Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知する方法

ステップ1:Googleフォーム・Google Drive・kintone・Gmailをマイアプリ連携

まずGoogleフォーム、Google Drive、kintone、GmailをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、それぞれのアプリを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Googleフォームの場合＞

・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Driveの場合＞

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

＜Gmailの場合＞

・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームに回答が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら、Googleフォームから取得した情報をアウトプットに追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3:kintoneへデータを追加する設定

次に、契約書をGoogle Driveから取得し、OCR機能で読み取った内容をkintoneへ追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイルIDを設定してテストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。

4.テストが成功したら保存します。

5.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
※画像・PDFから文字を読み取るオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

6.契約書の文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。

7.ファイルの添付方法を下記画像のように設定し、抽出したい項目を入力したらテストを行います。

8.テストが成功したら保存します。

9.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

10.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

※今回は、テスト用に下記のアプリを作成しています。

11.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※GoogleフォームやOCRで読み取った内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

12.テストが成功すると、kintoneにレコードが追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Gmailの設定

最後に、Gmailでメールを送信する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Gmailと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.メール内容を設定し、次へ進みます。
※GoogleフォームやOCRで読み取った内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※各項目は、定型文を直接入力することもできます。

4.テストを行い、成功すると表示されている宛先にメールが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Googleフォームに契約書が送信されるたびにOCR機能が自動で内容を読み取り、kintoneに追加され、Gmailで通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、アプリ同士の連携やAI機能以外にも、自動化をさらに応用する機能が備わっています。

応用例1:完了通知機能

フローボットの完了を通知してくれる機能です。
通知機能を利用すれば、契約書の送信者にGmailが返信されたことを通知できるため、手動で完了を確認する手間を省けるでしょう。
フローボットの設定画面で、右上の「…」をクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると設定できます。
また、Yoomの管理画面の「設定」からSlackやChatworkへの通知設定もできます。

応用例2:データベースへバックアップ

Yoomには、データベース機能も備わっています。
kintoneへ登録したデータのバックアップを記録したり、Gmailの送信履歴を記録したりできます。
データベースへのバックアップの設定方法は、フローボット下部にある「+」マークをクリックし、Yoomとの連携を選択してデータベースにレコードを追加するアクションを設定します。
※事前にYoomの管理画面から記録用のデータベースを作成する必要があります。

GoogleフォームとOCR機能を活用したその他の自動化例

他にもGoogleフォームとOCR機能を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する

Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するテンプレートです。
この連携により、担当者の手作業を削減でき、業務効率の向上が期待できます。

2.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加する

Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するテンプレートです。
この連携により、名刺情報の登録時に人為的ミスを防止でき、データの精度向上が期待できます。

3.Googleフォームで回答されたら、OCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する

Googleフォームで回答された外国語の資料をOCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するテンプレートです。
この連携により、この連携により、外国語の文書も効率的に管理できるようになるでしょう。

GoogleフォームとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1:入力ミスを防ぎ、データ品質を向上

契約書に関する情報を手動で入力する際は、人為的エラーが生じる可能性があります。
登録内容にミスがあれば、修正作業が必要になったり、関連業務でミスが発生したりします。
アプリ同士を連携すれば、契約書に関するデータ入力が自動化され、人為的ミスを削減できるでしょう。
例えば、新入社員との雇用契約書のデータをkintoneに登録する場合、入力ミスがあると、kintoneの情報をもとに作業を進めるメンバーのミスにつながります。
この連携を利用すれば、データ入力時のミスが削減され、関連メンバーも正確に業務を進められるでしょう。

メリット2:契約書の処理スピードを向上し、業務効率を改善

契約書を確認し、kintoneにレコードを登録する作業は負担が大きいです。
作業の流れは単調でも、手作業だと時間がかかり、効率的に業務を進めることが難しくなります。
アプリ同士の連携により手作業を削減すれば、業務効率が向上するでしょう。
例えば、複数のメンバーが同時期に入社するケースが多い場合、契約書の処理業務にまとまった時間が必要になります。
この連携を利用すれば、自動化によって生まれた時間を活用し、他の業務を進められるため、業務効率が向上するでしょう。

メリット3:契約書管理の属人化を防止

契約書の管理を一人の担当者に任せると、業務が属人化してしまうことがあります。
担当者しかできない業務があると、その人が休んだときに他のメンバーが対応できなかったり、退社時に引き継ぎが円滑に進まなかったりする可能性があります。
アプリ同士の連携により業務を自動化すれば、属人化を防ぎ、引き継ぎなどで生じるトラブルを回避できるでしょう。
例えば、中小企業の場合、契約書の管理業務に割ける人員が少なく、担当者しかできない業務が発生しやすくなります。
自動化を導入すれば、業務標準化が進み、担当者の休みや退職による影響を最小限に抑えることができるでしょう。

まとめ

Googleフォームに契約書が送信されるたび、手動でkitnoneにデータを登録する作業は大変です。
時間がかかるうえにミスが発生しやすく、業務が属人化するリスクもあります。
これらの課題は、アプリ同士を連携し、作業を自動化することで解決が期待できます。
その結果、業務の効率化やミスの削減、業務の標準化につながるでしょう。
Googleフォーム、Google Drive、kintone、Gmailの連携は、Yoomを使うことでノーコードで実現できます。
設定方法も簡単で、解説した通りに設定するだけで導入できるので、この機会にYoomを使って契約書関連の業務を自動化してみてください。