■概要

海外からの問い合わせなど、Gmailで受信したメールの内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。翻訳作業やコピー＆ペーストによる入力は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが内容を自動で翻訳し、指定のMicrosoft Excelに情報を追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外とのやり取りが多く、Gmailで受信した内容をMicrosoft Excelで管理している方
• 定期的にGmailの内容を抽出し、手作業でExcelに転記する定型業務に追われている方
• GmailとMicrosoft Excelを連携させ、情報管理全体の効率化を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信から翻訳、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます
• 手作業による転記ミスや翻訳の誤り、入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、受信したメールの本文など、翻訳したいテキストを指定します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳後のテキストなどを指定のファイルに自動で追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の翻訳では、メール本文だけでなく、件名など翻訳対象としたいテキストを任意で設定することが可能です
• Microsoft Excelへのレコード追加では、対象のファイルやシートを任意で設定できますまた、追加する各項目には固定のテキストを入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081