登録されたら、定型メールを自動送信できるため、頻繁にリードが追加される企業におすすめです。
定型メールの作成が不要になるため、手間が大幅に省けます。

まとめ

取引先ごとのフォルダ作成を自動化することで、手作業が不要になり、正確にフォルダ管理ができるでしょう。
手動でのフォルダ作成で起こりがちなフォルダ名のミスや重複作成を防止し、取引先名を統一した状態で作成できます。
また、Boxを活用して取引先データの管理を行っている場合、チーム全体で取引先情報の共有が見込めます。
このように、フォルダの自動作成は、ヒューマンエラーを防ぎつつ、プロジェクトのスピードアップが期待できるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを業務に取り入れることで、フォルダ管理の効率化に役立ててください。