■概要
日々のメール対応に追われ、重要な依頼をタスク管理ツールへ転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信したメールの内容をGeminiが自動で解析し、Todoistへタスクとして登録します。GeminiとTodoistを連携させることで、メールからのタスク作成を自動化し、対応漏れや手作業による入力の手間といった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受けた依頼をTodoistで管理しており、登録作業に手間を感じている方
- GeminiとTodoistを連携させ、タスク管理の自動化を実現したいと考えている方
- 手作業によるタスクの転記ミスや、重要な依頼の対応漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの内容をGeminiが解析し、Todoistへ自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記による入力ミスや、重要な依頼の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの対応漏れのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、TodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローボットを起動する条件を指定します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、受信したメール本文の要約やタスク情報の抽出をさせます。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を使用し、Geminiが生成したテキストから、タスク名や期限などの必要な情報を抽出します。
- 次に、分岐機能を設定し、抽出した情報をもとに後続の処理を行うかどうかの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「至急」など、検知したいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Geminiに設定するプロンプト（指示文）は自由に編集可能です。メール本文からどのような情報を抽出し、どういった形式で出力させたいかを指定してください。
- AI機能によるデータ抽出では、タスク名や期限など、Todoistに登録したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、抽出した情報に含まれる特定のキーワードを条件に、後続の処理を分岐させることが可能です。
- Todoistへのタスク登録では、抽出した情報をタスク名や期限に設定したり、特定のプロジェクトやラベルを割り当てるようカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Gemini、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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