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ここだけの話、毎日の日報作成って正直、大変じゃありませんか？
「今日どんな業務したかな？」と1日を振り返りながら、日報を作成するのは意外と大変な作業ですよね。
特に、繁忙期などは日報作成に時間を取れないという方も多いかもしれません。
そんなお悩みを解決するのが、GoogleカレンダーとAIを活用した日報作成の自動化です！
Googleカレンダーに登録された内容をもとにAIが日報を生成し、その日報を自動で報告する作業まで自動化することができます。
この記事では、その具体的な自動化の方法について詳しく解説していきます！
まずは、作成した日報をGmailで送信する方法からご紹介します。
GoogleカレンダーのAPIを活用して予定一覧を取得し、AI機能を活用することで日報を作成します。
そして、その日報をGmailのAPIを利用して、メール送信することで実現可能となります。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現することができます！
[Yoomとは]
大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Googleカレンダーのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択し、ログインしましょう。
サインイン画面で認証を完了させると、Yoomとの連携は完了です！
Googleカレンダーとの連携と同様です！
「Sign in with Google」をクリックし、ログインをします。
Yoomがアクセス権限を求める画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、gmailのマイアプリ連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミングを設定します。
テンプレートでは「平日18時」にフローボットが起動される設定となっています。
曜日や通知の時間は必要に応じて変更してください。
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
※「Cronの設定」では、曜日によって別の時間帯に起動したいなどの細かな設定が可能です。
※設定の詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
「予定の一覧を取得する」をクリックします。
必要箇所を入力していきましょう。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「予定の一覧を取得する」を選択
連携するアカウントを「カレンダーID」に入力します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、選びましょう。
次に「取得する期間」について選択していきます。
今回は日報のため、報告当日のスケジュールを取得していきます。
フォーマットに「取得する期間の開始日の前日」と「取得する期間の終了日が入力されているため、このまま変更しなくてOKです！
もし、変更したい場合には、日付欄から選択することができます。
入力が完了したら「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう！
「テキストを生成する」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更可能です。
「アクション」のボタンをクリックすると、赤枠の選択肢が表示されます。
テキストの生成文字数によって、消費するタスクが異なります。
※プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。
生成AIで日報を作成するための「プロンプト」を入力していきます。
すでに参考プロンプトが入力してあるため、このまま使用してもOKです！
必要に応じて、加筆してください。
アウトプットを活用すると簡単にできます！
入力完了後「テスト」押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
「メールを送る」をクリックします。
まずは、必要箇所の確認をしていきましょう。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認
次に、実際に送信するメールの内容を入力していきます。
「From」欄は候補から選択可能です。
「To」は送信する相手のアドレスを入力します。
「CC」や「BCC」は必要に応じて、入力しましょう。
「差出人の名前」は未入力時には、送信者のアドレスが表示されます。
最後は、実際に送信するメールの文章です。
テンプレートでは件名に「送信者の名前・日報・送信する日の日付」が入っていますね！
本文には「生成結果」が入っています。
必要に応じて、アウトプットを活用しながら本文を修正しましょう！
「次へ」を押すと、入力したメールの送信内容が表示されます。
修正したい点がなければ「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートはこちら
日報の提出方法として、GmailではなくSlackを活用している職場の方向けに、Slackへ通知する方法についてもご紹介します。
まずはテンプレートをコピーしていきましょう！
基本的な操作手順はGmailで送信する場合と同じです！
そのため、Slackのアプリ連携とSlackの連携方法について、ここでは解説していきます。
アプリ連携の方法ですが、Yoomの「マイアプリ」でSlackのアプリを選択すると、SlackのワークスペースのURLを入力する画面が表示されます。
入力後「継続する」を押すと、サインイン画面が表示されるため、画面に沿って入力していきましょう！
※詳しいアプリ登録の方法はこちらをご確認ください。
スケジュールトリガーの設定から、AI機能でのテキスト生成までの設定が終わったら「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
連携するアカウントが合っていることを確認します。
次に「投稿先のチャンネルID」を選択していきますが、事前に送信先のチャンネルにYoomのアプリを追加する必要があります。
※Yoomアプリの追加方法はこちらをご確認ください。
Yoomのアプリを追加後「投稿先のチャンネルID」を入力します。
候補から選択しましょう！
最後に「メッセージ」内容を入力したら、設定完了です！
※メンション付きで通知したい場合はこちらをご確認ください。
日頃から業務管理をNotionで行っている職場の場合、日報もNotionを通して報告しつつ管理している場合も多いはずです。
そこで、日報をNotionに追加するテンプレートについてもご紹介します。
こちらも、まずはテンプレートをコピーするところから始めましょう！
今回の連携も、基本的には操作方法は同じなため、Notionのアプリ登録方法とNotionの連携方法について解説していきます。
まずはNotionのアプリ登録を行います。
特に難しい操作はなく、マイアプリ画面からNotionを選択して、Notionのログイン情報を入力し、連携するページを選択すると連携完了です！
スケジュールトリガーからAI機能によるテキスト生成までの設定完了後「レコードを追加する」をクリックします。
Notionと連携するアカウント情報が合っていることを確認したら、連携する「データベースID」を候補から選びましょう！
次にNotionに合わせて「追加するレコードの値」をアウトプットを利用して、入力していきます。
後は「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックして完了です！
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. Gmailで指定のラベルのメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録するフロー
日報の場合は、Googleカレンダーから情報を抽出し、Gmailで送信するフローでしたが、このフローのようにGmailから情報を抽出し、Googleカレンダーに登録することも可能です。
クライアントとの打ち合わせ予約などを定型メールで受け取っている場合などに役立ちます！
2.TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフロー
社内の面談予約や外部の方との打ち合わせ予約などにTimeRexを利用し、手作業でGoogleカレンダーに転記している方にお勧めのフローです。
転記する手間を省くだけでなく、入力ミスや転記漏れを防ぐこともできますよ！
3.メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成するフロー
Zoomでのミーティングを頻繁に主催する場合、ZoomのURL発行作業やカレンダーへのスケジュール入力作業などに手間がかかると感じたことはありませんか？
忙しいと忘れがちな作業でもありますよね。
このフローを活用することで、メールの内容から自動でミーティングを作成し、Googleカレンダーへの追加まで可能なため、時間も労力も削減することができます！
今回は、Googleカレンダーを活用した日報作成及び報告作業の自動化の方法についてご紹介しました。
日報作成は重要な業務ではあるものの、毎日の作業だからこそ負担感も大きいですよね。
だからこそ、自動化するメリットが大きい業務の１つだと思います。
また、これまで日報作成にかかっていた時間を1日の振り返りの時間に充てることで、業務の課題を見つけたり、改善アイディアが思いつくきっかけにもなるかもしれません。
APIを活用した業務の自動化を取り入れて、時間の使い方を見直してみませんか？
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