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契約完了後の情報管理を手動で行っている場合、自動化できたら便利ではないでしょうか。
特に契約企業が多い場合、手動でのデータ入力や更新作業で多くの時間を消費します。
本記事では、freeeサインとGoogle スプレッドシートを連携し、契約完了時に自動で情報を更新する方法をご紹介します。
この自動化により、業務の効率化とデータの正確性を向上させることが期待できます。
※分岐をするには一部有料プランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
その他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
freeeサインで契約が完了すると、その情報が自動でGoogleスプレッドシートに反映されるため、正確なデータを転記することができます。
そのため、手動入力が不要になりつつ入力ミスや情報の抜け漏れ防止につながります。
特に契約情報はビジネス運営において重要な役割を担い、正確なデータは意思決定を正しく行うための要素でもあります。
また、複数のチームメンバーが同じシートを共有する場合でも、全員が最新のデータをリアルタイムで確認できるため、情報へのアクセスも容易になりそうです。
これにより、業務プロセスの効率化が促進され、データの正確性を保った運営が可能になるでしょう。
freeeサインでの契約完了時にGoogle スプレッドシートへの自動更新を行うことで、担当者が手動でのデータ入力や更新作業をする必要がなくなります。
これにより、入力作業にかける時間を他の重要な業務に充てることにつながります。
また、データの入力ミスが減ることで、その修正作業も不要になります。
特に契約数が多く、情報の更新頻度が高い場合にこの自動化は大きな効果を発揮し、業務負担を軽減するでしょう。
作業時間の短縮により、業務フロー全体が効率化されるので、結果としてリソースの有効活用やコスト削減につながりそうです。
ここまでfreeeサインとGoogle スプレッドシートの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する」フローボットを作成していきます。
[Yoomとは]
■概要
freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の蓄積を行い、一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
しかしfreeeサインで契約が完了したら、毎回Google スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、業務の標準化を妨げます。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報を更新し、手作業による手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・freeeサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今回は、以下のステップです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているfreeeサインとYoomを連携します。
Yoomページの左側から、マイアプリ→新規接続を選択します。
freeeサインと検索します。
続いてGoogle スプレッドシートと連携します。
メールアドレス・パスワードを入力してログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。
マイアプリに連携したfreeeサイン・Google スプレッドシートが表示されたら完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の蓄積を行い、一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
しかしfreeeサインで契約が完了したら、毎回Google スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、業務の標準化を妨げます。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報を更新し、手作業による手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・freeeサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回はこのテンプレートを使用します。
ページを開いたら、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
会社名とfreeeサインでの書類IDが記載されている、Google スプレッドシート。
ヘッダーは後ほどのステップで取得するアウトプットを参考にしています。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「文書の状態が変更されたら」をクリックします。
タイトルは、わかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認したら、次に進みます。
この記事を参考に、Webhookを設定します。
テストし、アウトプットにfreeeサインの情報が反映されたら保存します。
ここで取得できるアウトプットを、Google スプレッドシートのヘッダーに設定します。
続いて「コマンドオペレーション」をクリック。
デフォルトで設定されているので、変更せずに保存しましょう。
続いて「レコードを更新する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは変更せず、データベースの連携を設定します。
テーブル範囲は余裕をもって設定しましょう。
次に進み、更新したいレコードの条件を入力します。
freeeサインとGoogle スプレッドシートに記載されている書類IDが一致したところのレコードを更新するように設定します。
そのまま、更新後のレコードの値を入力しましょう。
アウトプットから以下のように選択します。
No.と顧客名、書類IDは更新しないので空欄にします。
こちらもテストし、テスト成功となったら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにしましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定を進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の蓄積を行い、一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
しかしfreeeサインで契約が完了したら、毎回Google スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、業務の標準化を妨げます。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報を更新し、手作業による手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・freeeサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
その他にもYoomにはfreeeサイン・Google スプレッドシートを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
kintoneで顧客情報を管理している方におすすめのフローボットです。
freeeサインを確認する手間が省け、情報更新が自動化されます。
■概要
freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票作成にテンプレートを活用している方
・帳票類の一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは契約締結までの業務を短縮するによって業務効率化を行うことのできるツールです。
併せてkintoneにデータを蓄積していくことで一元管理を行い、必要な情報へのアクセス性を高めます。
しかし、freeeサインで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、kintoneのレコードに完了の時間を追加します。
自動化によって手作業を省きコア業務に時間をかけることができるため、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・freeeサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.freeeサインで書類のステータスが完了になったらChatworkに通知するフローです。
取引先が多い場合、契約完了のたびに手動で通知するのは手間がかかりますよね。
このフローを利用すれば、ステータスが完了になった時だけ自動でChatworkに通知してくれます。
■概要
freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のChatworkのルームに通知します。
通知内容や送信先のChatworkルームはカスタマイズが可能です。
■設定方法
1.freeeサイン、ChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.freeeサインの「文書の状態が変更されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをfreeeサインのWebhook送信先に設定を行ってください。
3.Chatworkの「メッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.書類のステータスが完了になると、フローボットが起動し、指定したChatworkルームに通知が届きます。
■注意事項
・freeeサイン、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・freeeサインでWebhookを利用できるプランを利用している必要があります。
3.クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
こちらは契約関連をクラウドサインで行っている方におすすめです。
今回のフローのように、書類のステータスなどがGoogle スプレッドシートに自動転記できます。
その他のフローボットはこちらから。→フローボットテンプレート｜Yoom
■概要
クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Google スプレッドシートで情報を管理している方
・帳票類の詳細を一元管理している方
・チーム内で情報共有に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは書類の締結をスムーズに行うことのできるツールです。
さらにGoogle スプレッドシートに情報管理を行うことで、チーム内への情報共有を円滑にします。
しかし、クラウドサインの契約が完了したら、その都度Google スプレッドシートの情報を更新するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
手間をかけずにチームに共有する情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でGoogle スプレッドーシートに書類締結日を追加しデータの更新を行います。
手入力の手間を省いて情報を追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回は「freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する」フローボットをご紹介しました。
freeeサインとGoogle スプレッドシートの連携により、契約管理の効率化と正確なデータの転記が期待できます。
特に契約数が多い企業にとっては、業務負担の軽減と正しい意思決定につながるでしょう。
ぜひこの機会に、freeeサインとGoogle スプレッドシートの連携を導入し、業務の効率化を図ってください。
Yoomの無料登録はこちらからできます。→始める
