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日常的にfreeeサインを利用して契約業務を行っており、契約締結のプロセスを簡略化したいと考えている方は少なくないでしょう。
Yoomを活用して、freeeサインとサスケを連携することで、契約締結時の商談ステータスの更新作業の自動化が実現します。
これにより、営業活動の効率化と担当者の作業時間の短縮が期待できます。
特に、手動での更新忘れや遅延を防ぎたい方にとって、有用な手段となるでしょう。
本記事では、自動化を導入するメリットと具体的な設定方法について解説します。
・freeeサインとサスケを使って営業活動を効率化したい方
・作業時の更新忘れに悩んでいる担当者
・契約業務の自動化で事務作業の時間を削減したい企業
・営業プロセスの自動化を検討している経営者
・API連携でスムーズなデータ更新を実現したいIT担当者
手動で商談ステータスを更新していると、確認忘れや更新の遅延が発生することがあります。
顧客への商談は迅速な対応が求められるため、最新のステータスの把握は重要です。
この自動化フローを導入すれば、スムーズに次のアクションに移行できるようになるでしょう。
例えば、これまでfreeeサイン側で契約状況を都度確認し、サスケ側の商談ステータスを編集する作業は、タイムラグが発生し、担当者は情報反映まで待機する必要がありました。
自動的に商談ステータスが更新されるようになれば、営業チームのメンバーは更新されたステータスをもとに、次に何をすべきか素早く判断できるので、スムーズに活動を進められるようになるかもしれません。
freeeサインで契約が完了後にサスケの商談ステータスを自動更新することで、手動でのステータス変更が不要となり、担当者は他の業務に時間を充てられるようになります。
例えば、事務スタッフがfreeeサインで契約締結を確認後に、手動でサスケ側でステータス更新を行うプロセスは、必要データの入力やステータス変更作業で時間がかかっていました。
自動化を取り入れることで、事務スタッフの作業が一部省略できるので、次のアクションを行う営業担当者に対して、より手厚いフォローや情報共有を行えるようになるかもしれません。
商談ステータスの更新作業が手作業である場合、データ入力ミスやステータスの更新忘れなど、情報の不一致が生じる可能性があります。
freeeサインとサスケの連携を導入することで、ステータスが自動更新されるので、進捗状況を一元管理できます。
例えば、ステータスの更新忘れが原因で、重要な顧客に対して必要なアプローチができないケースがありました。
正確なデータをもとにステータスが都度更新されることで、安定したステータス管理が実現し、営業担当者は安心して活動できるようになるかもしれません。
それでは、実際に「freeeサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
■概要
freeeサインで契約が締結された後、顧客管理システムであるサスケの商談ステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、freeeサインでの契約締結をきっかけにサスケの顧客情報を自動で更新できるようになります。
契約管理に付随する業務を効率化し、抜け漏れのない対応が実現するはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・freeeサインとサスケをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・freeeサインのトリガー設定と分岐を含む設定内容の確認、続くサスケの各オペレーションの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはfreeeサインをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からfreeeサインを検索してください。
(2)freeeサインのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)freeeサインのログイン画面に移行するので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログイン、または『freeeアカウントでログイン』してください。
ログインすると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のfreeeサインが接続できました。
(4)次にサスケのアプリ連携を行います。
freeeサインのマイアプリ登録と同様に、サスケを選択します。
(5)連携するサスケの「アカウント名」と「アクセストークン」、「APIキー」を入力し、［追加］をクリックします。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
freeeサインで契約が締結された後、顧客管理システムであるサスケの商談ステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、freeeサインでの契約締結をきっかけにサスケの顧客情報を自動で更新できるようになります。
契約管理に付随する業務を効率化し、抜け漏れのない対応が実現するはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて5つです。
(1)まず、freeeサインのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】freeeサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる「文書の状態が変更されたら」をクリックしてください。
(3)連携するfreeeサインのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
freeeでWebhook設定を行う際には、こちらのページを参考に設定しましょう。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。
(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：文書の状態が変更されたら」→「アウトプット：書類の状態」に対象として指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「書類の状態が値と等しいと、concludedとして処理される」ように設定しています）
(3)設定を確認、または任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
