GmailとMicrosoft Excelを連携して、Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する方法

ステップ1:GmailとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

まず、GmailとMicrosoft ExcelをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、GmailとMicrosoft Excelを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Gmailの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Microsoft Excelの場合＞

・サインインをして、「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

3.GmailとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGmailの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGmailで特定のラベルのメールを受信するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

3.Gmailと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とラベルを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。アンケート内容をMicrosoft Excelにすぐ追加したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ラベルは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストが成功すると、アウトプットにGmailから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:アンケート項目を取得する設定

次に、Gmailで受信したアンケートから項目ごとの内容を抽出する設定を行います。

1.「テキストからデータを抽出する テキストからデータを抽出する」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2.タイトルと変換タイプを設定し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは任意に設定できます。
※変換タイプは、アンケートの文字数にあわせて変更できます。デフォルトでは3,500文字以内の設定です。

3.対象のテキストと抽出したい項目を設定し、テストを行います。
※対象のテキストには、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のラベルのメールを受信したら」から「本文」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※抽出したい項目は、アンケートにあわせて任意の項目を設定できます。

4.テストが成功すると、アウトプットに設定した項目が取得されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Microsoft Excelの設定

最後に、Microsoft Excelにデータを追加する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.データベースの連携を設定します。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※各設定の詳細は、こちらのヘルプページでも解説しています。

※テーブル範囲は、テスト用に下記のシートを作成したため、今回は上記の設定になります。

4.追加するレコードの値を設定し、テストを行います。
※アンケートの内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、アンケートごとに変わる内容を動的に反映できます。メールに関する内容を追加する場合は、「特定のラベルのメールを受信したら」から設定します。

5.テストが成功すると、Microsoft Excelにアンケート結果が追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、Gmailでアンケートを受け取るたび、Microsoft Excelに結果が自動追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

GmailとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもGmailとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書を発行し、Gmailで送付する

Yoomのフォーム機能を利用し、回答された内容をもとにMicrosoft Excelで見積書を自動発行し、Gmailで送付するテンプレートです。
この連携により、見積書の作成・送付時に発生するヒューマンエラーを防止でき、正確な業務プロセスが実現するでしょう。

2.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する

Notionのデータベースに登録した情報をもとに、Microsoft Excelで見積書を自動作成し、Gmailで送付するテンプレートです。
この連携により、見積書の作成・送付作業を自動化でき、業務の効率化が期待できます。

3.フォームで応募があったら、回答内容をMicrosoft Excelに追加し、Chatworkに通知およびお礼メールを送る

Yoomのフォーム機能を利用し、回答内容をMicrosoft Excelに自動追加し、ChatworkとGmailで通知するテンプレートです。
この連携により、データ入力、社内と顧客への通知作業を自動化でき、担当者の負担が軽減するでしょう。

GmailとMicrosoft Excelを連携するメリットと具体例

メリット1: 手動登録削減による効率化

Gmailで受信したアンケートをMicrosoft Excelに手動で追加する作業は大変です。
コピー&ペーストによる作業でも、項目数が多ければ時間がかかってしまい、他の業務に割ける時間が減ってしまいます。
GmailとMicrosoft Excelを連携すれば、アンケート内容が自動で追加され、担当者の業務効率が向上するでしょう。
例えば、100件のアンケートを手動で登録する場合、1件あたり3分かかるとすれば、合計で6時間になります。
この連携を利用すれば、空いた6時間で他の業務に対応できるため、業務の効率化が期待できます。

メリット2:登録漏れ防止

アンケート結果をMicrosoft Excelに手動追加する場合、登録漏れが発生することがあります。
データが漏れてしまえば、せっかく収集した顧客データを利用できなくなり、費用が無駄になってしまいます。
GmailとMicrosoft Excelを連携することでアンケート情報を自動追加すれば、登録漏れを防止でき、正確な業務プロセスが実現するでしょう。
例えば、複数のスタッフでデータ登録を行う場合、コミュニケーション不足によりアンケート情報の登録が漏れてしまうことがあります。
GmailとMicrosoft Excelを連携すれば、確実にデータが追加されるので、アンケート結果を有効活用できるでしょう。

メリット3:分析データの精度向上

手動でのデータ入力には、タイピングミスやコピー漏れが発生することがあります。
こうした人為的ミスにより間違った情報が登録されれば、正確な分析ができなくなります。
GmailとMicrosoft Excelを連携すれば、正確なデータ登録が可能になり、データ分析の精度が向上するでしょう。
例えば、毎日大量のアンケートを収集して分析する場合、手動作業では入力ミスが起きやすく、分析結果が不正確になってしまうかもしれません。
この連携を利用すれば、入力ミスによる影響を防止でき、分析結果の信頼性が向上するでしょう。

まとめ

Gmailで収集したアンケート結果をMicrosoft Excelで管理する場合、手動作業では手間と時間がかかります。
さらに、登録漏れや入力ミスも発生します。
これらの課題は、GmailとMicrosoft Excelを連携して、登録作業を自動化することで解決できるでしょう。
その結果、業務効率化や作業プロセスの正確性向上が期待でき、分析結果の信頼性も高まるでしょう。
GmailとMicrosoft Excelの連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定すれば導入できるので、この機会にアンケート結果の手動登録で生じる課題を解決してみてください。