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Google ドキュメントをメモや書類の下書きに使う場合、入力が容易で、オンライン保存できるため便利です。しかし、その内容をGoogle スプレッドシートの雛形に合わせて作成し直すには手間がかかってしまいます。その点、日報やプロジェクトの進捗報告、定例会議の議事録などの定期的に作成する書類をメモの状態から自動で作成できれば、転記作業の省略が可能となります。
本記事では、Google ドキュメントに入力されたメモから必要な情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートの雛形に合わせた書類を自動的に作成する方法を紹介します。自動化ツールYoomを使ってアプリを連携し、定型書類の作成にかかる時間を短縮しましょう。
連携により書類作成の手作業を減らすことで、担当者は営業戦略の考案や商談といった重要な業務に集中できます。
また、毎日の日報やプロジェクトの進捗報告など、頻繁に更新が必要なドキュメントが速やかに作成されるため、チームリーダーやプロジェクト責任者はスムーズなデータ確認が可能になります。これにより、タスクの配分やプロジェクトのスケジュール調整を迅速化できます。
定型文書の作成を自動化すれば、業務が拡大しても同じプロセスを適用できます。例えば、新たなプロジェクトが急に増えた場合や顧客の要望によりプロジェクトの報告頻度が高くなった場合でも、担当者の負担増大を抑えられます。これにより、チームや事業の成長に伴う業務の質の低下を防げるでしょう。
[Yoomとは]
それでは、Google ドキュメントとGoogle スプレッドシートの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Google ドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する」業務フローの作成手順を紹介します。
※今回のテンプレートで使用している翻訳を含むAI機能は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
また、当フローでは、Googleドキュメントのファイル保存先のGoogle Driveとの連携も必要になります。
1. Google スプレッドシートで書類の雛形を作成しておいてください。
※作成方法は、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご覧ください。
※下図は作成例です。
2. Google ドキュメントで雛形書類に項目を対応させたメモ用ファイルを準備しておいてください。
※下図は作成例の一部です。データ抽出がしやすいように、見出しを使って作成しています。
3. Yoomにログインしてください。
4. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google Driveをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：特定のファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔、フォルダID、ファイル名を選択・入力してください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：ドキュメントのコンテンツを取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ドキュメントIDを入力し、「テスト」をクリックします。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「テキストからデータを抽出する：テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2. アクション選択画面が表示されます。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. 詳細を設定します。
・対象のテキスト：ステップ3で取得したコンテンツのアウトプットを使用してください。
・抽出したい項目：Google スプレッドシートの雛形に対応するGoogle ドキュメントに共通する項目名を「,」(カンマ)で区切って入力してください。
※下図は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：書類を発行する」をクリックします。
2. 書類の連携設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・雛形書類の連携：作成した雛形ファイルのIDを入力または選択してください。
・発行書類：発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、日付変数やステップ3で取得したアウトプット情報を使用できます。
※下図は日付変数とアウトプットの参照例です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 置換条件を設定します。
設定方法の記載を参考に、ステップ3で取得したアウトプット情報を活用して各項目の設定を行ってください。
※雛形の作成がまだの場合、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご確認ください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※下図は、今回のフローで作成されたPDFファイルの例です。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Google ドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する」フローの完成です。
Google スプレッドシートでもファイルが同時に作成されるため、データの加工や修正が必要な場合はそちらをご利用ください。
他にもGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートの雛形を使った書類や帳票の発行は、Google ドキュメント以外にも、入力フォームやSFAなどの情報を基に行うことができます。発行されたPDFファイルについては、メールやチャットツールとの連携により、ファイルそのものの共有やファイル情報の通知が可能です。
2. フォームが送信された際に、雇用契約書を発行してSlackに通知するフローです。Google ドキュメントでも雛形を使った書類発行が可能です。トリガーをGoogle Driveに置き換えれば、Google ドキュメントで作成したメモ情報と、議事録や提案書の雛形から書類を発行できます。
Yoomを使ってGoogle ドキュメントとGoogle スプレッドシートを連携し、メモ内容から情報を抽出して書類を自動作成する方法を紹介しました。情報の抽出や転記の手作業が省略されることで、書類作成やそれに基づく業務をスムーズに進められます。定型文書の自動作成プロセスが整えば、新規プロジェクトの発生などによる急な業務量の増加にも柔軟に適応できます。この機会に、ぜひYoomでの連携をお試しください。
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