■概要
freeeサインで契約が締結された後、顧客管理システムであるサスケの商談ステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、freeeサインでの契約締結をきっかけにサスケの顧客情報を自動で更新できるようになります。
契約管理に付随する業務を効率化し、抜け漏れのない対応が実現するはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
- freeeサインでの契約締結後、サスケへの情報反映を手作業で行っている方
- 契約管理業務における入力漏れやステータスの更新忘れを防ぎたい方
- 営業プロセスの自動化によって、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freeeサインで文書のステータスが変更されると自動でサスケの顧客情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータスの変更漏れや、誤った顧客情報を更新してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な顧客管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreeeサインの「文書の状態が変更されたら」アクションを設定して、契約締結などのイベントを検知します。
- 続いて分岐機能を設定し、「締結完了」した文書のみを対象とするなど、特定の条件で後続の処理に進むようにします。
- 次に、データ抽出機能を使い、freeeサインの文書情報からサスケの更新に必要な顧客情報などを抽出します。
- 次に、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに更新対象の顧客を特定します。
- 最後に、オペレーションでサスケの「顧客情報を修正」アクションを設定し、商談ステータスなどを自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、freeeサインから取得した文書のステータスが「締結完了」の場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意に設定してください。
- 正規表現によるデータの抽出では、文書のタイトルなどから顧客名や案件IDを抽出する際のルールを正規表現を用いて柔軟にカスタマイズできます。
- 「顧客情報を修正」では、更新したいステータスの項目や前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を引用可能です。
■注意事項
- freeeサインとサスケをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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