Geminiのタスク管理術｜Google Workspace連携でメールの内容をタスクリスト化してみた

「タスク管理って、結局ToDoリストに書き出すだけで終わってしまう…」
「プロジェクトが増えすぎて、優先順位がぐちゃぐちゃ…」
そんな悩みを抱えていませんか？

最近ではAIの進化により、チャットで相談するだけでなく、日々の業務を実務レベルで支えてくれるツールが増えてきました。その筆頭が、GoogleのAI「Gemini（ジェミニ）」です。

Geminiの特徴は、文字だけでなく画像や音声も理解できる「マルチモーダル設計」であることです。これにより、メモや画面を見せたり、話しかけるだけでタスク整理が可能になります。

さらに、Google ToDo リストと連携させれば、手動入力の手間を省きながら、抜け漏れのない管理体制を構築することも可能です。

本記事では、Geminiのマルチモーダルな特徴を活かして、日々のタスク管理を効率化する方法を実際のステップとあわせて解説します。
タスク管理をもっと楽にしたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

✍️前提情報

ここでは、本記事がどんな方の役に立つのか、またGeminiを使ううえで知っておきたいポイントを簡単にまとめました。

本記事の想定読者

本記事は、以下のような悩みを持つ方におすすめです！

• 複数の案件を抱え、タスクの抜け漏れや転記作業の工数削減に課題を感じている方
• Google Workspace（GmailやGoogle ToDo リストなど）を日常的に業務で利用しており、AI連携による効率化に関心がある方
• GeminiとGoogle ToDo リストの連携設定や、具体的な指示（プロンプト）の出し方を知りたい方

Geminiとは

Geminiは、Googleが開発したマルチモーダル生成AIです。テキストだけでなく、画像や音声、動画、コードなどさまざまな情報を理解して処理できるのが特徴です。

従来のチャットボットと異なり、GmailやGoogleカレンダー、Google ToDo リストといったGoogleアプリとシームレスに連携できる強みを持っています。散らかった情報を整理して「やることリスト」に変換したり、ユーザーの意図を汲み取ってスケジュールを提案したりすることも可能です。

ブラウザ版のほかスマートフォンアプリも提供されており、ビジネスから個人利用まで幅広く活用されています。

⭐YoomはGeminiと連携できます！

 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

ハイパーオートメーションツール「Yoom」とGeminiを連携して業務の自動化が可能です！たとえばメールの内容をGeminiで解析し、特定種別のタスクをTodoistに作成するなどタスク管理ツールとのシームレスな連携もYoomであれば実現できます。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

フォームでプロンプトが送信されたら、Geminiでコンテンツを生成してGitHubでプルリクエストを作成する

試してみる

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■概要

Geminiで生成したドキュメントやコードを、手作業でコピーしてGitHubにプルリクエストを作成する作業は、手間がかかりませんか？この手作業はミスの原因になったり、開発スピードを低下させたりする要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームにプロンプトを送信するだけで、Geminiによるコンテンツ生成からGitHubへのプルリクエスト作成までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GeminiとGitHubを連携させて、コンテンツ作成業務を効率化したいと考えている方
• 手動でのプルリクエスト作成に時間がかかり、開発サイクルを改善したいエンジニアの方
• 生成AIを活用したドキュメント管理の自動化を推進しているプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、Geminiでの生成からGitHubへの反映までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペーストやファイル操作が不要になるため、転記ミスやプルリクエスト作成時の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとGitHubをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、Geminiを選択し、「コンテンツを生成する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションで、GitHubの「プルリクエストを作成する」アクションを設定し、Geminiで生成したコンテンツを元にプルリクエストを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ユーザーがプロンプトなどを入力しやすいよう、フォームのタイトルや質問項目を任意の内容に編集してください。
• Geminiでコンテンツを生成するアクションでは、生成したい内容に合わせてシステムプロンプトを任意の内容に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gemini、GithubのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

