■概要
日々の業務で受信するメールに含まれる重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に時間を取られていませんか。単純な作業でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームにメールの情報を添付して送信するだけで、本文から自動でテキストを抽出しMicrosoft Excelの指定したシートに格納できるため、手作業による手間やヒューマンエラーを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した注文情報や問い合わせ内容などを手作業で転記しているご担当者の方
- 手作業でのデータ入力における、転記ミスや入力漏れをなくし業務の正確性を高めたい方
- メール対応からデータ格納までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、メール本文からの情報抽出とMicrosoft Excelへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには、メール本文をPDFや画像ファイルとして添付する項目を用意します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取ります。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、メール本文のファイルを添付する項目以外にも、必要な回答項目を自由に設定することが可能です。
- OCR機能では、添付されたファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で指定できます。
- Microsoft Excelへの格納では、対象となるファイルやシート名を任意で設定し、前段のOCR機能で取得した値をどの列に追加するかなどを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、抽出した情報などを変数として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
