GmailとAirtableを連携して、問い合わせ内容を自動でAirtableに登録する方法

「問い合わせメールを毎回手動で整理するのが面倒…」そんな悩みを抱えていませんか？特に、営業やカスタマーサポートの現場では、受け取ったメールをひとつひとつ確認し、データ入力する手間が時間を浪費してしまいます。しかし、GmailとAirtableを連携すれば、その面倒な作業を自動化できます。

これにより、問い合わせ内容が自動的にAirtableに登録され、手動で入力する時間を大幅に節約できることが期待できます。さらに、誰が何をすべきかすぐに把握できるので、チーム全体の作業もスムーズに進むでしょう。今回は、この連携方法を解説しますので、ぜひ最後まで読んで、業務の効率化に役立ててください。

こんな方におすすめ

複数の営業チームで顧客情報を一元管理し、進捗状況をAirtableで可視化したい営業マネージャー
Gmailで受け取ったお問い合わせ内容をAirtableに自動登録して、業務効率を向上させたいオンラインショップ運営者
顧客の問い合わせ対応を効率化したいが、手作業でのデータ入力を減らしたい中小企業のオーナー
Airtableを活用して営業活動の進捗を管理しているが、Gmailとの連携を検討している営業担当者

GmailとAirtableの連携メリットと具体例

メリット1: 問い合わせメールの内容に基づいたタスク管理ができる

GmailとAirtableを連携することで、受け取った問い合わせメールから自動的にタスクを作成し、効率的に管理できるようになります。クライアントからの問い合わせ内容をGmailで受け取った際、その内容を手動でAirtableに入力してタスクとして整理していた従来の方法では、入力ミスや時間の浪費が生じがちです。

しかし、GmailとAirtableが連携すれば、問い合わせメールの内容が自動的にAirtableに反映され、すぐにタスクとして登録されます。これにより、チームメンバーは次に何をすべきかを即座に把握でき、タスク漏れや誤解を防ぐことができます。
例えば、「商品の追加依頼」や「納期確認」といった問い合わせ内容が届くと、それが自動的にAirtableに反映され、担当者がすぐに確認できるようになります。

この自動化により、業務がスムーズに進み、チームの生産性向上が期待できるでしょう。自動化されたタスク管理により、業務の効率化が見込まれます。

メリット2: 自動登録による顧客対応効率化

Gmailで受け取った問い合わせメールをAirtableに自動で登録することにより、顧客対応の効率を大幅に向上させることが期待できます。

例えば、オンラインショップでお客様からの商品やサービスに関する問い合わせを受け取った場合、従来はその内容を手動でAirtableに入力する必要がありました。しかし、GmailとAirtableの連携を活用すれば、メールの内容が自動的にAirtableに反映され、スタッフはすぐにその内容を確認できます。
この自動化により、手動での入力作業が不要となり、作業の時間短縮が実現します。また、スタッフが常に最新の情報にアクセスできるようになるため、問い合わせの返信漏れや情報のミスが減り、対応のスピードも向上することが期待されます。

複数のスタッフで顧客対応をしている場合でも、全員が最新の問い合わせ情報にアクセスでき、業務の流れが円滑になるでしょう。
これにより、顧客満足度の向上も見込まれます。自動登録により、顧客対応が迅速かつ正確になります。

メリット3: 顧客問い合わせの進捗を可視化できる

Gmailで受け取った問い合わせメールをAirtableに自動で取り込むことで、顧客対応の進捗状況を簡単に可視化できるようになります。

例えば、営業チームやカスタマーサポートチームがGmailで受け取った問い合わせ内容を手動でAirtableに追記して進捗を管理していた場合、その過程で漏れや遅れが生じることがよくあります。しかし、GmailとAirtableが連携すれば、受信した問い合わせメールが自動でAirtableに反映され、問い合わせごとの進捗状況を一目で確認できます。これにより、どの問い合わせが未対応であるのか、どの案件に対してアクションを起こすべきなのかを即座に把握できるようになります。担当者は迅速に次のステップを踏むことができ、顧客の問い合わせに漏れなく対応できます。

営業活動や顧客サポート活動が効率化され、チーム全体の生産性向上が期待できると同時に、顧客との信頼関係もより強固になることが見込まれます。

Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローの作り方

ここからは、Yoomを使ってGmailとAirtableを活用したフローの設定を行います。
今回設定するのは「Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する」というフローです。

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

GmailとAirtableをYoomとマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フローの詳細設定
トリガーをONにしてフローを動かす

このフローではAIオペレーション(テキストからデータを抽出)を使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで利用可能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。

では、早速準備から始めていきましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：GmailとAirtableをマイアプリ連携

