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Google Chatでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを自動作成する方法
案件やプロジェクトを遂行するためには、必要なデータが正確に保管されていることが重要になるでしょう。
しかし、フォルダの手動作成により、作成を後回しにしたり、フォルダ名を間違えて登録したりするとスムーズに進行できない可能性があります。
そういった問題を解消するためには、Google ChatとOneDriveを連携し、Google Chatでメッセージが投稿されたらメッセージ内容に基づいて、OneDriveにフォルダを作成する自動化が有効です。
これにより、スピーディーにフォルダが作成され、必要な書類を整理できる環境が整うでしょう。
こんな方におすすめ
- Google ChatとOneDriveを利用していて、フォルダ作成の手間を感じている方
- 業務の流れを止めずに、スムーズにデータ管理を行いたい方
- フォルダ名の作成ミスを防ぎ、正確にファイル管理を行いたい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google Chatでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google ChatとOneDriveの連携フローの作り方
Google Chatのメッセージ受信をAPIを介して受け取り、OneDriveのAPIを通じてメッセージ内容を基にフォルダを作成することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Google ChatとOneDriveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Google ChatとOneDriveの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼をもとに、OneDriveで案件フォルダを手動で作成している方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿だけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出設定では、Google Chatから受け取ったメッセージ内容を基に、フォルダ名として抽出したい項目（例：クライアント名、案件名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼をもとに、OneDriveで案件フォルダを手動で作成している方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿だけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出設定では、Google Chatから受け取ったメッセージ内容を基に、フォルダ名として抽出したい項目（例：クライアント名、案件名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
ステップ1:Google ChatとOneDriveをマイアプリ登録
Google ChatとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Google Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でGoogle Chat（OAuth）を検索するか、一覧から探しましょう。
続いて、OneDriveのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、OneDriveを一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにログインしましょう。
Google ChatとMicrosoft Teamsがマイアプリに表示されたら、設定は完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼をもとに、OneDriveで案件フォルダを手動で作成している方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿だけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出設定では、Google Chatから受け取ったメッセージ内容を基に、フォルダ名として抽出したい項目（例：クライアント名、案件名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼をもとに、OneDriveで案件フォルダを手動で作成している方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿だけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出設定では、Google Chatから受け取ったメッセージ内容を基に、フォルダ名として抽出したい項目（例：クライアント名、案件名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面で変更してください。
最初に、Google Chatの設定を行うため、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGoogle Chatのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらをご確認ください。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「トリガーアクション」→スペースにメッセージが送信されたら
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。
スクロールし、「スペースのリソース名」を設定してください。
候補から選択するか、説明に従って設定しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google Chatから特定のメッセージをAIで抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）
以下の注意事項をご覧ください。
次に、「対象のテキスト」を設定します。
Google Chatのアウトプットから「メッセージ内容」を設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定してください。
今回は取引先名を抽出する設定を行うので、以下のように設定します。
お好みで設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、OneDriveの設定を行うので、「フォルダを作成」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「OneDriveと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「アクション」→フォルダを作成
以下の画面が表示されたら、候補から「ドライブID」を選択しましょう。
スクロールし、「親フォルダのアイテムID」と「親フォルダ名」を設定します。
候補から選択するか、説明に従って設定してください。
次に、「フォルダ名」を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットを活用してフォルダ名を設定すれば、自動的にフォルダ名を作成できます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google ChatとOneDriveの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼をもとに、OneDriveで案件フォルダを手動で作成している方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿だけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出設定では、Google Chatから受け取ったメッセージ内容を基に、フォルダ名として抽出したい項目（例：クライアント名、案件名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼をもとに、OneDriveで案件フォルダを手動で作成している方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿だけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出設定では、Google Chatから受け取ったメッセージ内容を基に、フォルダ名として抽出したい項目（例：クライアント名、案件名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
その他のOneDriveを使った自動化の例
他にもOneDriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneにレコードが登録されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成するフローです。
kintoneにデータを登録すると、フォルダを自動作成できるため、管理がしやすくなるでしょう。
プロジェクトや顧客ごとにフォルダを作成することもできるので、任意で設定できます。
■概要kintoneで案件管理や顧客管理を行っているものの、関連書類を保存するOneDriveのフォルダは手動で作成しており、手間や作成漏れが発生していませんか？このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されるだけで、関連するOneDriveのフォルダが自動で作成されるため、二度手間やヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理を効率化します。kintoneとOneDrive間の連携をスムーズにし、業務の生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneで案件管理を行い、関連書類をOneDriveで保管している営業担当者の方
- kintoneへのデータ登録とOneDriveでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- kintoneとOneDriveを連携させ、ファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneにレコードを登録するだけでOneDriveにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元に任意のフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などをレコードに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OneDriveでフォルダを作成する際、フォルダ名はkintoneから取得した案件名や顧客名などの情報をもとに動的に設定することが可能です。
