■概要
Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼をもとに、OneDriveで案件フォルダを手動で作成している方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内のファイル管理ルールを徹底し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿だけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出設定では、Google Chatから受け取ったメッセージ内容を基に、フォルダ名として抽出したい項目（例：クライアント名、案件名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google ChatとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
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