Difyで勤怠管理を効率化｜AIアシスタントで業務をスムーズに進化させる方法

毎月末が近づくと、つい「はぁ……」とため息をついてしまいませんか？
大量の打刻データを確認し、入力漏れや休憩時間の不足がないかを一人ずつチェックする作業は、時間も手間もかかります。
「もっと楽に、しかもミスなく管理できればいいのに」
そんな悩みを解決する手段として注目されているのが、AIプラットフォームDifyです。
Difyを使えば、勤怠データや就業規則をもとに、残業時間のチェックや不備の洗い出し、社内ルールに関する問い合わせ対応までをAIに任せることができます。
本記事では、Difyを使った勤怠管理の具体的な活用方法を、実際の業務を想定したシナリオと検証結果を交えながら詳しく紹介します。

💪Difyって何がすごいの？

Difyをひとことで言うなら、「自分たち専用の、物知りなAIアシスタント」を作れるツールです。

プログラミングの知識がなくても、画面上のブロックを繋ぐだけで「社内ルールに詳しいAI」が完成します。

最大の特徴は、自社の就業規則（PDFなど）をAIに読み込ませることができる点。

ただの計算機ではなく、「うちの会社のルールだと、この働き方はNGだよ」と教えてくれる、賢いパートナーになってくれます！

こんな使い方ができます

例えば、こんな業務をAIにお願いしてみるのはいかがでしょうか。

• 「うっかり」を防ぐ残業アラート：勤怠データをCSVファイルとしてまとめてAIに資料として渡します。
  その中で、36協定の限度時間に近づいている社員をAIが見つけ出し、「〇〇さんは、今月はあと〇時間ですよ」と情報を抽出してくれるんです。
• 打刻の矛盾チェック：「出勤時間が退勤時間より後になっている」「休憩が1分も取られていない」といった、人間でも見落としがちな不備を瞬時に判断可能！
  数字チェックを人の目で行うのは時間がかかるため、この作業をAIが代行してくれるのは助かりますね。
• 月次レポートの作成：複雑な数字の羅列を読み取って、「今月は営業部の残業が増える傾向にありました」といった分析レポートを自動でまとめてくれるんです。
  第三者目線でチェックしてくれるので、今までになかった視点も取り入れられるようになるでしょう。

📝YoomはDifyと連携して勤怠管理を自動化できます

 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

「AIが便利なのはわかるけど、データを移すのが面倒そう……」と感じる方も多いはず。そこで活躍するのが、アプリ同士を繋ぐYoomです。

まずは、勤怠データの取得や通知を自動化するテンプレートから試してみるのがおすすめ！他にも、データベースツールへの記録も自動化しておけば、振り返りもグッと楽になりますよ。

Yoomを使えば、問い合わせメールを受信後、そのままDifyに「これ、分析・要約しておいて！」とバトンタッチできます。

Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Outlookで受信したメール内容をDifyで要約し、Microsoft Excelに自動で追加する

試してみる

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■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容確認や、Microsoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報集約は時間がかかる上、入力ミスや要約の抜け漏れも発生しがちです。
このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、AIツールのDifyが自動で内容を要約し、その結果をMicrosoft Excelの指定したシートに書き出します。DifyとMicrosoft Excelを連携させることで、面倒な定型業務を自動化し、情報収集と管理の質を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信した特定メールの情報を、手作業でMicrosoft Excelにまとめている方
・Difyのような生成AIを活用して、情報収集やデータ整理のプロセスを効率化したいと考えている方
・チームや部署内で共有する情報の集約と管理を、自動化によって効率化したい担当者の方

■注意事項
・Outlook、Dify、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

詳細を見る 試してみる

🌳【実録】実際にDifyで試してみた！

「本当にそんなにうまくいくの？」と半信半疑だったので、実際にDifyで検証を行いました。

有給申請の不明点を聞いてみた

会社の有給ってそんなに頻繁に使わないので、いざ有給の取得申請をするとなると、「有給っていつ付与されるんだっけ？」「慶弔休暇の申請はどうすればいい？」といった不明点が出てきますよね。

そこで今回の検証では、就業規則で定められている有給に関する事項を参照して、問い合わせに答えるボットを作ってみました！

Difyにログイン後、「エージェント」を選択し、就業規則に基づいて回答するAIになるようプロンプトを設定しました。

あなたは、株式会社サンプルの「人事総務AIアシスタント」です。 社員からの就業に関する質問に対して、就業規則（ナレッジに登録された文書）の内容に基づき、分かりやすく回答してください。
〜（省略）〜

この際、「ナレッジに記載がない場合や、情報が不足していて断定できない場合は、推測で回答しないでください。」と事実に基づいた回答を行うように指示しています。

では、アプリを公開して質問を投げかけてみましょう。

有給っていつ付与される？という質問を投稿すると、わずか5秒ほどで回答文が出力されました！

登録したナレッジを順守した正しい回答だとわかりますね。

「あなたの現在の有給残日数は別途担当者に確認してね」と下部に記載があるため、不確定要素を断定していないのも高ポイントです。