チームで取引先ごとにフォルダ分けを行っている場合、フォルダを作成する従業員によってフォルダ名に違いが発生したり、重複作成したりといったリスクが起こります。
こんな方におすすめ
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxを活用し、取引先フォルダの管理を自動化したい方
チーム間の情報共有を円滑にし、業務を効率化させたいプロジェクトリーダー
フォルダ管理を統一し、セキュリティを強化させたい情報管理担当者
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxの連携メリットと具体例 メリット1:正確に取引先ごとのフォルダを作成できる Microsoft Dynamics365 SalesとBoxを連携することで、取引先登録後のフォルダ作成を自動化できます。自動化の導入により、Microsoft Dynamics365 Sales上で登録した取引先名でBoxにフォルダ名を作成できるため、正確な形式でフォルダの作成ができるでしょう。
メリット2:チーム内への取引先情報の共有が円滑になる Boxに取引先ごとのフォルダが自動作成されることで、営業チームや関連部署が顧客情報にアクセスできる環境が整うでしょう。Boxのフォルダを介してスピーディーに取引情報を確認できるため、関連チームの連携も強化できるかもしれません。
メリット3:データの不整合を防ぎセキュリティを強化できる フォルダ作成を自動化すれば、フォルダ名が統一されるため、データの不整合が起こるリスクを低減できるかもしれません。自動化を導入すれば、フォルダ名を統一してフォルダを自動作成できるため、一貫性のあるフォルダ管理を実現できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらBoxに取引先毎のフォルダを作成する」 方法をご説明します。
[Yoomとは]
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxの連携フローの作り方 Microsoft Dynamics365 Salesの取引先登録をAPIで受け取り、BoxのAPIを介して取引先ごとのフォルダを作成することで、自動化の実現が可能です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるMicrosoft Dynamics365 Salesのトリガー設定とその後に続くBoxのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Microsoft Dynamics365 SalesとBoxの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちら
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらBoxに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しい取引先を管理する際、関連資料を保管するために都度Boxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の入力ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先が登録されると、自動でBoxに取引先ごとのフォルダが作成され、こうした手作業をなくし業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先情報の登録と関連資料の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方 営業チームの定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録をトリガーに、自動でBoxのフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得した取引先企業の情報をフォルダ名として指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に新しいフォルダを作成するかを任意で指定できます。 作成するフォルダ名は、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した取引先名などの情報を変数として設定したり、固定のテキストと組み合わせたりして自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをマイアプリ登録 Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
まず、Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録を行ってください。
以下の画面が表示されたら、「ドメイン」の設定を行います。
続いて、Boxのマイアプリ登録を行いましょう。
以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxがマイアプリに表示されれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー 自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらBoxに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しい取引先を管理する際、関連資料を保管するために都度Boxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の入力ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先が登録されると、自動でBoxに取引先ごとのフォルダが作成され、こうした手作業をなくし業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先情報の登録と関連資料の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方 営業チームの定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録をトリガーに、自動でBoxのフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得した取引先企業の情報をフォルダ名として指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に新しいフォルダを作成するかを任意で指定できます。 作成するフォルダ名は、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した取引先名などの情報を変数として設定したり、固定のテキストと組み合わせたりして自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
ステップ3:フローの起点となるMicrosoft Dynamics365 Salesのトリガー設定とその後に続くBoxのオペレーション設定 以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→取引先企業が作成されたら
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
「ドメイン」→マイアプリ登録時に使用したドメインを入力
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Boxの設定を行うので、「フォルダを作成」をクリックしましょう。
「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成
以下の画面が表示されたら、「フォルダ名」を設定しましょう。
スクロールし、説明の通りに「親フォルダのコンテンツID」を設定してください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Microsoft Dynamics365 SalesとBoxの連携動作を確認 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらBoxに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しい取引先を管理する際、関連資料を保管するために都度Boxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の入力ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先が登録されると、自動でBoxに取引先ごとのフォルダが作成され、こうした手作業をなくし業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先情報の登録と関連資料の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方 営業チームの定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録をトリガーに、自動でBoxのフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得した取引先企業の情報をフォルダ名として指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に新しいフォルダを作成するかを任意で指定できます。 作成するフォルダ名は、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した取引先名などの情報を変数として設定したり、固定のテキストと組み合わせたりして自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
その他のMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例 他にもMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。 Microsoft Dynamics365 SalesのリードをMicrosoft Teamsに自動通知できるため、リード情報の確認が容易になります。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、チームへ迅速に共有できていますか。手作業でのコピー＆ペーストや通知作成は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたことをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送信でき、リード発生からアプローチまでの時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手動でチームに共有している営業担当者の方 Microsoft Teamsを活用し、チーム全体でリード情報をリアルタイムに把握したいと考えている方 リードへの初動を早め、営業機会の損失リスクを低減したいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
リードが作成されると同時に情報が自動で共有されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なリード情報をチームへ確実に伝達することで、円滑な連携を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を通知メッセージに含めます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知に含めるリード情報は、会社名、担当者名、リードソースなど、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した項目の中から任意で設定してください。 通知を送信するMicrosoft Teamsのチームやチャネルは、営業チーム用や新規リード共有用など、実際の運用に合わせて自由に選択することが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたら、自動的にGoogle スプレッドシートに追加するフローです。 Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報をGoogle スプレッドシートで管理している方におすすめです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理しているリード情報を、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記するのは手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Microsoft Dynamics365 Salesに新しいリードが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業によるデータ入力の手間を省き、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 手入力による転記ミスや情報更新の遅れに課題を感じている営業チームのマネージャーの方 SaaS間のデータ連携を自動化し、リード管理業務の効率化を目指しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録と同時にGoogle スプレッドシートが更新され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で処理するため、手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したリード情報をスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、出力先となるスプレッドシートIDとシートIDを任意で設定してください。 トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報の中から、どの項目をスプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定します。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに自動通知するフローです。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードが登録されたら、定型メールを自動送信できるため、頻繁にリードが追加される企業におすすめです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？この定型業務は、対応漏れや送信ミスが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Outlookから関係者へ定型メールを自動で送信し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesでのリード発生時の通知を手作業で行っている営業担当者の方 リード情報をOutlookのメールで迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方 営業プロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動で通知されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるメール送信時の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいリード情報を基にした通知メールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、連携するご自身の環境に合わせてドメインを正しく設定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、トリガーで取得したリードの会社名などの情報を組み込めます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ 取引先ごとのフォルダ作成を自動化することで、手作業が不要になり、正確にフォルダ管理ができるでしょう。
