Google Driveでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純でありながら、件数が増えると大きな負担となり、登録漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、freee会計のファイルボックスへ自動で登録が完了するため、こうした課題を解消し、証憑管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveとfreee会計間で発生する手作業でのファイル登録に課題を感じている方
• 証憑書類の管理を効率化し、月次決算などのバックオフィス業務を迅速に進めたい方
• 経理部門やバックオフィス全体の業務自動化を推進し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、freee会計への登録が自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの登録漏れや誤添付などのヒューマンエラーを防ぎ、正確な証憑管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Driveとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルの種類などに応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、トリガーで取得したファイル名などの情報を用いて、特定の条件に合致した場合のみ処理を進めるなど、後続のオペレーションを分岐させる条件をカスタマイズできます。
• Google Driveでファイルをダウンロードする設定では、トリガーで取得したファイルのIDを出力情報として指定してください。
• freee会計の設定では、登録先の事業所IDやファイルの添付方法などを、実際の運用に合わせてカスタムしてください。

■注意事項

• Google Drive、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。