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経理部門でのデータ管理やファイルのやり取りに、多くの時間を費やしていませんか？Google Driveで共有されたファイルを手動でfreee会計へアップロードする作業は、時間がかかり、ミスの原因にもなります。
そこで今回は、Google Driveでファイルがアップロードされたら、自動的にfreee会計のファイルボックスに登録する方法をご紹介します。
この自動化により、業務効率の向上と作業負荷の軽減が見込めます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google Driveでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google DriveのAPIを利用してアップロードされたファイルを受け取り、
freee会計の提供するAPIを用いて、ファイルボックスにアップロードすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle DriveとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google Driveと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてfreee会計と検索します。
メールアドレスとパスワードでログインしましょう。
Google Drive・freee会計がマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここで指定したフォルダに、サンプルファイルをアップロードします。
完了したらフローボットに戻り、テストします。
下記のアウトプットに項目の詳細が反映したら保存します。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックします。
項目の設定内容は変更せず、保存します。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっています。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
続いて「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
次に進み、ファイルIDをアウトプットから選択します。
テストし、取得ファイルの詳細が反映したら保存しましょう。
続いて「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
メモや取引日は任意で設定してください。
ファイルの添付方法は下記のように設定します。
テストし、成功したら保存します。
freee会計側を確認します。
無事にアップロードされていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
テンプレートの最後に通知フローがない場合、こちらをオンにすることでフローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認でき、便利です。
フローの最後にSlackへ通知するように設定すると、アップロード完了をチーム全員に通知できるようになります。
共有する頻度が高い場合、このように設定すると便利です。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGoogle Drive・freee会計を使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードするフローです。
文書状態が変わるたびに手動でアップロードする作業は手間ですよね。
このようなルーティン業務は自動化しましょう。
2.Boxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録するフローです。
こちらはBoxを利用している方におすすめです。
時間のかかる作業は自動化し、二度手間を減らしましょう。
3.TOKIUMに請求書が登録されたら、freee会計に請求書ファイルをアップロードするフローです。
社内でTOKIUMを利用している場合、こちらが便利です。
自動化しておくことで、繁忙期にも安定した業務運営が可能です。
Google Driveからfreee会計のファイルボックスにファイルを自動登録することで、これまで経理担当者が手動で行っていたアップロード作業が不要になります。
これにより、担当者は日常のファイル確認や移行作業の時間を削減できます。
例えば、ファイルがアップロードされるたびに経理担当者が手動でダウンロードし、freee会計に登録していた場合、作業が中断することがありました。
しかしこのフローを活用することで、単調な作業に追われることなく、より戦略的な業務に集中できる環境を構築できるでしょう。
特に繁忙期など業務負荷が高い時期でも、処理速度と正確性を両立でき、組織全体の業務効率向上が期待できます。
Google Driveからfreee会計の連携により、ファイル管理と会計処理における作業プロセスが標準化されます。
これにより、担当者のスキルや経験に左右されず、一貫性のある業務フローを実現できます。
例えば、新入社員や異動したばかりの社員でも、システムが自動でデータを登録してくれるため、スムーズに業務に参加できるようになるでしょう。
さらに、属人的な作業を減らすことで、個人の負担が軽減され、組織全体での業務品質の底上げが期待できます。
また、業務フローが明確化されることで、トラブルが発生した際の原因追及も容易になり、問題解決のスピードアップにもつながるでしょう。
手動でのデータ転送や入力作業では、人的ミスが発生しやすく、経理業務の正確性が損なわれるリスクがあります。
例えば、ファイルのアップロード忘れや誤入力、重複登録などが原因による、処理の遅延やトラブルです。
しかし、このフローを活用することで、これらのリスクを軽減できます。
システムがルールに基づいて正確にデータを処理するため、人的ミスが排除され、データの一貫性が確保されることが期待できます。
結果として、信頼性の高い業務運営の実現が見込めます。
今回は「Google Driveでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する」フローボットを紹介しました。
Google Driveとfreee会計の連携により、経理業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
特に経理担当者が少ない場合、大きなメリットがあるでしょう。
この自動化は、日常業務の負担軽減だけでなく、業務品質の向上にもつながります。
ぜひ本記事を参考に、Google Driveとfreee会計の連携を試してみてください。