まずは今回使用するアプリとYoomを連携させていきましょう。

Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、GmailとAirtableを検索してください。
それぞれの連携について詳しく解説します。

Gmailのマイアプリ連携とラベルの準備

GmailはGoogleアカウントでの連携が必要です。

「Sign in with Google」をクリックして、連携するGoogleアカウントを選択しましょう。
「Yoomにログイン」の画面が出てきたら次に進み、アカウントへのアクセスを許可してください。

「続行」をクリックすれがGmailのマイアプリ連携は終了です。

また、Gmailで受信したものをAirtableに反映させる際、メールが特定のラベルに振り分けられる必要があります。
あらかじめ条件を指定したラベルを準備しておきましょう。

作成方法は、公式HPを参考にしてください。

「問い合わせ」など特定の単語がタイトルに含まれたメールを自動で振り分けることができます。

Airtable(OAuth)のマイアプリ連携

Airtable(OAuth)のマイアプリ連携をするには、Workspaceの指定が必要です。

「＋Add a base」で追加するワークスペースを選択した後に「Grant access」をクリックしてください。
特に問題がなければ、すべてのワークスペースを選択しておきましょう。

AirtableとGmailがマイアプリ一覧に表示されていれば、連携完了です。

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次からはフローの詳細設定に進みます。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートコピーしておきましょう。

ステップ2：Gmailでアプリトリガーを設定

最初の設定は「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」です。
1ページ目には、マイアプリ連携をしたGmailのアカウントが反映されています。

タイトルをわかりやすいものに変更し、アカウント情報を確認したら次に進んでください
次のページでは、トリガーの起動間隔とラベルを指定します。

トリガーの起動間隔は、設定した時間ごとに自動でメールの受信を確認するものです。
業務内容に合わせて設定しましょう。
なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

トリガーの起動間隔とあらかじめ作成しておいたラベルを指定したら、テスト用にメールを送ってから「テスト」をクリックしてください。

今回は、タイトルに「問い合わせ」の単語が入っているものをラベル化しています。

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テストが成功すると、上記のようにメールの内容がアウトプットとして取得できます。

ここまで設定できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ3：メールからデータを抽出する設定

続いて「テキストからデータを抽出する」の設定です。
最初にアクションの設定をしましょう。

変換タイプは3,500文字から30,000文字まで選択できます。
消費するタスク数が変わるので、契約しているプランやメールの内容を考慮して設定してください。

設定ができたら次に進み、メールの内容を抽出する設定を行います。

対象のテキストは、自動的にメールの本文のアウトプットが反映されています。
抽出したい項目で、添付ファイルなどが必要な場合には追加しておきましょう。

設定ができたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、指定した項目のアウトプットが取得できます。

確認ができたら「保存する」をクリックしてデータ抽出の設定は完了です。

ステップ4：Airtableでレコード登録の設定

最後の設定は「レコードを作成」です。
1ページ目は、Gmailと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。

次のページでは、Airtableに登録する詳細設定を行います。
AirtableのURLからベースIDとテーブルIDを入力したら、フィールドに反映させる情報を入力します。

Airtableは下記のように設定しています。

それぞれのフィールド名とアウトプットの内容が合致するように設定してください。

すべて設定ができたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功したら、Airtableに情報が反映されてYoomでもアウトプットが取得されます。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで、Gmailで受信した問い合わせメールが自動的にAirtableに追加されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

GmailとAirtableを使ったその他の自動化例

Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成し、Gmailで会議情報を送信

Airtableに新しいリードが登録されると、Zoomで自動的に会議を作成し、Gmailで会議情報を先方に送信することで、手動での作業を省力化できます。これにより、営業活動の効率化が期待でき、迅速に連絡を取り合うことが可能になります。

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Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成し、Gmailで送信

Airtableでステータスが更新されると、Misocaで自動的に請求書が作成され、Gmailで送信されます。これにより、請求書発行の手間を省き、請求作業がスムーズに進行することが見込まれます。

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指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付する

指定されたスケジュールに合わせてAirtableのレコードを検索し、自動的にGmailで関連メールを送信することで、重要な連絡を遅れずに行うことが可能になります。これにより、業務の見逃しや遅延を防げることが期待されます。

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まとめ

GmailとAirtableの連携により、問い合わせメールの内容を自動でAirtableに登録できるようになり、顧客対応が効率化されます。手動でのデータ入力が不要になり、業務の時間短縮が実現するでしょう。

さらに、進捗の可視化やタスク管理が簡単に行えるため、営業やカスタマーサポートの生産性向上が期待できます。Yoomを活用すれば、誰でも簡単にノーコードで自動化が可能です。業務効率を最大化したい方は、ぜひ試してみてください。

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