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案件やプロジェクトを遂行するためには、必要なデータが正確に保管されていることが重要になるでしょう。
しかし、フォルダの手動作成により、作成を後回しにしたり、フォルダ名を間違えて登録したりするとスムーズに進行できない可能性があります。
そういった問題を解消するためには、Google ChatとOneDriveを連携し、Google Chatでメッセージが投稿されたらメッセージ内容に基づいて、OneDriveにフォルダを作成する自動化が有効です。
これにより、スピーディーにフォルダが作成され、必要な書類を整理できる環境が整うでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google Chatでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google Chatのメッセージ受信をAPIを介して受け取り、OneDriveのAPIを通じてメッセージ内容を基にフォルダを作成することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google ChatとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Google Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でGoogle Chat（OAuth）を検索するか、一覧から探しましょう。
続いて、OneDriveのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、OneDriveを一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにログインしましょう。
Google ChatとMicrosoft Teamsがマイアプリに表示されたら、設定は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面で変更してください。
最初に、Google Chatの設定を行うため、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。
スクロールし、「スペースのリソース名」を設定してください。
候補から選択するか、説明に従って設定しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google Chatから特定のメッセージをAIで抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項をご覧ください。
次に、「対象のテキスト」を設定します。
Google Chatのアウトプットから「メッセージ内容」を設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定してください。
今回は取引先名を抽出する設定を行うので、以下のように設定します。
お好みで設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、OneDriveの設定を行うので、「フォルダを作成」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、候補から「ドライブID」を選択しましょう。
スクロールし、「親フォルダのアイテムID」と「親フォルダ名」を設定します。
候補から選択するか、説明に従って設定してください。
次に、「フォルダ名」を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットを活用してフォルダ名を設定すれば、自動的にフォルダ名を作成できます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもOneDriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneにレコードが登録されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成するフローです。
kintoneにデータを登録すると、フォルダを自動作成できるため、管理がしやすくなるでしょう。
プロジェクトや顧客ごとにフォルダを作成することもできるので、任意で設定できます。
2.フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを自動送付するフローです。
履歴書などが添付されたフォームが届くと、自動的にOneDriveに保存され、添付された書類をGmailで送信できます。
フォームを自由にカスタムすることもできるので、取得したいファイルに応じて変更しましょう。
3.Notionで取引先が登録されたら、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動作成するフローです。
取引先情報をNotionに登録したら、OneDriveにフォルダを作成できるため、取引先情報の管理がしやすくなります。
取引先が登録されるたびに、手作業でフォルダを作成する手間が省けます。
新規プロジェクトを進行するたびに、フォルダを作成し、ファイルを整理するのは手間がかかります。
手動でのフォルダ作成は、自身でフォルダ名やフォルダの作成場所を考える必要があり、面倒に思う方もいることでしょう。
そこで、Google ChatのメッセージをトリガーにOneDriveにフォルダを作成する自動化を活用しましょう。
たとえば、Google Chatに「Aプロジェクト」とメッセージが投稿されると、OneDriveにフォルダを作成できます。
これにより、<span class="mark-yellow">フォルダ名やフォルダ保管場所を考える手間がなくなり、担当者の負担を軽減できるかもしれません。</span>
新規案件が開始された際に、手作業でフォルダを作成すると、作業の遅延を招く可能性があります。
たとえば、新規案件が開始されてすぐにフォルダを作成できる環境であれば問題ありませんが、後回しにすると必要なデータが取得できないという事態が発生するでしょう。
しかし、フォルダを自動作成することで、このようなタイムラグを解消できるかもしれません。
これにより、<span class="mark-yellow">Google Chatで新規案件情報を投稿した際に、自動的にOneDriveでフォルダが作成されるため、関連資料の保管がスムーズになるでしょう。</span>
フォルダを作成する際に、手動で作業するとフォルダ名を間違ったり、フォルダの作成漏れが発生しやすくなるでしょう。
このようなミスが発生すると、必要なデータを探しにくくなり、業務に支障をきたす可能性があります。
Google Chatの特定のメッセージを基に、OneDriveにフォルダを作成する自動化を導入すれば、ヒューマンエラー防止が期待できます。
たとえば、Google Chatで「新規顧客」というメッセージが投稿された際に、AIで顧客名を抽出し、フォルダ名としてOneDriveにフォルダの作成が可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">間違ったフォルダ名で作成されるリスクを防ぎ、正確にフォルダを作成できるかもしれません。</span>
フォルダ作成を手動で行っている場合、時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れやミスは避けられないでしょう。
しかし、Google ChatとOneDriveを連携した自動化を導入すれば、作業負担が軽減され、データ管理がしやすくなるかもしれません。
これにより、新規案件が開始された場合でもスピーディーにフォルダが作成されるため、データを保管する場所がないといった事態を防ぐことが見込めます。
今までフォルダ作成に手間を取られていたという方や作成ミスが多く正確にデータ管理ができていなかったという方におすすめの自動化です。
Yoomの自動化を導入して、時間を有効に活用し、作業負担を軽減させましょう。
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