メールの内容をGeminiで解析し、特定種別のタスクをTodoistに作成する

試してみる

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■概要

日々のメール対応に追われ、重要な依頼をタスク管理ツールへ転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信したメールの内容をGeminiが自動で解析し、Todoistへタスクとして登録します。GeminiとTodoistを連携させることで、メールからのタスク作成を自動化し、対応漏れや手作業による入力の手間といった課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受けた依頼をTodoistで管理しており、登録作業に手間を感じている方
• GeminiとTodoistを連携させ、タスク管理の自動化を実現したいと考えている方
• 手作業によるタスクの転記ミスや、重要な依頼の対応漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの内容をGeminiが解析し、Todoistへ自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮することができます。
• 手作業での転記による入力ミスや、重要な依頼の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの対応漏れのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Gemini、TodoistをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローボットを起動する条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、受信したメール本文の要約やタスク情報の抽出をさせます。
4. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を使用し、Geminiが生成したテキストから、タスク名や期限などの必要な情報を抽出します。
5. 次に、分岐機能を設定し、抽出した情報をもとに後続の処理を行うかどうかの条件を指定します。
6. 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「至急」など、検知したいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Geminiに設定するプロンプト（指示文）は自由に編集可能です。メール本文からどのような情報を抽出し、どういった形式で出力させたいかを指定してください。
• AI機能によるデータ抽出では、タスク名や期限など、Todoistに登録したい項目を任意で設定できます。
• 分岐機能では、抽出した情報に含まれる特定のキーワードを条件に、後続の処理を分岐させることが可能です。
• Todoistへのタスク登録では、抽出した情報をタスク名や期限に設定したり、特定のプロジェクトやラベルを割り当てるようカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、Gemini、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

🤔Geminiを使って実際にタスク管理してみた！

「Geminiは本当に業務で使えるのか？」という疑問を解消するために、実務で想定される2つのシナリオで検証しました。

検証条件

• Gemini ブラウザ版（無料プラン）
• ChatGPT ブラウザ版（無料プラン）

検証内容とポイント一覧

シナリオ1：手書きメモからのタスク化

【想定されるユースケース】
手帳のメモを写真に撮り、タスクリストを作成する。

【検証パターン】
Gemini（無料プラン・思考モード） vs ChatGPT（無料プラン）

【検証項目】

• 手書き文字をどの程度まで正確に認識できるか
• 文脈から担当者・期限を適切に紐づけられるか
• 作成したタスクリストを共有しやすいか

シナリオ2：メール内容からのタスク起票（GmailとGoogle ToDo リストを連携）

【想定されるユースケース】
Gmailに届いたクライアントからの依頼メールを要約し、期限付きタスクとしてGoogle ToDo リストに登録する。

【検証パターン】
高速モード vs 思考モード

【検証項目】

• 指定したクライアントからのメールを特定できるか
• 依頼内容を正確に要約できるか
• Google ToDo リストに期限（日付）で登録されるか

※Google ToDo リストは、Googleが提供する無料のタスク管理ツールです。

Google Workspaceの連携方法

1.Gmailの設定画面で、Workspaceのスマート機能をオンにする
Gmailの設定から「すべての設定を表示」を選択します。

「Workspaceのスマート機能の設定を管理」にアクセスします。

以下2つのスマート機能をオンにします。

2.Geminiの「Google Workspace」をオンにする
Geminiの「設定とヘルプ」をクリックし、「アプリ連携」画面を開きます。

Google Workspaceをオンにします。

📝検証方法

各シナリオの検証方法をまとめます。

シナリオ1：手書きメモからのタスク化

プロンプト

添付の画像を解析し、議論された内容や決定事項を整理した上で、「誰が」「いつまでに」「何をすべきか」を構造化したタスクリスト（表形式）にまとめてください。

STEP1：手書きメモ画像を用意する

今回は以下の手書きメモを作成しておきました。