■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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