Difyで勤怠管理を効率化｜AIアシスタントで業務をスムーズに進化させる方法

毎月末が近づくと、つい「はぁ……」とため息をついてしまいませんか？
大量の打刻データを確認し、入力漏れや休憩時間の不足がないかを一人ずつチェックする作業は、時間も手間もかかります。
「もっと楽に、しかもミスなく管理できればいいのに」
そんな悩みを解決する手段として注目されているのが、AIプラットフォームDifyです。
Difyを使えば、勤怠データや就業規則をもとに、残業時間のチェックや不備の洗い出し、社内ルールに関する問い合わせ対応までをAIに任せることができます。
本記事では、Difyを使った勤怠管理の具体的な活用方法を、実際の業務を想定したシナリオと検証結果を交えながら詳しく紹介します。

💪Difyって何がすごいの？

Difyをひとことで言うなら、「自分たち専用の、物知りなAIアシスタント」を作れるツールです。

プログラミングの知識がなくても、画面上のブロックを繋ぐだけで「社内ルールに詳しいAI」が完成します。

最大の特徴は、自社の就業規則（PDFなど）をAIに読み込ませることができる点。

ただの計算機ではなく、「うちの会社のルールだと、この働き方はNGだよ」と教えてくれる、賢いパートナーになってくれます！

こんな使い方ができます

例えば、こんな業務をAIにお願いしてみるのはいかがでしょうか。

• 「うっかり」を防ぐ残業アラート：勤怠データをCSVファイルとしてまとめてAIに資料として渡します。
  その中で、36協定の限度時間に近づいている社員をAIが見つけ出し、「〇〇さんは、今月はあと〇時間ですよ」と情報を抽出してくれるんです。
• 打刻の矛盾チェック：「出勤時間が退勤時間より後になっている」「休憩が1分も取られていない」といった、人間でも見落としがちな不備を瞬時に判断可能！
  数字チェックを人の目で行うのは時間がかかるため、この作業をAIが代行してくれるのは助かりますね。
• 月次レポートの作成：複雑な数字の羅列を読み取って、「今月は営業部の残業が増える傾向にありました」といった分析レポートを自動でまとめてくれるんです。
  第三者目線でチェックしてくれるので、今までになかった視点も取り入れられるようになるでしょう。

📝YoomはDifyと連携して勤怠管理を自動化できます

 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

「AIが便利なのはわかるけど、データを移すのが面倒そう……」と感じる方も多いはず。そこで活躍するのが、アプリ同士を繋ぐYoomです。

まずは、勤怠データの取得や通知を自動化するテンプレートから試してみるのがおすすめ！他にも、データベースツールへの記録も自動化しておけば、振り返りもグッと楽になりますよ。

Yoomを使えば、問い合わせメールを受信後、そのままDifyに「これ、分析・要約しておいて！」とバトンタッチできます。

Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

詳細を見る 試してみる

Outlookで受信したメール内容をDifyで要約し、Microsoft Excelに自動で追加する

試してみる

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■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容確認や、Microsoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報集約は時間がかかる上、入力ミスや要約の抜け漏れも発生しがちです。
このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、AIツールのDifyが自動で内容を要約し、その結果をMicrosoft Excelの指定したシートに書き出します。DifyとMicrosoft Excelを連携させることで、面倒な定型業務を自動化し、情報収集と管理の質を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信した特定メールの情報を、手作業でMicrosoft Excelにまとめている方
・Difyのような生成AIを活用して、情報収集やデータ整理のプロセスを効率化したいと考えている方
・チームや部署内で共有する情報の集約と管理を、自動化によって効率化したい担当者の方

■注意事項
・Outlook、Dify、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

詳細を見る 試してみる

🌳【実録】実際にDifyで試してみた！

「本当にそんなにうまくいくの？」と半信半疑だったので、実際にDifyで検証を行いました。

有給申請の不明点を聞いてみた

会社の有給ってそんなに頻繁に使わないので、いざ有給の取得申請をするとなると、「有給っていつ付与されるんだっけ？」「慶弔休暇の申請はどうすればいい？」といった不明点が出てきますよね。

そこで今回の検証では、就業規則で定められている有給に関する事項を参照して、問い合わせに答えるボットを作ってみました！

Difyにログイン後、「エージェント」を選択し、就業規則に基づいて回答するAIになるようプロンプトを設定しました。

あなたは、株式会社サンプルの「人事総務AIアシスタント」です。 社員からの就業に関する質問に対して、就業規則（ナレッジに登録された文書）の内容に基づき、分かりやすく回答してください。
〜（省略）〜

