Googleドキュメントの内容からAIで情報を抽出しGoogle スプレッドシートで書類を作成する方法

Googleドキュメントをメモや書類の下書きに使う場合、入力が容易で、オンライン保存できるため便利です。しかし、その内容をGoogle スプレッドシートの雛形に合わせて作成し直すには手間がかかってしまいます。その点、日報やプロジェクトの進捗報告、定例会議の議事録などの定期的に作成する書類をメモの状態から自動で作成できれば、転記作業の省略が可能となります。

本記事では、Googleドキュメントに入力されたメモから必要な情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートの雛形に合わせた書類を自動的に作成する方法を紹介します。自動化ツールYoomを使ってアプリを連携し、定型書類の作成にかかる時間を短縮しましょう。

こんな方におすすめ

GoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートでの業務効率化を考えている方。
Googleドキュメントの内容をもとにGoogle スプレッドシートで書類を作成している方。
GoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートを連携して業務プロセスを標準化したい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

GoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

それでは、GoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する」業務フローの作成手順を紹介します。

※当フローでは、Googleドキュメントのファイル保存先のGoogle Driveとの連携も必要になります。

はじめる前に

1. Google スプレッドシートで書類の雛形を作成しておいてください。
　※作成方法は、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご覧ください。
　※下図は作成例です。

2. Googleドキュメントで雛形書類に項目を対応させたメモ用ファイルを準備しておいてください。
　※下図は作成例の一部です。データ抽出がしやすいように、見出しを使って作成しています。

3. Yoomにログインしてください。

ステップ1: Googleドキュメント、Google スプレッドシート、Google Driveのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、Google Driveをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

次は、マイプロジェクトにテンプレートをコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2: Google Driveの特定のファイルが更新された時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：特定のファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　トリガーの起動間隔、フォルダID、ファイル名を選択・入力してください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Googleドキュメントのコンテンツを取得するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ドキュメントのコンテンツを取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　ドキュメントIDを入力し、「テスト」をクリックします。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Googleドキュメントのコンテンツから特定のデータを抽出するアクションの設定

1. フローボットの「テキストからデータを抽出する：テキストからデータを抽出する」をクリックします。

2. アクション選択画面が表示されます。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. 詳細を設定します。
　・対象のテキスト：ステップ3で取得したコンテンツのアウトプットを使用してください。
　・抽出したい項目：Google スプレッドシートの雛形に対応するGoogleドキュメントに共通する項目名を「,」(カンマ)で区切って入力してください。
　※下図は入力例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5: Google スプレッドシートの雛形を使って書類を作成するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：書類を発行する」をクリックします。

2. 書類の連携設定を行います。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・雛形書類の連携：作成した雛形ファイルのIDを入力または選択してください。
　・発行書類：発行する契約書類の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名には、日付変数やステップ3で取得したアウトプット情報を使用できます。

　※下図は日付変数とアウトプットの参照例です。

3. 「次へ」をクリックします。

4. 置換条件を設定します。
　設定方法の記載を参考に、ステップ3で取得したアウトプット情報を活用して各項目の設定を行ってください。
　※雛形の作成がまだの場合、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご確認ください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
　※下図は、今回のフローで作成されたPDFファイルの例です。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する」フローの完成です。

Google スプレッドシートでもファイルが同時に作成されるため、データの加工や修正が必要な場合はそちらをご利用ください。

GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

GoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成したり、指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、Googleドキュメントを用いてPDFを作成後にGmailで送信したりすることができます。
さらに、Google スプレッドシートから契約情報を取得し、DeepLで翻訳後にGoogleドキュメントで契約書を発行・送付してOneDriveに保存する連携も可能です。

Googleドキュメントを活用した自動化例

チャットツールでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する

Google ChatやSlackなどに送信された内容をAIで要約してGoogleドキュメントに自動で追加します。

フォームやデータベースの情報を利用してGoogleドキュメントから契約書を作成して送付する

Googleフォームの回答やNotionの情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成し、クラウドサインやGMOサインなどで自動送付します。

メールで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加する

GmailやOutlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに自動で追加します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことを、SlackやChatworkなどに自動で通知します。

データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

GoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

メリット1: 自動化による業務効率化

連携により書類作成の手作業を減らすことで、担当者は営業戦略の考案や商談といった重要な業務に集中できます。
また、毎日の日報やプロジェクトの進捗報告など、頻繁に更新が必要なドキュメントが速やかに作成されるため、チームリーダーやプロジェクト責任者はスムーズなデータ確認が可能になります。これにより、タスクの配分やプロジェクトのスケジュール調整を迅速化できます。

メリット2: スケーラビリティの向上

定型文書の作成を自動化すれば、業務が拡大しても同じプロセスを適用できます。例えば、新たなプロジェクトが急に増えた場合や顧客の要望によりプロジェクトの報告頻度が高くなった場合でも、担当者の負担増大を抑えられます。これにより、チームや事業の成長に伴う業務の質の低下を防げるでしょう。

まとめ

Yoomを使ってGoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートを連携し、メモ内容から情報を抽出して書類を自動作成する方法を紹介しました。情報の抽出や転記の手作業が省略されることで、書類作成やそれに基づく業務をスムーズに進められます。定型文書の自動作成プロセスが整えば、新規プロジェクトの発生などによる急な業務量の増加にも柔軟に適応できます。この機会に、ぜひYoomでの連携をお試しください。