Gmailで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する

■概要

顧客からの問い合わせメールなどを、都度Zendeskに手作業でコピーしてチケットを作成する業務は、手間がかかり対応漏れのリスクも伴います。また、定型的な作業でありながらも重要なため、なかなか他の業務に集中できないという課題もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、Zendeskへ自動でチケットを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した顧客からの問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
• 特定のアラートメールをトリガーに、Zendeskでインシデント管理を行っている情報システム部門の方
• メール対応からチケット作成までの手作業をなくし、対応の迅速化を図りたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに届いたメールの内容をZendeskに転記する手作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応が可能になります。
• 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、件名や本文の入力間違い、チケットの作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、トリガーの対象となるメールのラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでZendeskを選択し、「チケットを作成する」というアクションを設定します。トリガーで取得したメールの件名や本文を、作成するチケットの情報として設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象とするメールのラベルを任意で指定してください。
• Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendesk環境のサブドメインを指定し、チケットの件名や詳細にGmailから取得したどの情報を反映させるかを設定します。

■注意事項

• Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。