この際、「ナレッジに記載がない場合や、情報が不足していて断定できない場合は、推測で回答しないでください。」と事実に基づいた回答を行うように指示しています。

では、アプリを公開して質問を投げかけてみましょう。

有給っていつ付与される？という質問を投稿すると、わずか5秒ほどで回答文が出力されました！

登録したナレッジを順守した正しい回答だとわかりますね。

「あなたの現在の有給残日数は別途担当者に確認してね」と下部に記載があるため、不確定要素を断定していないのも高ポイントです。

さらに質問を続けます。

慶弔休暇と続けて取れるか？という質問を投稿しました。ちなみに、この点は就業規則に明記されていない部分です。

生成された結果を見ると「可能です」の回答がなされ、就業規則に禁止する文言はないというように提示されました。

事実、禁止事項として書かれていないので、この回答も正確だと判断できます。

「詳細は担当者に〜」と下部に記載されているので、申請時に担当スタッフへこの部分を確認しておいた方がいいな、ということがわかりますね。

ちょっと意地悪な質問をしてみましょう。

就業規則とは関係ない、申請フローについて質問してみました。
今回参照しているナレッジは規則だけで、申請方法が記載されているマニュアルは登録していないのです。
さあ、どんな回答が生成されるでしょうか...？
結果は以下の通り！

出力に少し時間がかかりました（といっても20秒ほど）が、規則に書かれている情報からできる限りの回答を提示してくれていました！

憶測で回答せずに、「具体的な連絡方法は就業規則内に記載がない」ということもしっかりと提示していますね。

誤った情報を提供せずに、マニュアルをきちんと参照している点は高く評価できます！

このようにあらかじめマニュアルをナレッジとして登録しておくことで、人事スタッフの作業をAIが代替してくれるのです。

問い合わせへの対応工数が減ることで、申請物の確認や情報整理に時間を当てられるようになるでしょう！

💬導入する前に知っておいてほしいこと

とても便利なAIですが、以下のようにいくつか気をつけるポイントもあります。

• 正しいデータを渡す
• セキュリティに注意する
• 最後は人の目で確認する

まず、AIに渡す「元のデータ」が正しくないと、出力結果も間違ってしまいます。
就業規則やマニュアルを登録する際、必要事項が抜けていないかをしっかりと確認しましょう。

また、勤怠データは大切な個人情報なので入力したデータがAIの学習に再利用されない『API利用』であることを確認し、セキュリティが担保された環境を選ぶこと が不可欠です 。

AIの判断を100%鵜呑みにするのではなく、最後は人の手と目で「よし、OK！」と確認する体制を整えておくのが、一番安心できる運用方法です。

⛄️まとめ

Difyを活用した「人事総務AIアシスタント」は、社内問い合わせの工数を劇的に削減する即戦力ツールであると感じた方も多いでしょう。
就業規則をナレッジとして登録するだけで、有給付与のタイミングに関する質問にわずか5秒で回答したのも驚きですが、憶測で答えることなく、正確にリスクヘッジを行った点も高評価を得ました！
Difyをうまく取り入れることで、勤怠管理業務は「ただ記録するだけの仕事」から「リスクを未然に防ぎ、働きやすさを考える仕事」へと進化します。
登録するデータの正確性を担保し、情報の機密性に合わせた適切なセキュリティモデルを選択することが不可欠ですが、AIに一次回答を任せ、最終的な判断を人間が行う体制を整えれば、人事スタッフはより付加価値の高い業務に集中できます。
まずは身近な社内マニュアルのナレッジ化から、業務効率化を今すぐ体感してみてください！

☀️Yoomでできること

Yoomは、Difyと他のサービスを繋ぐことで、勤怠管理以外のバックオフィス業務も丸ごと自動化できます。

例えば、コミュニケーションツールとの連携を深めることで、報告の漏れをさらに減らすことができます。
また、複雑な条件分岐が必要なワークフローも、テンプレートを使えば驚くほど簡単に作成可能！

給与計算の準備や入社手続きなど、「あ、これいつも同じことしてるな」と思う業務があれば、まずは一つだけ自動化してみる。

そんな小さな一歩が、将来の大きなゆとりを生むはずです。

メールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知する

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■概要
「メールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知する」フローは、メール対応の効率化とチーム内コミュニケーションの円滑化を実現する業務ワークフローです。
日々大量のメール対応に追われていませんか？特に回答作成やチームへの共有作業は時間と労力がかかります。このフローを活用すれば、受信したメールに自動でDifyが回答を生成し、即座にSlackに通知されるため、迅速な対応と情報共有が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・メール対応に時間を取られ、他の業務に支障を感じているビジネスパーソンの方
・DifyとSlackを活用して業務効率化を図りたいチームリーダーの方
・メールの自動返信とチーム内通知を一元管理したい企業のIT担当者の方
・顧客対応のスピードアップを目指しているカスタマーサポートの方

■注意事項
・Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

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Slackで指定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Difyで内容を解析し担当者宛てにGmailで通知する

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■概要
Slackに投稿される重要な通知、例えば顧客からの問い合わせやシステムアラートなどを、見逃してしまったり、担当者への共有が遅れたりしていませんか？
手動での確認と連絡は手間がかかるだけでなく、対応の遅れに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをきっかけに、Difyが内容を自動で解析し、その結果をGmailで担当者へ通知する一連の流れを自動化できます。
DifyとGmailを連携させることで、重要情報の伝達を効率化し、スムーズな対応をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
Slackでの問い合わせやアラート対応を、より効率化かつ正確に行いたいと考えている方
・DifyとGmailの連携を活用し、手作業での情報伝達や通知業務の自動化に関心がある方
・AIによるテキスト解析を業務に取り入れ、情報共有の質と速度を高めたい担当者の方

■注意事項
・Slack、Dify、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

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