Google DriveとGoogle Meet連携術！音声を自動で文字起こし＆管理する方法を解説します

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは6つです。

今回レコード情報を登録するGoogle スプレッドシートは、以下のような情報で構成しています。

・Google Meetの起動設定

(1)まず、Google Meetのアプリトリガーを設定します。

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Meetで会議終了後、音声文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

(2)1つ目のステップ「会議が終了したら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

(5)設定後は［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

(6)次に、2つ目のステップ「待機する」をクリックして内容を確認します。

(7)Google Meetでレコード情報を取得する場合、Google Driveに反映されるまでに時間がかかるため、「待機する」アクションをフローに導入しています。
今回のフローでは、「設定単位」を【時間】と指定し、「時間」を「1」に設定します。
項目は任意の設定が可能なので、運用状況に沿った内容を選択しましょう。

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(8)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。

※ただし、会議時間が60分は超えないことが明らかな場合などは、トリガー起動間隔を意図的に60分などにし起動タイミング自体を遅延させることで、「待機する」アクションを省略して処理が行える場合もあります。運用状況に合わせてフローを組み替えてください。

・「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「待機する」の設定方法は、こちらのページをご確認ください。

(9)続いて、3つ目のステップ「レコーディング情報を取得」をクリックしましょう。

(10)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックしてください。
(11)次の画面で、「会議ID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

(12)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・ファイルをダウンロードするGoogle Driveの設定

(1)次に、4つ目のステップ「ファイルをダウンロードする」をクリックします。

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(3)次の画面で、「ファイルID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・AIを使用して音声データを文字起こしする設定

(1)続いて、5つ目のステップ「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。

(2)次の画面で文字起こしのアクションをプルダウンから選択します。
文字起こしのアクションは複数あり、アクションによって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)』を選択します。

(3)次の画面で「ファイルの添付方法」を設定します。
今回のフローでは、取得した音声ファイルを使用すると仮定して、『取得した値を使用』を指定し、右の項目で『GoogleDriveからの取得ファイル』をプルダウンから選択します。

(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
（テストでは最初の5分間の音声のみが文字起こしの対象となります。）

「音声データを文字起こしする」の設定方法については、こちらのページも確認しましょう。
対応データ容量は最大1GBまでです。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Google スプレッドシートにレコードを追加する設定

(1)最後に、6つ目のステップ「レコードを追加する」をクリックします。

(2)連携するアカウント情報を入力します。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントから取得した内容が『候補』に展開されますので、このなかから運用に沿った情報を選択できます。

(3)次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

他にも、今回のフローボットをベースにして、チャットツールに文字起こし結果を通知することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務でチャットツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！

Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する方法

Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。
今回のGoogle Driveの連携と合わせて、SlackのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、待機アクションを除いた【音声データを文字起こしする】のステップまではほとんど同じステップになるので、そのあとのチャンネルにメッセージを送るSlackの設定から説明していきます。

(1)音声データを文字起こしするまでの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。

(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力することで、運用に沿った通知メッセージを受け取れるようになります。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してください。

Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知する方法

こちらは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知するフローです。
今回のGoogle Driveの連携と合わせて、ChatworkのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、待機アクションを除いた【音声データを文字起こしする】のステップまではほとんど同じステップになるので、そのあとのチャンネルにメッセージを送るChatworkの設定から説明していきます。

(1)音声データを文字起こしするまでの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(3)次の画面で「ルームID」を設定します。
以下の画面のように、連携したアカウントから内容を取得し、『候補』にその内容が展開されるので、展開された情報も活用しましょう。

(4)「メッセージ内容」は、通知時のメッセージとして設定します。
以下の画面のように、アウトプットを活用できます。

Google Driveを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する

Google Meetの録画からの文字起こしとkintoneへの登録が自動的に行われるフローボットです。
手動での議事録作成を省くことで、会議後の登録作業の時間を削減できる可能性があります。

Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてSlackに自動通知する

自動化フローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとSlackでの通知が自動的に行われるようになります。
会議に参加できなかった場合や会議の内容を振り返りたい場合、情報をスムーズに把握できるようになるはずです。

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する

Zoom会議が終了後の録画データの文字起こし、要約、議事録の作成を自動的に行います。
さらに、録画データをGoogle Driveに保存できるため、作業にかけていた時間を短縮できるはずです。

まとめ

今回紹介したGoogle MeetとGoogle DriveとGoogle スプレッドシートのアプリ連携で、会議内容の音声の文字起こしを自動で行えるようになるので、会議で話された情報をまとめやすくなることが予想されます。
テキスト化された内容をGoogle スプレッドシートに集約できるので、過去の会議情報を把握しやすくなるはずです。
AIによる文字起こしで、聞き間違いによる記録誤りや会議後の録画データのテキスト化し忘れなどの意図しないミスの発生を低減できる可能性があります。
さらに、文字起こし作業やテキストデータの格納作業を省くことで、空いた分のリソースをその他の業務に充てられるようになるかもしれません。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。