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GmailとHubSpotを連携して、Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを自動登録する方法
Gmailで受信したメールの署名情報を手動で一つ一つ確認し、HubSpotにコンタクトを登録する作業はあまり効率的とは言えません。
そこで今回は、GmailとHubSpotを連携し、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、AIで署名情報を抽出し、HubSpotにコンタクトを登録する自動化を解説します。
この自動化により、手作業でのコンタクト登録が不要になり、正確にコンタクトを登録できるでしょう。
また、コンタクト登録がスピーディーに行われるため、その後の営業活動が進めやすくなるかもしれません。
こんな方におすすめ
- Gmailで主に顧客とやり取りしていて、署名情報をHubSpotのコンタクトとして登録している方
- コンタクト登録をミスなく正確に行いたい方
- 手動でのコンタクト登録を短縮したい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
GmailとHubSpotの連携フローの作り方
Gmailのメール受信をAPIで受け取り、AI機能を活用して署名情報を抽出し、HubSpotのAPIを介してコンタクトを登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとHubSpotをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くHubSpotのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、GmailとHubSpotの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要Gmailで受信したメールに記載されている署名情報から、一件ずつHubSpotへ手入力でコンタクト登録をしていませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール本文からAIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへ新規コンタクトとして自動で登録する一連の流れを構築できます。面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:GmailとHubSpotをマイアプリ登録
GmailとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単になります。
最初に、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
検索機能を活用して、Gmailを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。
次に、HubSpotのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、一覧からHubSpotを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、HubSpotにログインしましょう。
GmailとHubSpotがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要Gmailで受信したメールに記載されている署名情報から、一件ずつHubSpotへ手入力でコンタクト登録をしていませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール本文からAIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへ新規コンタクトとして自動で登録する一連の流れを構築できます。面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合、以下のページで変更しましょう。
最初に、Gmailの設定を行うため、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くHubSpotのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→お好みで変更可
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→特定のキーワードに一致するメールを受信したら
以下の設定方法を確認してください。
スクロールし、以下の設定を行いましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。 - 「キーワード」→任意で設定
※今回は「お問い合わせ」というキーワードを含むメールを受信したら起動する設定にするので、以下のように設定しました。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、Gmailの署名情報を取得する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
※AIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひ試してみてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→お好みで変更可
- 「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）
以下の注意事項を確認します。
次に、「対象のテキスト」を設定しましょう。
Gmailの本文から取得するため、Gmailのアウトプットから本文を選択してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、HubSpotの設定を行うので、「コンタクトの作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→お好みで変更可
- 「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「アクション」→コンタクトの作成
以下の注意事項をご覧ください。
スクロールし、「会社名」を設定しましょう。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから「署名情報の会社名」を選択します。
他の項目も同じように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、GmailとHubSpotの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要Gmailで受信したメールに記載されている署名情報から、一件ずつHubSpotへ手入力でコンタクト登録をしていませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール本文からAIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへ新規コンタクトとして自動で登録する一連の流れを構築できます。面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その他のGmailとHubSpotを使った自動化の例
他にもGmailとHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、Gmailに自動通知するフローです。
新規コンタクト登録がGmailに通知されるため、コンタクトへアプローチしたい方におすすめです。
Gmailを活用して新規コンタクト情報をチーム内に共有することもできます。
■概要HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、担当者への通知やサンクスメールなどを手動で送信するのは手間ではないでしょうか。特に迅速な対応が求められる場面では、対応漏れや遅延が機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタTクト登録をきっかけにGmailからのメール送信を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotのコンタクト情報を基に、Gmailで手動メール送信を行っている営業担当者の方
- 新規コンタクト登録後のフォローアップを自動化し、顧客対応を迅速化したいマーケティング担当者の方
- HubSpotとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが登録されると自動でGmailからメールが送信されるため、手作業での対応時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力間違いや、重要な通知の送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先や本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのメール送信設定では、送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を任意の内容で設定できます。
- メールの本文には、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報（氏名や会社名など）を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのコンタクト情報を基に、Gmailで手動メール送信を行っている営業担当者の方
- 新規コンタクト登録後のフォローアップを自動化し、顧客対応を迅速化したいマーケティング担当者の方
- HubSpotとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが登録されると自動でGmailからメールが送信されるため、手作業での対応時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力間違いや、重要な通知の送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先や本文などを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのメール送信設定では、送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を任意の内容で設定できます。
- メールの本文には、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報（氏名や会社名など）を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛に、自動的にGmailで定型メールを送信するフローです。
手作業で定型メールを作成・送信する手間を省けます。
Chrome拡張機能を活用すると、HubSpotのWebサイトから直接メールを送信できます。
