・
Gmail・OCR・kintone・Discordを連携して、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに自動通知する方法
忙しい業務の中で行い契約書の記録や情報共有は、時間と手間がかかる作業で負担が大きいと感じていませんか？
特に複数のシステムをそれぞれ活用していると、ミスが発生するリスクも高まります。
そこで今回は、Gmail・kintone・Discordを連携し、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに記録し、Discordへの通知フローを自動化する方法をご紹介します。
これにより、今まで手間がかかっていた業務が短縮され、時間と労力を消費せず簡単に作業できるようになるでしょう。
こんな方におすすめ
- Gmailで受信した契約情報をkintoneに追加し、Discordに通知する作業を自動化したい方
- 事務作業を正確に行い、管理を一元化したい方
- OCRを活用し、登録や通知をスピーディーに行いたい方
Gmail・OCR・kintone・Discordの連携メリットと具体例
メリット1:事務負担を軽減できる
Gmailに届いた契約書を確認してkintoneに登録し、Discordに通知する作業は工程も多く、事務負担も大きいでしょう。
そこで、Gmail・kintone・Discordを連携し、自動化することでその負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、数百件の契約書を一度に処理する場合、手動で行っていると負担がかかるだけでなく、時間もかかります。
しかし、自動化を導入すれば、労力と時間を短縮できるため、時間を有効活用が見込めます。
メリット2:契約書情報を正確に管理できる
手動で契約書情報をkintoneに登録したり、Discordに通知したりする作業は、登録ミスや誤送信のリスクがあります。
たとえば、OCRを活用して契約書情報を読み取り、自動的にkintoneにデータを追加し、Discordに通知すれば、ヒューマンエラーを防止できます。
このように、自動化を活用すれば、契約書情報を正確に管理することが可能です。
また、Gmailに届いた全ての契約書情報がkintoneに記録されるため、データの紛失を防ぎつつ、必要な情報へのアクセスがしやすくなるでしょう。
メリット3:スピーディーに契約情報を共有できる
Gmailで契約書を受信してからDiscordに通知する流れを自動化することで、スピーディーに契約情報の共有ができるでしょう。
たとえば、社内でDiscordを活用して契約書情報の共有をしている場合、手作業よりもスピーディーにチームメンバーに共有できます。
これにより、チーム全員が契約書情報を確認できるため、フォローアップがしやすくなりそうです。
この自動化は、作業スピードが求められる現場に特におすすめです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmail・OCR・kintone・Discordの連携フローの作り方
Gmailで受信した契約書をGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCRを組み合わせることで、読み取った契約書情報をkintoneの提供するAPIを用いて、データベースに追加することで実現できます。
また、Discordが提供するAPIを用いることで、通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Gmail・kintone・Discordをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くOCR・kintone・Discordのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Gmail・OCR・kintone・Discordの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な契約書類を受信している方
・契約書の管理を効率化し、見逃しやミスを減らしたいと考えている方
2.kintoneを活用してデータ管理を行っている企業
・契約書を自動的にkintoneに追加し、データ管理を一元化したいと考えている方
3.Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Discordを日常的に使用しており、重要な通知や情報を迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するというフローを利用すれば、いくつかのメリットを享受できます。
まず、手入力の手間が省け、作業の正確性が向上します。
さらに、kintoneへの自動追加により、データの一元管理が実現しますので、情報の検索や閲覧が容易になります。
また、Discordへの通知機能を活用することで、チーム内での情報共有がスピーディに行えるため、コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な契約書類を受信している方
・契約書の管理を効率化し、見逃しやミスを減らしたいと考えている方
2.kintoneを活用してデータ管理を行っている企業
・契約書を自動的にkintoneに追加し、データ管理を一元化したいと考えている方
3.Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Discordを日常的に使用しており、重要な通知や情報を迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するというフローを利用すれば、いくつかのメリットを享受できます。
まず、手入力の手間が省け、作業の正確性が向上します。
さらに、kintoneへの自動追加により、データの一元管理が実現しますので、情報の検索や閲覧が容易になります。
また、Discordへの通知機能を活用することで、チーム内での情報共有がスピーディに行えるため、コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:Gmail・kintone・Discordをマイアプリ登録
Gmail・kintone・DiscordをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄でGmailを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Gmailにログインします。
続いて、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、kintoneを一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行います。
kintoneのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。
続いて、Discordのマイアプリ登録に移ります。
一覧からDiscordを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行います。
こちらからアクセストークンを取得してください。
Discordのマイアプリ登録方法は、こちらを確認しましょう。
Gmail・kintone・Discordがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な契約書類を受信している方
・契約書の管理を効率化し、見逃しやミスを減らしたいと考えている方
2.kintoneを活用してデータ管理を行っている企業
・契約書を自動的にkintoneに追加し、データ管理を一元化したいと考えている方
3.Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Discordを日常的に使用しており、重要な通知や情報を迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するというフローを利用すれば、いくつかのメリットを享受できます。
