GmailとZendeskを連携して、Gmailで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する方法

ステップ1：GmailとZendeskをマイアプリ連携

今回使用するGmailとOutlookのマイアプリ登録を行いましょう。

先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

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マイアプリにGmailが表示されます。

続いてZendeskのマイアプリ登録を行いましょう。

Gmail同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にZendeskを入力し、表示された候補をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
APトークンについて、詳しくはこちらをご確認ください。

マイアプリにOutlookとZendeskが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。

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ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

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ステップ3：フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くZendeskのオペレーション設定

以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択の画面で、今回連携するアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。

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以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。

・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・ラベル：チケットを作成するためのトリガーとなる件名のキーワードを設定します。（例：CHAT等）

入力完了後、テストを実行し、テスト成功完了後「保存する」をクリックしましょう。

以下の画像の赤枠内の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面で、今回連携するZendeskのアカウントと間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。

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API接続設定の画面が表示されます。入力項目の下部に注略があるので、確認しながら入力しましょう。
入力完了後、テストを実施し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックします。

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ステップ4：トリガーボタンをONにして、GmailとZendeskの連携動作を確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

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GmailやZendeskを使ったその他の自動化例

①Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する

‍Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加するフローです。このフローを活用することで、Zendeskで作成されたチケット情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加することができます。これにより、サポート担当者は手作業での入力作業を行う必要がなくなり、顧客対応などのより重要な業務に集中できます。

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②kintoneにレコードが登録されたらZendeskにチケットを作成する

kintoneにレコードが登録されたらZendeskにチケットを作成するフローです。このフローを活用することで、kintoneとZendeskを連携するとkintoneにレコードが追加されるたびにZendeskに自動的にチケットを作成することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。

③Googleスプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する

Googleスプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信するフローです。このフローを活用することで、Googleスプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができます。Gmailからメールを出すことで、更新内容の把握が容易となり、チーム内の認識を統一して業務を進めることができます。