- kintoneのレコードを更新する際に、作成したOneDriveフォルダへのリンクURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を任意のフィールドに書き戻すよう設定できます。
■注意事項- kintone、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで案件管理を行い、関連書類をOneDriveで保管している営業担当者の方
- kintoneへのデータ登録とOneDriveでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- kintoneとOneDriveを連携させ、ファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードを登録するだけでOneDriveにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元に任意のフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などをレコードに書き込みます。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成する際、フォルダ名はkintoneから取得した案件名や顧客名などの情報をもとに動的に設定することが可能です。
- kintoneのレコードを更新する際に、作成したOneDriveフォルダへのリンクURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を任意のフィールドに書き戻すよう設定できます。
■注意事項
- kintone、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを自動送付するフローです。
履歴書などが添付されたフォームが届くと、自動的にOneDriveに保存され、添付された書類をGmailで送信できます。
フォームを自由にカスタムすることもできるので、取得したいファイルに応じて変更しましょう。
■概要Webフォームから送られてくる応募書類や申込書などのファイル管理に手間を感じていませんか。手作業でのファイル保存や関係者への通知は、時間がかかるだけでなく、保存先のミスや通知漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付された書類を自動でOneDriveに保存し、Gmailで関係者に通知を送付する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Webフォームで受け付けた添付ファイルの管理を効率化したいと考えているご担当者の方
- OneDriveへのファイル保存や、Gmailでの通知連絡を手作業で行っている方
- フォームからの問い合わせや応募に対して、迅速かつ正確な対応を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信をきっかけに、ファイル保存から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル保存やメール作成が減ることで、保存間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーにフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目や内容は、用途に合わせて任意で設定することが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定できます。
■注意事項- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Webフォームで受け付けた添付ファイルの管理を効率化したいと考えているご担当者の方
- OneDriveへのファイル保存や、Gmailでの通知連絡を手作業で行っている方
- フォームからの問い合わせや応募に対して、迅速かつ正確な対応を実現したい方
- フォーム送信をきっかけに、ファイル保存から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル保存やメール作成が減ることで、保存間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーにフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ通知メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目や内容は、用途に合わせて任意で設定することが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定できます。
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
3.Notionで取引先が登録されたら、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動作成するフローです。
取引先情報をNotionに登録したら、OneDriveにフォルダを作成できるため、取引先情報の管理がしやすくなります。
取引先が登録されるたびに、手作業でフォルダを作成する手間が省けます。
■概要Notionで取引先情報を管理し、関連する書類はOneDriveで保管しているものの、それぞれのツールで手動対応が発生していませんか？ 新しい取引先をNotionに登録するたびに、手作業でOneDriveにフォルダを作成するのは手間がかかり、フォルダ名の入力ミスや作成漏れの原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Notionへの取引先登録をトリガーとして、OneDriveに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうしたデータ管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとOneDriveを併用しており、手動でのデータ整理に手間を感じている方
- 取引先情報の登録から関連ファイルの保管までを、一貫したフローで効率化したい方
- 手作業による入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに取引先情報を登録するだけで、連携してOneDriveのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成が不要になるため、フォルダ名の付け間違いや作成忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみフォルダを作成するなど、実行条件を指定します
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの取引先名などの詳細情報を取得します
- 最後に、OneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、前段のNotionから取得した取引先名などを引用し、フォルダ名を自由に設定できます
■注意事項- Notion、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとOneDriveを併用しており、手動でのデータ整理に手間を感じている方
- 取引先情報の登録から関連ファイルの保管までを、一貫したフローで効率化したい方
- 手作業による入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに取引先情報を登録するだけで、連携してOneDriveのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成が不要になるため、フォルダ名の付け間違いや作成忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみフォルダを作成するなど、実行条件を指定します
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの取引先名などの詳細情報を取得します
- 最後に、OneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、前段のNotionから取得した取引先名などを引用し、フォルダ名を自由に設定できます
■注意事項
- Notion、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google ChatとOneDriveの連携メリットと具体例
メリット1:フォルダ作成の手間が省ける
新規プロジェクトを進行するたびに、フォルダを作成し、ファイルを整理するのは手間がかかります。
手動でのフォルダ作成は、自身でフォルダ名やフォルダの作成場所を考える必要があり、面倒に思う方もいることでしょう。
そこで、Google ChatのメッセージをトリガーにOneDriveにフォルダを作成する自動化を活用しましょう。
たとえば、Google Chatに「Aプロジェクト」とメッセージが投稿されると、OneDriveにフォルダを作成できます。
これにより、フォルダ名やフォルダ保管場所を考える手間がなくなり、担当者の負担を軽減できるかもしれません。
メリット2:作業の遅延を防ぐ
新規案件が開始された際に、手作業でフォルダを作成すると、作業の遅延を招く可能性があります。
たとえば、新規案件が開始されてすぐにフォルダを作成できる環境であれば問題ありませんが、後回しにすると必要なデータが取得できないという事態が発生するでしょう。
しかし、フォルダを自動作成することで、このようなタイムラグを解消できるかもしれません。
これにより、Google Chatで新規案件情報を投稿した際に、自動的にOneDriveでフォルダが作成されるため、関連資料の保管がスムーズになるでしょう。
メリット3:フォルダ作成ミスを防止する
フォルダを作成する際に、手動で作業するとフォルダ名を間違ったり、フォルダの作成漏れが発生しやすくなるでしょう。
このようなミスが発生すると、必要なデータを探しにくくなり、業務に支障をきたす可能性があります。
Google Chatの特定のメッセージを基に、OneDriveにフォルダを作成する自動化を導入すれば、ヒューマンエラー防止が期待できます。
たとえば、Google Chatで「新規顧客」というメッセージが投稿された際に、AIで顧客名を抽出し、フォルダ名としてOneDriveにフォルダの作成が可能です。
これにより、間違ったフォルダ名で作成されるリスクを防ぎ、正確にフォルダを作成できるかもしれません。
まとめ
フォルダ作成を手動で行っている場合、時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れやミスは避けられないでしょう。
しかし、Google ChatとOneDriveを連携した自動化を導入すれば、作業負担が軽減され、データ管理がしやすくなるかもしれません。
これにより、新規案件が開始された場合でもスピーディーにフォルダが作成されるため、データを保管する場所がないといった事態を防ぐことが見込めます。
今までフォルダ作成に手間を取られていたという方や作成ミスが多く正確にデータ管理ができていなかったという方におすすめの自動化です。
Yoomの自動化を導入して、時間を有効に活用し、作業負担を軽減させましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