まず、手入力の手間が省け、作業の正確性が向上します。
さらに、kintoneへの自動追加により、データの一元管理が実現しますので、情報の検索や閲覧が容易になります。
また、Discordへの通知機能を活用することで、チーム内での情報共有がスピーディに行えるため、コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な契約書類を受信している方
・契約書の管理を効率化し、見逃しやミスを減らしたいと考えている方
2.kintoneを活用してデータ管理を行っている企業
・契約書を自動的にkintoneに追加し、データ管理を一元化したいと考えている方
3.Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Discordを日常的に使用しており、重要な通知や情報を迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するというフローを利用すれば、いくつかのメリットを享受できます。
まず、手入力の手間が省け、作業の正確性が向上します。
さらに、kintoneへの自動追加により、データの一元管理が実現しますので、情報の検索や閲覧が容易になります。
また、Discordへの通知機能を活用することで、チーム内での情報共有がスピーディに行えるため、コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Gmailの設定を行うため、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くOCR・kintone・Discordのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
※特定のラベルで受信したメールに契約書が添付されている前提で作成しています。
- 「タイトル」→変更可
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
スクロールし、「ラベル」を設定します。
枠内をクリックして、表示された候補から該当するラベルを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、契約書の情報をAIを利用して読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AIオペレーションは、一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→変更可
- 「アクション」→契約書（6500文字以内）を読み取る（15タスク）
以下の注意事項を確認しましょう。
スクロールし、「ファイルの添付方法」を設定してください。
取得した値を使用するので、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、kintoneの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→変更可
- 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「実行アクション」→レコードを追加する
kintoneの画面に移動し、テスト用に項目名を設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定しましょう。
「アプリID」を候補から選択するか、説明の通りに設定します。
以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定してください。
こちらには、先ほどkintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して、項目名に合うアウトプットを選択しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
他の項目も同様に設定してください。
全ての設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Discordの設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→変更可
- 「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→メッセージを送信
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「チャンネルID」を設定しましょう。
最後に「メッセージ内容」の設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットからDiscordで確認したい契約書情報を設定しましょう。
以下は例ですので、ご自由に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Gmail・OCR・kintone・Discordの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な契約書類を受信している方
・契約書の管理を効率化し、見逃しやミスを減らしたいと考えている方
2.kintoneを活用してデータ管理を行っている企業
・契約書を自動的にkintoneに追加し、データ管理を一元化したいと考えている方
3.Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Discordを日常的に使用しており、重要な通知や情報を迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するというフローを利用すれば、いくつかのメリットを享受できます。
まず、手入力の手間が省け、作業の正確性が向上します。
さらに、kintoneへの自動追加により、データの一元管理が実現しますので、情報の検索や閲覧が容易になります。
また、Discordへの通知機能を活用することで、チーム内での情報共有がスピーディに行えるため、コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な契約書類を受信している方
・契約書の管理を効率化し、見逃しやミスを減らしたいと考えている方
2.kintoneを活用してデータ管理を行っている企業
・契約書を自動的にkintoneに追加し、データ管理を一元化したいと考えている方
3.Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Discordを日常的に使用しており、重要な通知や情報を迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するというフローを利用すれば、いくつかのメリットを享受できます。
まず、手入力の手間が省け、作業の正確性が向上します。
さらに、kintoneへの自動追加により、データの一元管理が実現しますので、情報の検索や閲覧が容易になります。
また、Discordへの通知機能を活用することで、チーム内での情報共有がスピーディに行えるため、コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
その他のGmail・kintone・Discordを使った自動化の例
他にもGmail・kintone・Discordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに自動登録するフローです。
お問い合わせメールの内容が全てkintoneに記録されるため、過去の問い合わせを確認する場合に便利です。
AIを活用してGmailのテキストからデータを抽出できるため、アプリの行き来を減らせます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.kintoneにレコードが追加されたら、自動的にDiscordに通知するフローです。
