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口コミ情報はその内容の善し悪しにかかわらず、顧客からの貴重な意見です。口コミへの適切な対応ができれば、情報を見た方に対して自社の印象を良くしたり、企業や店舗、商品、サービスの魅力を伝えたりすることが可能になるでしょう。
本記事では、Google ビジネス プロフィールに新たな口コミが投稿された際に、Microsoft Excelに情報を同期する方法を紹介します。口コミ情報を一覧化して管理するにあたって、転記にかかっていた作業時間の短縮、人為的ミスの減少、対応スピードの向上を図りましょう。連携のメリットや自動化の方法を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
連携により、口コミ情報が自動でGoogle ビジネス プロフィールからMicrosoft Excelに同期されることで、手作業でデータ転記をする必要がなくなります。これにより、作業時間の短縮や転記時のヒューマンエラーの減少が期待できます。また、自動化によって頻繁に管理画面を確認する必要がなくなるため、店舗運営やカスタマーサービスの担当者は他の重要な業務に集中できるでしょう。顧客数が多いBtoC事業を展開している場合、口コミの数も相対的に多くなることが予想されるため、この自動化によって、多くのリソースを削減できるかもしれません。
例えば、Google ビジネス プロフィールで管理している店舗で口コミが投稿された際、Microsoft Excelの口コミ一覧に情報を自動で反映できます。店舗の運営担当者は、口コミの新規投稿が無いかチェックしたり、投稿を確認するたびに手作業で転記したりする手間が省け、接客や売上管理などの業務に集中できるでしょう。
連携により、口コミ投稿後すぐにMicrosoft Excelに情報が更新されるため、情報共有がスムーズになります。その結果、担当者は迅速な返信やタイムリーな情報分析ができるでしょう。特に、ネガティブな口コミに早く対応できれば、他の顧客や潜在顧客に良い印象を与えられるかもしれません。また、口コミデータを自動でExcelに集約することで、頻出キーワードの分析や、肯定的・否定的な意見の割合把握の効率的化が期待できます。時系列での評価トレンド分析を行ったり、特定の商品やサービスに関する顧客の反応を素早く把握したりすることで、データに基づいた迅速な意思決定やサービス改善を図ることもできるでしょう。
例えば、口コミの投稿後すぐにMicrosoft Excelに情報が同期されるため、マーケティング担当者は評価のレベルやコメント内容を素早く把握できます。キャンペーンやセールの開始後に投稿数や評価の変化が無いかをタイムリーに分析して施策の改善を行ったり、ネガティブなコメントの内容について店舗運営者と相談して対策を講じたりすることが可能になるでしょう。
自動化ツールYoomを利用すれば、連携や自動化の設定は簡単に行えます。口コミを効果的に活用するため、導入をご検討ください。
[Yoomとは]
それでは、Google ビジネス プロフィールとMicrosoft Excelの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらMicrosoft Excelに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
※今回紹介するフローは、口コミ更新時にも起動します。
1. Microsoft Excelで作成された口コミ情報の管理(または分析)用ファイルを、OneDriveまたはSharePointに保存してください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Google ビジネス プロフィールとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Microsoft 365(旧Office 365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、Microsoft Excel連携時の認証に失敗する可能性があります。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：口コミが投稿されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
各項目の選択・入力をしてください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」をクリックします。
2. データベースを連携します。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
※下図は入力例です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
ステップ2で取得したアウトプットを使用して、追加するレコードの値を入力してください。
※下図は入力例です。
※下図は、アウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
以上で、「Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらMicrosoft Excelに追加する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーをONに切り替えると起動します。
こちらのバナーの「試してみる」をクリックして、ぜひ実際に作成してみてください。
他にもGoogle ビジネス プロフィールやMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿された際に、Chatworkに通知するフローです。Google ビジネス プロフィールの管理画面を頻繁に確認することなく、普段使用するチャットツールで、新規投稿を簡単に把握できます。返信などの対応がスピーディーになることで、顧客からの信頼度の向上が期待できます。
2. Yoomフォームの回答データをMicrosoft Excelに保存するフローです。アンケートやキャンペーン応募で得た情報をMicrosoft Excelに同期できます。景品準備などに後続処理に使える他、顧客管理やマーケティング用のデータ集計・分析に役立てることも可能です。
3. Jicooで予定が登録された際に、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。商品説明会や商談、セミナーなどの予定をMicrosoft Excelに同期することで、チームメンバー全体の予定把握や、予定種別ごとの開催数の集計などに利用できます。
Google ビジネス プロフィールとMicrosoft Excelを連携することで、口コミ情報の同期を自動化できます。転記作業が不要になるため、作業時間の短縮やヒューマンエラーの減少、返信や分析などのフォローアップの迅速化が期待できます。口コミを適切に活用するために、ぜひ連携をお試しください。Yoomを活用すると、連携設定が簡単に行えるため、業務の自動化をスムーズに進めることが可能です。
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