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「GmailとMicrosoft Excelを使っていて、それぞれのデータを連携したい!」
「Gmailで受信したメールの内容をMicrosoft Excelに手動で転記しており、手間がかかっている…」
このように、日常的に利用するツール間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">Gmailの特定のメールデータを自動的にMicrosoft Excelのファイルに追記したり、更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の反復作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単にでき、これまでの手間や時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
GmailとMicrosoft ExcelのAPIを連携すれば、手動で行っていたメール内容の転記やリスト更新といった作業を完全に自動化することが可能になります。これにより、作業時間を短縮できるだけでなく、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
海外からの問い合わせなど、外国語のメールを受信した際に、その都度翻訳ツールを使って内容を確認し、Microsoft Excelに記録する作業は非常に手間がかかります。
この連携は、AIによる翻訳や正規表現でのデータ抽出といった処理を組み合わせることで、<span class="mark-yellow">海外からのメール内容を自動で日本語に翻訳し、Microsoft Excelに整理された形で記録できる</span>ため、多言語でのやり取りをスムーズに行い、迅速な対応を実現します。
Gmailでフォームなどからアンケートの回答を受け取った後、その結果を手作業でMicrosoft Excelに集計していくのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このテンプレートを使えば、Gmailで受信したアンケートの回答メールから必要な情報だけを正規表現などで抽出し、<span class="mark-yellow">自動でMicrosoft Excelの表に転記することで、面倒な手作業による集計業務をなくし、迅速なデータ分析を可能にします。</span>
それでは、さっそく実際にGmailとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定ラベルのメールを受信した内容を翻訳しMicrosoft Excelに追加する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択し、次へを押します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択しましょう。
Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です!
Microsoft Excelの連携
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です!
〈注意事項〉
「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます!簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう!まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。アクションは、テンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面になります。こちらの設定の前に、トリガーとなるGmailのテスト送信準備をしましょう。
今回は、下記のような赤枠のラベルを付けた英語のメールを、対象のGmailへ送付しました。
Gmailのテストメール送信が完了したらYoom画面に戻りましょう。下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほどテスト送信をしたGmailのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
次に、Gmailのメール内容を翻訳する設定を行うため、下記赤枠を選択してください。
下記のようなアクションを選択する画面になるので、設定していきましょう。
「タイトル」を修正したい場合はお好きな名前に変更してください。
「アクション」は、デフォルトで「GPT4o-mini|3,500文字以内の文章の翻訳(2タスク)」が選択されています。表記されている文字数の数だけプロンプトが設定できます。文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら「次へ」を押して進んでください。
続いて、翻訳する内容を具体的に設定していきます。
「翻訳対象のテキスト」は、入力欄をクリックしてGmailの本文を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「翻訳先言語」は翻訳したい言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。下記のように、指定した翻訳先言語で翻訳結果が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほどの翻訳結果のデータを活用して、Microsoft Excelにレコードを追加する設定をしましょう。赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
次の画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。項目欄に等しいデータをアウトプットから選択可能です。
お好みに合わせてそれぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした!これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
日々のメール対応やデータ管理に追われている方には、GmailやMicrosoft Excelとの連携による自動化がおすすめです。
情報の受け取りから処理・通知・記録までをシームレスに自動化することで、作業負担を軽減できるかもしれません!
Gmailでは、特定条件に合致したメール内容をSlackへ通知したり、問い合わせへの返信文をChatGPTで自動生成して返信することができます。
Googleフォームの送信内容に基づく自動返信や、Zoomウェビナー終了後のフォローメール送信も可能。
また、Google スプレッドシート上の宛先リストをもとに一括メールを送るといった活用も行え、情報発信の自動化に最適です!
Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Excelに自動で追加したり、Salesforceで登録された商談情報を記録するなど、さまざまな情報の一元管理に役立ちます。
Microsoft SharePoint上のファイル格納をきっかけにファイル情報を取得したり、指定日時にMicrosoft Excellから予算データを抽出してMicrosoft Teamsに通知する活用も。
さらに、Notionでタスクが登録された際に自動でシートへ反映する連携も実現可能です!
GmailとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailとMicrosoft Excel間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!