メール受信トリガーとBacklogを連携して、GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加する方法

メールの内容をタスクとして活用している方は多くいると思いますが、手動でのタスク追加は手間と時間がかかる作業です。
そこで本記事では、メール受信をトリガーとしてBacklogに課題を追加する自動化を解説します。
この自動化を導入することで、手動でのタスク追加が不要になるため、タスク漏れやミスを防止できます。
これにより、タスク登録に費やしていた時間を削減でき、他の業務に専念できるでしょう。
また、タスク追加プロセスが標準化されるため、誰が対応してもスムーズに業務を進められるでしょう。

こんな方におすすめ

GmailやOutlookを日常的に使用し、その内容に基づいてBacklogに課題を追加している方
タスクを追加する際のタスク漏れや入力ミスを防ぎたい方
業務フローを標準化し、属人化を防ぎつつタスク管理を安定化させたい方

メール受信トリガーとBacklogの連携メリットと具体例

メリット1:タスク漏れを防止する

メールで受信した内容を基にBacklogに課題を追加する作業を手動で行っていると、タスク漏れや追加ミスが発生しやすくなります。
この問題を解消するために、メール受信トリガーとBacklogを連携し、GmailやOutlookで受信したメールを基にBacklogに課題を追加する自動化を活用しましょう。
たとえば、顧客からプロジェクト依頼メールを受信したら、Backlogに課題が自動追加されるので、タスク管理が容易になるかもしれません。
これにより、担当者はタスクを確認しやすくなり、スムーズに業務を進められるでしょう。

メリット2:タスク登録にかかる時間を削減する

GmailやOutlookから受信したメール内容をBacklogに課題として追加する作業は、件数が多ければ多いほど、作業時間がかかりがちです。
このプロセスを自動化すれば、担当者はタスク追加に時間を奪われなくなり、本来の業務に集中できる環境が整うでしょう。
たとえば、顧客から問い合わせメールを受信した際に、Backlogに課題が自動追加されるため、手作業が不要になります。
これにより、問い合わせメールがタスクとして追加されるため、タスク管理がしやすくなるでしょう。

メリット3:タスク追加プロセスを標準化できる

Backlogにタスクを自動登録することで、作業プロセスを標準化し、属人化を防ぐことができるでしょう。
たとえば、人事部が採用に関するメールを受信した場合、Backlogに課題が追加される自動化を導入しておけば、プロセスが統一され、誰が対応してもスムーズに業務を進行できるはずです。
これにより、担当者がメールを確認しなくても作業が滞ることなく、タスクを管理できるようになるでしょう。
その結果、異動などで担当者が変更されても、安定したタスク管理が見込めます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

メール受信トリガーとBacklogの連携フローの作り方

メールを受信したら起動するYoomのメール受信トリガーで受信したメールをAPIを介して受け取り、BacklogのAPIを通じて課題を追加することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Backlogをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるメール受信トリガーの設定とその後に続くBacklogのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、メール受信トリガーとBacklogの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Backlogをマイアプリ登録

BacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初に、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易に進められます。

それでは、Backlogのマイアプリ登録を始めます。
Yooｍ画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からBacklogを検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、説明の通りに「ドメイン」を設定してください。

Backlogが自身のマイアプリ欄に表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、メール受信トリガーの設定を行うため、「メールを受信したら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるメール受信トリガーの設定とその後に続くBacklogのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。

スクロールし、以下の設定を行います。

「タイトル」→自身で変更可能
「受信用アドレスの作成」→任意で設定

赤枠内をクリックし、GmailやOutlookでメールを受信する設定を行ってください。
Gmailからのメールを受信する方法は、こちらを確認しましょう。
Outlookからのメールを受信する方法は、こちらを確認してください。
GmailやOutlookでテスト用にメールを送信しましょう。

以下の画面が表示されたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Backlogと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「アクション」→課題の追加

以下の画面が表示されるので、設定を行います。

「ドメイン」→マイアプリ登録時のドメインを使用
「課題を登録するプロジェクトID」→説明の通りに設定

スクロールし、「課題の件名」を設定してください。
メール受信トリガーのアウトプットを活用して設定を行います。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下のように設定を行いましょう。

次に、「課題の種別ID」を候補から選択するか、説明を参照して設定してください。
候補は枠内をクリックすることで選択できます。

次に、「課題の優先度」を「低・中・高」の中から選択しましょう。

「課題の詳細」にメールの本文を活用したい場合は、以下のように設定してください。
他にも必要な項目があれば、設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、メール受信トリガーとBacklogの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか、チェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のメール受信トリガーやBacklogを使った自動化の例

他にもメール受信トリガーやBacklogを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.メールの本文から情報を抽出して、Microsoft Excelに格納するフローです。
メール受信トリガーを使用し、メール内容をAIで抽出してからMicrosoft Excelに自動追加されるため、メールを転記する手間が省けます。
AIを活用することで、正確にメール内容を取得できます。

2.Backlogに課題が追加されたら、Slackに自動通知するフローです。
タスク追加がSlackに自動通知されるため、タスクの確認がスピーディーに行えます。
チーム内のチャンネルに通知することで、タスクの共有が容易になるでしょう。

3.Backlogに課題が追加されたら、自動的にNotionにも登録するフローです。
Backlogの課題をNotionに自動登録できるため、タスクの記録がしやすくなります。
NotionにBacklogのタスクを同期している方に最適な自動化です。

まとめ

メールで受信した内容をBacklogの課題として追加する自動化は、タスク漏れや入力ミスといった人的ミスを防ぎます。
この自動化により、メール内容を確認して手動でBacklogに課題を追加する手間が省けます。
特に、顧客からの問い合わせが多い場合やメール内容をタスクとして活用している方におすすめです。

今回ご紹介したテンプレートを活用して、Backlogへの課題追加をスムーズに行いましょう。
Yoomの自動化は、ノーコードで簡単に使用できるので、ぜひお試しください。