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Zendeskを活用しカスタマーサポート業務を行っている方は多いのではないでしょうか。GmailとZendeskを連携することで、日々の業務を、より効率的に進めることが可能になります。特に、Gmailで特定のメールを受信した際に自動でZendeskにチケットを作成することで、顧客対応の迅速化が期待できます。本記事では、その具体的な方法を解説し、ノーコードでの自動化を実現する手順を紹介します。
Gmailで特定のメールを受信した際にZendeskで自動的にチケットを作成することで、サポートリクエストへの対応を迅速化できます。この自動化により、従業員がメールを手動で確認し、システムに登録する手間を省けるため、対応までの待ち時間が短縮されます。例えば、顧客から「注文に関する問題」のメールが来た場合、すぐにチケット化され、担当者に割り当てられることで、顧客満足度や問題解決のスピード向上が期待できます。
手動でのチケット作成は、情報の抜け漏れや入力ミスが発生するリスクがあります。この自動化を導入することで、メールの内容が正確にZendeskへ転送され、チケットが作成されるため、情報の欠落や誤入力を回避できます。例えば、複雑な技術的サポートを必要とする問い合わせで、詳細な仕様が書かれたメールが受信された場合、重要な情報が確実に記録され、スムーズな対応につながります。
メールをZendeskに自動的に転送することで、すべての顧客対応履歴を一元管理できます。これにより、進捗状況の確認が容易になり、複数のチームメンバーが情報を共有しやすくなります。例えば、クレーム対応において、顧客の過去の問い合わせ履歴や現在の進行状況をすぐに参照することで、一貫性のある対応が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使ってGmailで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
・GmailとZendeskをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くZendeskのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、GmailとZendeskの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
今回使用するGmailとOutlookのマイアプリ登録を行いましょう。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
続いてZendeskのマイアプリ登録を行いましょう。
Gmail同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にZendeskを入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
APトークンについて、詳しくはこちらをご確認ください。
マイアプリにOutlookとZendeskが表示されていれば、マイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面で、今回連携するアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・ラベル：チケットを作成するためのトリガーとなる件名のキーワードを設定します。（例：CHAT等）
入力完了後、テストを実行し、テスト成功完了後「保存する」をクリックしましょう。
以下の画像の赤枠内の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面で、今回連携するZendeskのアカウントと間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。入力項目の下部に注略があるので、確認しながら入力しましょう。
入力完了後、テストを実施し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
①Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加するフローです。このフローを活用することで、Zendeskで作成されたチケット情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加することができます。これにより、サポート担当者は手作業での入力作業を行う必要がなくなり、顧客対応などのより重要な業務に集中できます。
②kintoneにレコードが登録されたらZendeskにチケットを作成する
kintoneにレコードが登録されたらZendeskにチケットを作成するフローです。このフローを活用することで、kintoneとZendeskを連携するとkintoneにレコードが追加されるたびにZendeskに自動的にチケットを作成することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。
③Googleスプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する
Googleスプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信するフローです。このフローを活用することで、Googleスプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができます。Gmailからメールを出すことで、更新内容の把握が容易となり、チーム内の認識を統一して業務を進めることができます。
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