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「GmailとMicrosoft Excelを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Gmailで受信したメールの内容をMicrosoft Excelに手動で転記しており、手間がかかっている…」
このように、日常的に利用するツール間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Gmailの特定のメールデータを自動的にMicrosoft Excelのファイルに追記したり、更新する仕組みがあれば、こうした日々の反復作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単にでき、これまでの手間や時間を削減可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 海外からの問い合わせなど、Gmailで受信したメールの内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。翻訳作業やコピー＆ペーストによる入力は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが内容を自動で翻訳し、指定のMicrosoft Excelに情報を追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとMicrosoft Excelを連携してできること
GmailとMicrosoft ExcelのAPIを連携すれば、手動で行っていたメール内容の転記やリスト更新といった作業を完全に自動化することが可能になります。これにより、作業時間を短縮できるだけでなく、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定ラベルのメールを受信した内容を翻訳しMicrosoft Excelに追加する
海外からの問い合わせなど、外国語のメールを受信した際に、その都度翻訳ツールを使って内容を確認し、Microsoft Excelに記録する作業は非常に手間がかかります。
この連携は、AIによる翻訳や正規表現でのデータ抽出といった処理を組み合わせることで、海外からのメール内容を自動で日本語に翻訳し、Microsoft Excelに整理された形で記録できるため、多言語でのやり取りをスムーズに行い、迅速な対応を実現します。
■概要 海外からの問い合わせなど、Gmailで受信したメールの内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。翻訳作業やコピー＆ペーストによる入力は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが内容を自動で翻訳し、指定のMicrosoft Excelに情報を追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
Gmailでフォームなどからアンケートの回答を受け取った後、その結果を手作業でMicrosoft Excelに集計していくのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このテンプレートを使えば、Gmailで受信したアンケートの回答メールから必要な情報だけを正規表現などで抽出し、自動でMicrosoft Excelの表に転記することで、面倒な手作業による集計業務をなくし、迅速なデータ分析を可能にします。
GmailとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定ラベルのメールを受信した内容を翻訳しMicrosoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 海外からの問い合わせなど、Gmailで受信したメールの内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。翻訳作業やコピー＆ペーストによる入力は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが内容を自動で翻訳し、指定のMicrosoft Excelに情報を追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 海外からの問い合わせなど、Gmailで受信したメールの内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。翻訳作業やコピー＆ペーストによる入力は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが内容を自動で翻訳し、指定のMicrosoft Excelに情報を追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。アクションは、テンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面になります。こちらの設定の前に、トリガーとなるGmailのテスト送信準備をしましょう。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Order」というラベルに振り分けられるように設定しました。
Gmailのテストメール送信が完了したらYoom画面に戻りましょう。下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほどテスト送信をしたGmailのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：AIによる翻訳設定
次に、Gmailのメール内容を翻訳する設定を行うため、下記赤枠を選択してください。
下記のようなアクションを選択する画面になるので、設定していきましょう。
「タイトル」を修正したい場合はお好きな名前に変更してください。
「アクション」は、デフォルトで「GPT4o-mini｜3,500文字以内の文章の翻訳（2タスク）」が選択されています。表記されている文字数の数だけプロンプトが設定できます。文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら「次へ」を押して進んでください。
続いて、翻訳する内容を具体的に設定していきます。
「翻訳対象のテキスト」は、入力欄をクリックしてGmailの本文を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。下記のように、指定した翻訳先言語で翻訳結果が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Microsoft Excelにレコード追加する設定
続いて、先ほどの翻訳結果のデータを活用して、Microsoft Excelにレコードを追加する設定をしましょう。赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
下記のようなMicrosoft Excelを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
次の画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。項目欄に等しいデータをアウトプットから選択可能です。
お好みに合わせてそれぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
GmailやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
日々のメール対応やデータ管理に追われている方には、GmailやMicrosoft Excelとの連携による自動化がおすすめです。
情報の受け取りから処理・通知・記録までをシームレスに自動化することで、作業負担を軽減できるかもしれません！
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailでは、特定条件に合致したメール内容をSlackへ通知したり、問い合わせへの返信文をChatGPTで自動生成して返信することができます。
Googleフォームの送信内容に基づく自動返信や、Zoomウェビナー終了後のフォローメール送信も可能。
また、Google スプレッドシート上の宛先リストをもとに一括メールを送るといった活用も行え、情報発信の自動化に最適です！
■概要 Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。 同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。 実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo ■注意事項 ・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。 ※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。 ※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350 ■概要 Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務効率化・自動化を進めたい方 ・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方 ・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方 2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方 ・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方 ・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。 このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。 ■注意事項 ・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ■概要 ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Excelに自動で追加したり、Salesforceで登録された商談情報を記録するなど、さまざまな情報の一元管理に役立ちます。
Microsoft SharePoint上のファイル格納をきっかけにファイル情報を取得したり、指定日時にMicrosoft Excellから予算データを抽出してMicrosoft Teamsに通知する活用も。
さらに、Notionでタスクが登録された際に自動でシートへ反映する連携も実現可能です！
■概要 Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたび、手作業でMicrosoft Excelの管理台帳にファイル情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをきっかけに、ファイル名やURLといった情報を自動でMicrosoft Excelに追加できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確なファイル管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ◼️概要 Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。 Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。 エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。 ・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。 ・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。） ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。 OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。 ■注意事項 ・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このワークフローのカスタムポイント
まとめ
GmailとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGmailとMicrosoft Excel間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：もっと細かい条件でメールを抽出できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで件名や本文に特定のキーワードを含む場合や、特定のメールアドレスの際にフローが進行するように設定が可能です。「分岐」機能について、詳しくは以下をご確認ください。
Q：この連携は無料プランでどこまでできますか？
A：
今回ご紹介したGmailとMicrosoft Excelの自動化はフリープランから利用可能です。このフローは月33件まで利用できます。詳しいYoomのプランとタスクの実行数については以下をご確認ください。
Q：連携が途中で失敗した場合どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
