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Gmailで受信したメールの署名情報を手動で一つ一つ確認し、HubSpotにコンタクトを登録する作業はあまり効率的とは言えません。
そこで今回は、GmailとHubSpotを連携し、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、AIで署名情報を抽出し、HubSpotにコンタクトを登録する自動化を解説します。
この自動化により、手作業でのコンタクト登録が不要になり、正確にコンタクトを登録できるでしょう。
また、コンタクト登録がスピーディーに行われるため、その後の営業活動が進めやすくなるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailのメール受信をAPIで受け取り、AI機能を活用して署名情報を抽出し、HubSpotのAPIを介してコンタクトを登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
GmailとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単になります。
最初に、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
検索機能を活用して、Gmailを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。
次に、HubSpotのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、一覧からHubSpotを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、HubSpotにログインしましょう。
GmailとHubSpotがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合、以下のページで変更しましょう。
最初に、Gmailの設定を行うため、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の設定方法を確認してください。
スクロールし、以下の設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、Gmailの署名情報を取得する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
※AIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひ試してみてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の注意事項を確認します。
次に、「対象のテキスト」を設定しましょう。
Gmailの本文から取得するため、Gmailのアウトプットから本文を選択してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、HubSpotの設定を行うので、「コンタクトの作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項をご覧ください。
スクロールし、「会社名」を設定しましょう。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから「署名情報の会社名」を選択します。
他の項目も同じように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGmailとHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、Gmailに自動通知するフローです。
新規コンタクト登録がGmailに通知されるため、コンタクトへアプローチしたい方におすすめです。
Gmailを活用して新規コンタクト情報をチーム内に共有することもできます。
2.HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛に、自動的にGmailで定型メールを送信するフローです。
手作業で定型メールを作成・送信する手間を省けます。
Chrome拡張機能を活用すると、HubSpotのWebサイトから直接メールを送信できます。
3.HubSpotのコンタクトページからZoomのミーティングを自動登録するフローです。
Chrome拡張機能を使用し、HubSpotのコンタクトページからトリガーを起動してZoomでミーティングを作成し、Gmailで会議情報を送信できます。
一連の流れを自動化できるため、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、AIが署名情報を読み取り、HubSpotにコンタクトを自動登録できます。
たとえば、「お問い合わせ」といったキーワードをGmailで受信したら、自動的にHubSpotにコンタクトを登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業で問い合わせメールや署名情報を確認し、コンタクトを登録する手間がなくなるため、担当者の負担を軽減できるでしょう。</span>
この自動化は、特定のキーワードを含むメールを頻繁に受信する場合に特におすすめです。
Gmailで受信したメールからAIで署名情報を抽出し、HubSpotに自動登録することで、正確にコンタクトを登録できるでしょう。
たとえば、従来のように手動でコンタクトを登録する場合、会社名やメールアドレスを間違って登録するリスクがあります。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化によりAIが署名情報を取得し、HubSpotに登録するため、間違ったデータを登録する可能性が低くなるでしょう。</span>
このように、正確にコンタクト情報を追加することで、その後のフォローアップや営業活動の質を向上できるかもしれません。
Gmailで受信したメールの署名情報をHubSpotにコンタクトとして登録することで、コンタクト情報の一元化が可能になるでしょう。
たとえば、Gmailで「資料請求」といったキーワードを使用したメールを受信すると、署名情報からコンタクトを登録できるため、Gmailでキーワードの有無を確認する手間が省けます。
これにより、<span class="mark-yellow">1件ずつメールを確認してHubSpotにコンタクトを登録する手間が省け、システム間の移動も減らせるでしょう。</span>
コンタクト登録が一元化されると、顧客対応のスピード向上にも役立つかもしれません。
特定のキーワードに一致するメールをGmailで受信したら、AIで署名情報を取得し、HubSpotにコンタクトを登録する自動化は、手動入力を減らし、正確にデータを登録できるでしょう。
従来は手作業でコンタクトを登録する必要がありましたが、自動化によりその作業を簡素化できます。
これにより、コンタクト登録がスムーズに行われるため、その後のフォローアップや営業活動が進めやすくなります。
その結果、業務プロセスや対応スピードの向上が期待できます。
今回ご紹介したテンプレートには、AIを活用したデータ取得があり、手入力よりも正確にコンタクト登録ができるでしょう。
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