Discord上で登録されたkintoneのデータを確認できるため、確認がしやすくなります。
手作業での通知が不要になり、作業負担を軽減できます。
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、更新情報をチームに共有する際、手作業での通知に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されると、その内容が自動でDiscordに通知されます。手作業による通知の手間や、連絡漏れといった課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDiscordを併用し、手作業での情報共有に手間を感じている方
- チーム内での迅速な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
- SaaS間の連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると自動でDiscordに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知内容の転記ミスや、重要な更新情報の連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、kintoneから取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローボットを起動するkintoneのサブドメイン名と、対象のアプリIDを任意で設定してください。また、トリガーの起動間隔も調整可能です。
- Discordでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたいチャンネルのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、DiscordそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、更新情報をチームに共有する際、手作業での通知に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されると、その内容が自動でDiscordに通知されます。手作業による通知の手間や、連絡漏れといった課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDiscordを併用し、手作業での情報共有に手間を感じている方
- チーム内での迅速な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
- SaaS間の連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると自動でDiscordに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知内容の転記ミスや、重要な更新情報の連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、kintoneから取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローボットを起動するkintoneのサブドメイン名と、対象のアプリIDを任意で設定してください。また、トリガーの起動間隔も調整可能です。
- Discordでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたいチャンネルのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、DiscordそれぞれとYoomを連携してください。
3.Discordのチャンネルでメッセージが送信されたら、Gmailにメールを自動送付するフローです。
Discordのメッセージ内容をGmailに送付できるので、コミュニケーションツールが異なる企業におすすめです。
メッセージ内容をスピーディーに把握できるため、連携強化にもつながるでしょう。
■概要Discordでのコミュニケーションは迅速で便利ですが、重要な情報が他のメッセージに埋もれてしまったり、関係者への共有に手間がかかったりすることはありませんか？特定のチャンネルに投稿されたメッセージを、都度メールで共有するのは面倒であり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへのメッセージ投稿をトリガーとして、Gmailに通知メールを自動で送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Discordでチームやコミュニティのコミュニケーションを管理されている方
- Discordの重要な通知や投稿を、メールでも把握したいと考えている方
- DiscordとGmailを連携させ、情報共有のプロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Discordのメッセージを検知し、自動でメールが送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による重要なメッセージの見落としや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DiscordとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Discordから取得した情報を件名や本文に含めて送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Discordのトリガー設定では、通知を検知したいチャンネルを任意で設定してください。
- Gmailのオペレーション設定では、送信するメールの件名や本文に、Discordのメッセージ内容や送信者といった情報を自由に組み込んで設定できます。
■注意事項- Discord、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Discordでチームやコミュニティのコミュニケーションを管理されている方
- Discordの重要な通知や投稿を、メールでも把握したいと考えている方
- DiscordとGmailを連携させ、情報共有のプロセスを効率化したい方
- Discordのメッセージを検知し、自動でメールが送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による重要なメッセージの見落としや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、DiscordとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Discordから取得した情報を件名や本文に含めて送信するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を検知したいチャンネルを任意で設定してください。
- Gmailのオペレーション設定では、送信するメールの件名や本文に、Discordのメッセージ内容や送信者といった情報を自由に組み込んで設定できます。
- Discord、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Gmailに届いた契約書情報をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Discordに通知する自動化は、作業負担や時間を大幅に短縮できるでしょう。
この自動化を導入することで、OCRが契約書情報を自動で読み取るため、入力ミスなどを防ぎます。
これにより、契約情報を正確にkintoneに追加し、チーム内にデータを共有できます。
特に、正確性とスピードを求められるビジネスシーンで役立つでしょう。
Yoomの自動化を導入し、組織内の作業パフォーマンスを向上させてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