(1)次に、3つ目のアクション「正規表現によるデータの抽出」をクリックします。
Yoomで取得したデータは、データ変換オペレーションにより 「置換」や 「抽出」 を用いてアウトプットとして取得でき、 その際、【 正規表現 】を用いた定義が必要となります。
・正規表現の設定方法についてはこちらをご確認ください。
・「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法はこちらの記事をご確認ください。
(2)今回は正規表現で会社名を抽出することを想定しています。
例文として、書類タイトル名が「契約書_〇〇株式会社様」のようにフォーマット化されていると仮定します。
そのため、「抽出対象」を【書類タイトル】と設定し、「抽出箇所を正規表現で指定」を【(?<=契約書_)(.*)(?=様)】とすることで、(契約書_)から(様)までの文字列を抽出できます。
・例文の抽出結果＝ 〇〇株式会社
(3)「抽出対象」や「抽出箇所を正規表現で指定」は、状況に応じて任意で設定してください。
設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
(1)次に4つ目のアクション「顧客情報を検索」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「検索キーワード」を設定します。
入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は例として、『抽出した値』を設定します。）
(4)［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、5つ目のアクション「顧客情報を修正」をクリックします。
(6)移行後の画面で、サスケのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(7)次の画面で「顧客番号」や「レコード情報」などの項目に情報を入力していきましょう。
以下の画面のように、前ステップで取得したアウトプットも引用できます。
今回は、「会社名の部分を正規表現で抽出し、抽出した内容をもとにサスケの顧客情報を検索し、その顧客の商談ステータスを変更する」設定を行いたいため、「項目名」は商談ステータス、「値」は成約とすることで、『商談ステータスを成約に修正』することができます。
サスケの各種設定項目の取得方法については、こちらのページも確認しましょう。
(8)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
freeeサインで契約が締結された後、顧客管理システムであるサスケの商談ステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、freeeサインでの契約締結をきっかけにサスケの顧客情報を自動で更新できるようになります。
契約管理に付随する業務を効率化し、抜け漏れのない対応が実現するはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもサスケを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
作業の自動化により、手作業での入力が不要となり、時間を節約できます。
また、最新のステータス情報を常に把握できるため、営業担当者間のコミュニケーションも円滑化し、連携が強化される効果も期待できます。
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、CRM/SFAであるサスケの商談ステータスを手作業で更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後のステータス管理にかかる工数を削減し、それによってヒューマンエラーを防止できるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
商談進行状況をリアルタイムに把握したい方におすすめのフローです。
契約成立と同時に商談ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新漏れや遅延を防げます。
これにより、営業活動のスムーズな進行が実現します。
■概要
DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
効率的に顧客情報を一元管理したいと考える方におすすめのフローです。
情報の追加作業の自動化により、作業時間を節約でき、入力ミスや追加漏れなどの人為的なミスの削減にもつながります。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらサスケに顧客情報を追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. TimeRexを活用して、日程調整を行なっている方
・TimeRexを利用して顧客との予約を管理しているが、手動での顧客情報追加に手間を感じている方
・自動化を通じて、効率的に顧客情報を一元管理したいと考える方
2. 顧客管理ツールとしてサスケを利用している企業
・サスケを活用して顧客情報を管理しているが、情報の登録作業が煩雑で時間がかかっていると感じている方
・自動で顧客情報の登録をして業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、TimeRexで日程調整完了後、自動でサスケに顧客情報が追加されます。
これにより、いくつかのメリットが得られます。
まず、手動での登録作業が不要となり、業務効率が向上します。
これまで、毎回手作業で登録を行っていた方は、作業時間を節約できるため、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人為的なミスの削減にもつながります。
手作業で行っていた業務が自動化されることで、入力ミスや追加漏れなどが削減されます。
これにより、データの正確性が向上するでしょう。
■注意事項
・TimeRexとサスケのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今回紹介したfreeeサインとサスケの連携により、契約締結後の商談ステータスの自動更新が実現します。
また、情報の更新遅延や対応忘れを防止でき、担当者の負担軽減にもつながります。
データの正確性向上が図れるので、営業活動の効率化を目指す方にとって、非常に役立つツールとなるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
