Gmail・kintone・Discordを連携して、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに自動通知する方法

ステップ1:Gmail・kintone・Discordをマイアプリ登録

Gmail・kintone・DiscordをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、検索欄でGmailを検索するか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、Gmailにログインします。

続いて、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、kintoneを一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行います。
kintoneのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。

続いて、Discordのマイアプリ登録に移ります。
一覧からDiscordを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行います。
こちらからアクセストークンを取得してください。
Discordのマイアプリ登録方法は、こちらを確認しましょう。

Gmail・kintone・Discordがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Gmailの設定を行うため、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くkintoneとDiscordのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
※特定のラベルで受信したメールに契約書が添付されている前提で作成しています。

• 「タイトル」→変更可
• 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら
  

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。

スクロールし、「ラベル」を設定します。
枠内をクリックして、表示された候補から該当するラベルを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、契約書の情報をAIを利用して読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AIオペレーションは、一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可
• 「アクション」→契約書（6500文字以内）を読み取る（15タスク）
  

以下の注意事項を確認しましょう。

スクロールし、「ファイルの添付方法」を設定してください。
取得した値を使用するので、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、kintoneの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを追加する
  

kintoneの画面に移動し、テスト用に項目名を設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定しましょう。
「アプリID」を候補から選択するか、説明の通りに設定します。

以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定してください。
こちらには、先ほどkintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して、項目名に合うアウトプットを選択しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
他の項目も同様に設定してください。

全ての設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Discordの設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→変更可
• 「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→メッセージを送信
  

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、「チャンネルID」を設定しましょう。

最後に「メッセージ内容」の設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットからDiscordで確認したい契約書情報を設定しましょう。
以下は例ですので、ご自由に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Gmail・kintone・Discordの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGmail・kintone・Discordを使った自動化の例

他にもGmail・kintone・Discordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに自動登録するフローです。
お問い合わせメールの内容が全てkintoneに記録されるため、過去の問い合わせを確認する場合に便利です。
AIを活用してGmailのテキストからデータを抽出できるため、アプリの行き来を減らせます。

2.kintoneにレコードが追加されたら、自動的にDiscordに通知するフローです。
Discord上で登録されたkintoneのデータを確認できるため、確認がしやすくなります。
手作業での通知が不要になり、作業負担を軽減できます。

3.Discordのチャンネルでメッセージが送信されたら、Gmailにメールを自動送付するフローです。
Discordのメッセージ内容をGmailに送付できるので、コミュニケーションツールが異なる企業におすすめです。
メッセージ内容をスピーディーに把握できるため、連携強化にもつながるでしょう。

まとめ

Gmailに届いた契約書情報をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Discordに通知する自動化は、作業負担や時間を大幅に短縮できるでしょう。
この自動化を導入することで、OCRが契約書情報を自動で読み取るため、入力ミスなどを防ぎます。
これにより、契約情報を正確にkintoneに追加し、チーム内にデータを共有できます。
特に、正確性とスピードを求められるビジネスシーンで役立つでしょう。

Yoomの自動化を導入し、組織内の作業パフォーマンスを向上させてください。