■概要HubSpotに新しいコンタクトを登録した後、手作業でGmailを開いて定型メールを送る作業に手間を感じていませんか。毎回同じ内容のメールを送る単純な作業でありながら、宛先や内容を間違えられないため、意外と神経を使う業務でもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動送信できるため、こうした手作業による連絡を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで管理するリードに対し、Gmailで個別にフォローメールを送っている営業担当者の方
- お問い合わせへの一次返信など、定型メールの送信業務を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- リードへのアプローチを迅速化し、人的ミスを減らしたいと考えているマーケティングチームの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面上で操作が完結するため、Gmailを開いて定型文をコピー＆ペーストするといった作業時間を短縮できます。
- 手作業によるメールの宛先間違いや、本文の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、連絡の品質を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、Chrome拡張機能トリガーを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」に設定します
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい定型メールの内容を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容で設定してください。HubSpotから取得したコンタクト情報を活用することも可能です。
■注意事項- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- HubSpotで管理するリードに対し、Gmailで個別にフォローメールを送っている営業担当者の方
- お問い合わせへの一次返信など、定型メールの送信業務を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- リードへのアプローチを迅速化し、人的ミスを減らしたいと考えているマーケティングチームの方
- HubSpotの画面上で操作が完結するため、Gmailを開いて定型文をコピー＆ペーストするといった作業時間を短縮できます。
- 手作業によるメールの宛先間違いや、本文の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、連絡の品質を保ちます。
- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、Chrome拡張機能トリガーを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」に設定します
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい定型メールの内容を登録します
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容で設定してください。HubSpotから取得したコンタクト情報を活用することも可能です。
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
3.HubSpotのコンタクトページからZoomのミーティングを自動登録するフローです。
Chrome拡張機能を使用し、HubSpotのコンタクトページからトリガーを起動してZoomでミーティングを作成し、Gmailで会議情報を送信できます。
一連の流れを自動化できるため、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
■概要HubSpotで顧客管理をしながら、Zoomでオンラインミーティングを設定する際、アプリ間を何度も行き来して手作業で対応することに手間を感じていませんか。また、ミーティングURLの貼り間違いや、招待メールの送信ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでZoomミーティングの作成と招待メールの送信が完了するため、こうした定型業務を自動化し、スムーズに解消できます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとZoomを活用し、オンラインでの商談や打ち合わせを頻繁に行う営業担当者の方
- 顧客へのミーティング案内を手作業で行っており、入力ミスや送信漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセス全体の効率化や、より重要なコア業務への集中を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面から離れることなくミーティング作成から案内までが完結するため、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの貼り間違いや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpot、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、HubSpotのコンタクト詳細ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼を設定し、ミーティングの日時などを入力するフォームを表示させます。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、入力された情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、作成されたミーティング情報などを記載した案内メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 担当者への対応依頼では、ミーティング日時などの入力フォーム項目を自由に設定したり、HubSpotから取得した情報をあらかじめ埋め込んだりといったカスタムが可能です。
- Zoomのミーティング作成では、議題やアジェンダなどの設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のフォームで入力された内容を変数として埋め込んだりできます。
- Gmailでのメール送信では、送信先を任意に設定できるほか、件名や本文にHubSpotの顧客情報や作成したZoomのミーティングURLなどを変数として差し込むことが可能です。
■注意事項- HubSpot、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZoomを活用し、オンラインでの商談や打ち合わせを頻繁に行う営業担当者の方
- 顧客へのミーティング案内を手作業で行っており、入力ミスや送信漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセス全体の効率化や、より重要なコア業務への集中を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から離れることなくミーティング作成から案内までが完結するため、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの貼り間違いや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、HubSpotのコンタクト詳細ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼を設定し、ミーティングの日時などを入力するフォームを表示させます。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、入力された情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、作成されたミーティング情報などを記載した案内メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 担当者への対応依頼では、ミーティング日時などの入力フォーム項目を自由に設定したり、HubSpotから取得した情報をあらかじめ埋め込んだりといったカスタムが可能です。
- Zoomのミーティング作成では、議題やアジェンダなどの設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のフォームで入力された内容を変数として埋め込んだりできます。
- Gmailでのメール送信では、送信先を任意に設定できるほか、件名や本文にHubSpotの顧客情報や作成したZoomのミーティングURLなどを変数として差し込むことが可能です。
■注意事項
- HubSpot、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
GmailとHubSpotの連携メリットと具体例
メリット1:手作業でのHubSpotのコンタクト登録が不要になる
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、AIが署名情報を読み取り、HubSpotにコンタクトを自動登録できます。
たとえば、「お問い合わせ」といったキーワードをGmailで受信したら、自動的にHubSpotにコンタクトを登録します。
これにより、手作業で問い合わせメールや署名情報を確認し、コンタクトを登録する手間がなくなるため、担当者の負担を軽減できるでしょう。
この自動化は、特定のキーワードを含むメールを頻繁に受信する場合に特におすすめです。
メリット2:正確にコンタクト情報を登録できる
Gmailで受信したメールからAIで署名情報を抽出し、HubSpotに自動登録することで、正確にコンタクトを登録できるでしょう。
たとえば、従来のように手動でコンタクトを登録する場合、会社名やメールアドレスを間違って登録するリスクがあります。
しかし、自動化によりAIが署名情報を取得し、HubSpotに登録するため、間違ったデータを登録する可能性が低くなるでしょう。
このように、正確にコンタクト情報を追加することで、その後のフォローアップや営業活動の質を向上できるかもしれません。
メリット3:コンタクト登録を一元化できる
Gmailで受信したメールの署名情報をHubSpotにコンタクトとして登録することで、コンタクト情報の一元化が可能になるでしょう。
たとえば、Gmailで「資料請求」といったキーワードを使用したメールを受信すると、署名情報からコンタクトを登録できるため、Gmailでキーワードの有無を確認する手間が省けます。
これにより、1件ずつメールを確認してHubSpotにコンタクトを登録する手間が省け、システム間の移動も減らせるでしょう。
コンタクト登録が一元化されると、顧客対応のスピード向上にも役立つかもしれません。
まとめ
特定のキーワードに一致するメールをGmailで受信したら、AIで署名情報を取得し、HubSpotにコンタクトを登録する自動化は、手動入力を減らし、正確にデータを登録できるでしょう。
従来は手作業でコンタクトを登録する必要がありましたが、自動化によりその作業を簡素化できます。
これにより、コンタクト登録がスムーズに行われるため、その後のフォローアップや営業活動が進めやすくなります。
その結果、業務プロセスや対応スピードの向上が期待できます。
今回ご紹介したテンプレートには、AIを活用したデータ取得があり、手入力よりも正確にコンタクト登録ができるでしょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
