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忙しい業務の中で行い契約書の記録や情報共有は、時間と手間がかかる作業で負担が大きいと感じていませんか？
特に複数のシステムをそれぞれ活用していると、ミスが発生するリスクも高まります。
そこで今回は、Gmail・kintone・Discordを連携し、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに記録し、Discordへの通知フローを自動化する方法をご紹介します。
これにより、今まで手間がかかっていた業務が短縮され、時間と労力を消費せず簡単に作業できるようになるでしょう。
Gmailに届いた契約書を確認してkintoneに登録し、Discordに通知する作業は工程も多く、事務負担も大きいでしょう。
そこで、Gmail・kintone・Discordを連携し、自動化することでその負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、数百件の契約書を一度に処理する場合、手動で行っていると負担がかかるだけでなく、時間もかかります。
しかし、自動化を導入すれば、労力と時間を短縮できるため、時間を有効活用が見込めます。
手動で契約書情報をkintoneに登録したり、Discordに通知したりする作業は、登録ミスや誤送信のリスクがあります。
たとえば、OCRを活用して契約書情報を読み取り、自動的にkintoneにデータを追加し、Discordに通知すれば、ヒューマンエラーを防止できます。
このように、自動化を活用すれば、契約書情報を正確に管理することが可能です。
また、Gmailに届いた全ての契約書情報がkintoneに記録されるため、データの紛失を防ぎつつ、必要な情報へのアクセスがしやすくなるでしょう。
Gmailで契約書を受信してからDiscordに通知する流れを自動化することで、スピーディーに契約情報の共有ができるでしょう。
たとえば、社内でDiscordを活用して契約書情報の共有をしている場合、手作業よりもスピーディーにチームメンバーに共有できます。
これにより、チーム全員が契約書情報を確認できるため、フォローアップがしやすくなりそうです。
この自動化は、作業スピードが求められる現場に特におすすめです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailで受信した契約書をGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCRを組み合わせることで、読み取った契約書情報をkintoneの提供するAPIを用いて、データベースに追加することで実現できます。
また、Discordが提供するAPIを用いることで、通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Gmail・kintone・DiscordをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄でGmailを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Gmailにログインします。
続いて、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、kintoneを一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行います。
kintoneのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。
続いて、Discordのマイアプリ登録に移ります。
一覧からDiscordを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行います。
こちらからアクセストークンを取得してください。
Discordのマイアプリ登録方法は、こちらを確認しましょう。
Gmail・kintone・Discordがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Gmailの設定を行うため、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
※特定のラベルで受信したメールに契約書が添付されている前提で作成しています。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
スクロールし、「ラベル」を設定します。
枠内をクリックして、表示された候補から該当するラベルを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、契約書の情報をAIを利用して読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AIオペレーションは、一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項を確認しましょう。
スクロールし、「ファイルの添付方法」を設定してください。
取得した値を使用するので、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、kintoneの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
kintoneの画面に移動し、テスト用に項目名を設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定しましょう。
「アプリID」を候補から選択するか、説明の通りに設定します。
以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定してください。
こちらには、先ほどkintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して、項目名に合うアウトプットを選択しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
他の項目も同様に設定してください。
全ての設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Discordの設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「チャンネルID」を設定しましょう。
最後に「メッセージ内容」の設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットからDiscordで確認したい契約書情報を設定しましょう。
以下は例ですので、ご自由に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGmail・kintone・Discordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに自動登録するフローです。
お問い合わせメールの内容が全てkintoneに記録されるため、過去の問い合わせを確認する場合に便利です。
AIを活用してGmailのテキストからデータを抽出できるため、アプリの行き来を減らせます。
2.kintoneにレコードが追加されたら、自動的にDiscordに通知するフローです。
Discord上で登録されたkintoneのデータを確認できるため、確認がしやすくなります。
手作業での通知が不要になり、作業負担を軽減できます。
3.Discordのチャンネルでメッセージが送信されたら、Gmailにメールを自動送付するフローです。
Discordのメッセージ内容をGmailに送付できるので、コミュニケーションツールが異なる企業におすすめです。
メッセージ内容をスピーディーに把握できるため、連携強化にもつながるでしょう。
Gmailに届いた契約書情報をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Discordに通知する自動化は、作業負担や時間を大幅に短縮できるでしょう。
この自動化を導入することで、OCRが契約書情報を自動で読み取るため、入力ミスなどを防ぎます。
これにより、契約情報を正確にkintoneに追加し、チーム内にデータを共有できます。
特に、正確性とスピードを求められるビジネスシーンで役立つでしょう。
Yoomの自動化を導入し、組織内の作業パフォーマンスを向上させてください。
