freeeサインとサスケを連携して、freeeサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する方法

freeeサインとサスケの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・freeeサインとサスケをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・freeeサインのトリガー設定と分岐を含む設定内容の確認、続くサスケの各オペレーションの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・freeeサインとサスケをマイアプリ連携

(1)まずはfreeeサインをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からfreeeサインを検索してください。

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(2)freeeサインのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(3)freeeサインのログイン画面に移行するので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログイン、または『freeeアカウントでログイン』してください。
ログインすると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のfreeeサインが接続できました。

(4)次にサスケのアプリ連携を行います。
freeeサインのマイアプリ登録と同様に、サスケを選択します。

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(5)連携するサスケの「アカウント名」と「アクセストークン」、「APIキー」を入力し、［追加］をクリックします。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは分岐アクションを含めて5つです。

・freeeサインのトリガー設定

(1)まず、freeeサインのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】freeeサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる「文書の状態が変更されたら」をクリックしてください。

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(3)連携するfreeeサインのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
freeeでWebhook設定を行う際には、こちらのページを参考に設定しましょう。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・分岐アクションの確認

(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

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(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：文書の状態が変更されたら」→「アウトプット：書類の状態」に対象として指定しています。

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「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「書類の状態が値と等しいと、concludedとして処理される」ように設定しています）

(3)設定を確認、または任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

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・テキスト抽出操作の確認

(1)次に、3つ目のアクション「正規表現によるデータの抽出」をクリックします。

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Yoomで取得したデータは、データ変換オペレーションにより 「置換」や 「抽出」 を用いてアウトプットとして取得でき、 その際、【 正規表現 】を用いた定義が必要となります。
・正規表現の設定方法についてはこちらをご確認ください。
・「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法はこちらの記事をご確認ください。

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(2)今回は正規表現で会社名を抽出することを想定しています。

例文として、書類タイトル名が「契約書_〇〇株式会社様」のようにフォーマット化されていると仮定します。
そのため、「抽出対象」を【書類タイトル】と設定し、「抽出箇所を正規表現で指定」を【(?<=契約書_)(.*)(?=様)】とすることで、(契約書_)から(様)までの文字列を抽出できます。
・例文の抽出結果＝　〇〇株式会社　

(3)「抽出対象」や「抽出箇所を正規表現で指定」は、状況に応じて任意で設定してください。
設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・サスケの設定

(1)次に4つ目のアクション「顧客情報を検索」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次画面で「検索キーワード」を設定します。
入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は例として、『抽出した値』を設定します。）

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(4)［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(5)最後に、5つ目のアクション「顧客情報を修正」をクリックします。

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(6)移行後の画面で、サスケのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(7)次の画面で「顧客番号」や「レコード情報」などの項目に情報を入力していきましょう。
以下の画面のように、前ステップで取得したアウトプットも引用できます。

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今回は、「会社名の部分を正規表現で抽出し、抽出した内容をもとにサスケの顧客情報を検索し、その顧客の商談ステータスを変更する」設定を行いたいため、「項目名」は商談ステータス、「値」は成約とすることで、『商談ステータスを成約に修正』することができます。
サスケの各種設定項目の取得方法については、こちらのページも確認しましょう。

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(8)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

サスケを使ったその他の自動化例

他にもサスケを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

クラウドサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する

作業の自動化により、手作業での入力が不要となり、時間を節約できます。
また、最新のステータス情報を常に把握できるため、営業担当者間のコミュニケーションも円滑化し、連携が強化される効果も期待できます。

DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する

商談進行状況をリアルタイムに把握したい方におすすめのフローです。
契約成立と同時に商談ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新漏れや遅延を防げます。
これにより、営業活動のスムーズな進行が実現します。

TimeRexで予定が登録されたらサスケに顧客情報を追加する

効率的に顧客情報を一元管理したいと考える方におすすめのフローです。
情報の追加作業の自動化により、作業時間を節約でき、入力ミスや追加漏れなどの人為的なミスの削減にもつながります。

まとめ

今回紹介したfreeeサインとサスケの連携により、契約締結後の商談ステータスの自動更新が実現します。
また、情報の更新遅延や対応忘れを防止でき、担当者の負担軽減にもつながります。
データの正確性向上が図れるので、営業活動の効率化を目指す方にとって、非常に役立つツールとなるでしょう。

ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。