フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付する
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
Webフォームから送られてくる応募書類や申込書などのファイル管理に手間を感じていませんか。手作業でのファイル保存や関係者への通知は、時間がかかるだけでなく、保存先のミスや通知漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付された書類を自動でOneDriveに保存し、Gmailで関係者に通知を送付する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた添付ファイルの管理を効率化したいと考えているご担当者の方
- OneDriveへのファイル保存や、Gmailでの通知連絡を手作業で行っている方
- フォームからの問い合わせや応募に対して、迅速かつ正確な対応を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけに、ファイル保存から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル保存やメール作成が減ることで、保存間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーにフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目や内容は、用途に合わせて任意で設定することが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定できます。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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