■概要
特定のメールで依頼されたタスクを、手作業でTodoistに登録していませんか？内容の転記ミスや登録漏れは、業務の遅延に繋がりかねない重要な課題です。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをトリガーに、Geminiが内容を解析しTodoistへタスクを自動で作成します。GeminiとTodoistを連携させることで、こうしたタスク管理の煩雑さを解消し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GeminiとTodoistを連携させて、日々のタスク管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する依頼事項のTodoistへの登録漏れや転記ミスを防ぎたい方
- 生成AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的なフローを求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにタスクが自動で作成されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの転記漏れや、内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、TodoistをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローボットが起動する条件を定めます。
- オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションを設定して、トリガーで取得したメール本文からタスクの内容を要約・生成します。
- 次に、Yoomの「テキストからデータを抽出する」AI機能を設定し、Geminiが生成したテキストからタスク名や期日などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを選択し、前段で抽出した情報を連携してタスクを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や差出人など）を任意に設定してください。
- Geminiのオペレーションでは、タスク内容を生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、メールの件名や本文などを変数として組み込むことも可能です。
- YoomのAI機能「テキストからデータを抽出する」では、Geminiが生成したテキストから抽出したい項目（例：タスク名、担当者、期日など）を任意に設定できます。
- Todoistでタスクを作成する際に、プロジェクトやラベルなどを指定できます。また、前段のフローで取得した情報を変数としてタスク名や期限に設定することも可能です。
■注意事項
- Gmail、Gemini、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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