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企業の契約業務において、効率性や正確性は不可欠です。特に、承認フローから契約書の作成・送付までをシームレスに行うことで、ビジネスプロセスを大幅に改善できます。
本記事では、Garoonでワークフローが承認されたら自動的に契約書を作成し、GMOサインで送付する方法をご紹介します。
日頃からGaroonとGMOサインを利用している方であれば、手順に沿って設定するだけでノーコードでの連携・自動化が可能です。
ここからは、ノーコードツールYoomを使って、Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成し、GMOサインで送付する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Garoonでワークフローが承認され、契約書を作成したことをGaroonのAPIを利用して受け取り、GMOサインが提供するAPIを用いて、GMOサインの送付に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
GaroonとGMOサインをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Garoon」と入力し、検索結果からGaroonを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
3.続いてGMOサインをマイアプリ登録します。
Garoonの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「GMOサイン」と入力し、検索結果からGMOサインを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにGaroonとGMOサインが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ワークフローが承認されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成し、GMOサインで送付する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.「サブドメイン」「申請フォームID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.書類を発行する「契約書を発行する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
「ドキュメントのファイルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.置換条件の設定を行います。
以下の設定方法を読み、設定を行ってください。
「置換後の文字列」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
6.アプリと連携する「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
7.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
8.アプリと連携する「封筒用文書の登録」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
9.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
10.アプリと連携する「封筒への署名依頼（相手先署名のみ）」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
11.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「封筒名」を入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「文書コード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「文書名」を入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「送信先署名者：名前」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
「送信先署名者：メールアドレス」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
「文書コード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「依頼内容」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
その他にもYoomにはGaroonとGMOサインを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信する
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にGmailで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がなくなるでしょう。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることが期待できます。
2.毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知する
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知するフローです。このフローを活用すると、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得しGoogle Chatに自動で通知することができます。業務の滞りを通知することで、担当者はすぐに対応することができ、ワークフローの円滑化によって、業務の生産性向上が期待できます。
3.Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。このフローを利用することで、Google スプレッドシートのステータス更新に基づいて、自動的にGMOサインで契約書を送付できます。これにより、手間のかかる手動の作業が不要となり、契約書送付のスピード向上に繋がります。また、業務の自動化によってヒューマンエラーが減り、正確な業務進行ができるでしょう。
従来、ワークフロー承認後に契約書を手作業で作成し、郵送や署名の取得を行うには多くの時間と労力がかかっていました。しかし、自動化により承認後すぐに契約書が作成され、電子署名の送付まで自動で行われます。例えば、新規取引先との契約締結時にすぐに契約書を送付できるため、ビジネスチャンスを逃さないでしょう。
手作業によるミスは契約業務において致命的です。自動化により、テンプレートから正確な契約書が作成され、必要な情報も自動入力されます。具体的には、金額や契約条件の入力ミスが防止され、信頼性の高い契約書作成が期待できます。
契約の進捗をタイムリーに把握することは欠かせません。システム上で誰が承認し、契約がどのステータスにあるかをすぐに確認できます。例えば、未締結の契約があればアラートが表示され、スピーディーな対応が可能になるでしょう。
今回は、GaroonとGMOサインを連携させ、Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成し、GMOサインで送付する方法をご紹介しました。
GaroonとGMOサインの連携により、契約業務の効率化と正確性の向上が実現できます。手作業の削減により業務負担が軽減され、ヒューマンエラーのリスク低減が期待できます。また、契約状況の可視化により、ビジネスプロセスの透明性が高まるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
この機会に、自社の契約業務を見直し、最新のツールで自動化を進めてみてはいかがでしょうか。
