■概要
Notionで新しいリードを管理する際、Zoomでの会議設定やOutlookでの案内メール送信といった一連の作業に手間を感じていませんか?手作業による情報転記は、時間もかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionへのリード登録をトリガーとして、Zoom会議の作成からOutlookでの案内メール送信までを自動化し、スムーズなリード対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでリード情報を管理し、手動で会議設定を行っている営業担当者の方
- Zoomでの会議発行とOutlookでの案内メール作成の手間を削減したいインサイドセールスの方
- リード獲得から初回接触までのプロセスを自動化し、効率化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの登録だけで会議設定から案内メール送信までが完結するため、これまで手作業で行っていた一連の時間を短縮できます
- 手作業での情報転記がなくなることで、会議URLの貼り間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Outlook、Zoom(OAuth)をYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- オペレーションで、分岐機能を追加し、新規リードのページ作成時のみ処理が実行されるように設定します
- 続いて、Notionの「レコードを取得する(ID検索)」で、トリガーとなったページの情報を取得します
- 次に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションで、Notionから取得した情報をもとに会議を設定します
- 続いて、Outlookの「メールを送る」で、作成したZoomの会議情報を引用して案内メールを送信します
- 最後に、Notionの「レコードを更新する(ID検索)」で、会議URLなどをページに反映させます
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード管理をしている任意のデータソースIDを指定してください
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、Notionから取得した顧客名などを変数として差し込むことが可能です
- Zoomでミーティングを作成する際に、議題に顧客名を含めるなど、Notionの情報を用いて動的に設定できます
■注意事項
- Notion、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。