ステップ1: Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google Driveのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google Driveをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
ステップ2: Google Driveの特定のファイルが更新された時に起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー:特定のファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔、フォルダID、ファイル名を選択・入力してください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考:各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3: Google ドキュメントのコンテンツを取得するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する:ドキュメントのコンテンツを取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ドキュメントIDを入力し、「テスト」をクリックします。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4: Google ドキュメントのコンテンツから特定のデータを抽出するアクションの設定
1. フローボットの「テキストからデータを抽出する:テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2. アクション選択画面が表示されます。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. 詳細を設定します。
・対象のテキスト:ステップ3で取得したコンテンツのアウトプットを使用してください。
・抽出したい項目:Google スプレッドシートの雛形に対応するGoogle ドキュメントに共通する項目名を「,」(カンマ)で区切って入力してください。
※下図は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5: Google スプレッドシートの雛形を使って書類を作成するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する:書類を発行する」をクリックします。
2. 書類の連携設定を行います。
・タイトル:必要に応じて変更できます。
・雛形書類の連携:作成した雛形ファイルのIDを入力または選択してください。
・発行書類:発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、日付変数やステップ3で取得したアウトプット情報を使用できます。
※下図は日付変数とアウトプットの参照例です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 置換条件を設定します。
設定方法の記載を参考に、ステップ3で取得したアウトプット情報を活用して各項目の設定を行ってください。
※雛形の作成がまだの場合、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご確認ください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※下図は、今回のフローで作成されたPDFファイルの例です。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Google ドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する」フローの完成です。
Google スプレッドシートでもファイルが同時に作成されるため、データの加工や修正が必要な場合はそちらをご利用ください。
Google ドキュメント・Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
他にもGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートの雛形を使った書類や帳票の発行は、Google ドキュメント以外にも、入力フォームやSFAなどの情報を基に行うことができます。発行されたPDFファイルについては、メールやチャットツールとの連携により、ファイルそのものの共有やファイル情報の通知が可能です。