Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/09/09

Google Driveに追加された名刺画像をAI-OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに登録する方法

a.ohta

ビジネスパーソンにとって名刺交換は重要な活動の一つです。しかし、名刺の保管や処理は数が多いと大変ですよね。
名刺交換をしたは良いものの、後からデータ化するために1枚1枚、社内のシステムへ入力していくとなるとかなりの工数を取られてしまうかと思います。
今回はこのようなお悩みを解決すべく、Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して、名刺データの登録作業を自動化する方法をご紹介したいと思います!

こんな方におすすめ

  • Google Driveに名刺画像を保存し、名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理したい方。
  • Google DriveとGoogle スプレッドシートでの業務効率化を考えている方。
  • Google Driveに名刺画像を保存した後、Google スプレッドシートへの登録漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」というフローボットを作成します。

イチからフローボットを作成せず、すでに上記画像のようにフローが組んであるテンプレートを使用するため、時短でフローボットが作成可能です。
まずは下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう!
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね!

マイアプリ設定

登録が終わったら「マイプロジェクト」というページに移行します。
次はGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います!

画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択!
     ↓
まずはGoogle Driveのマイアプリ連携からいきましょう!

右上の新規接続ボタンから検索窓に「Google Drive」と入力するとGoogle Driveのアイコンが出てくるのでクリック!

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へをクリック。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです!

もし上記の画面が表示された場合は、下の赤枠を押しましょう。
次に認証画面に移行するので、<span class="mark-yellow">権限を全て許可する</span>のを忘れないようにしてください。

次はGoogle スプレッドシートの連携となりますが、Google Driveと同じGoogleのサービスとなるため、マイアプリ連携の手順は同様です。
検索窓から「Google スプレッドシート」と検索し、登録してくださいね!

Google DriveとGoogle スプレッドシート2つのアプリがYoomと連携できたら、次はフローボットの中身を設定していきます!
今回のフローボットの設定手順は4段階です!

Google Driveのトリガー設定

まず初めに、フローボットの設定の際に必要となるため、Google Driveに名刺を保存するフォルダを作成し名刺をアップロードしておきましょう。
     ↓

フォルダに名刺をアップロードできたらYoomの画面を開き、画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートに追加する」をクリック!
右上の編集するを押しましょう。
     ↓   
Google Driveのアイコンの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Google Driveのアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック!

フォルダIDを入力します。
ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるようになっているので、名刺をアップロードするフォルダを選択してください。

選択ができたらすぐ下に「テスト」というボタンがあるのでクリックします。青く「テスト成功」と表示されればOKなので、保存をしましょう!

Google Driveの設定

Google Driveのアイコンの「ファイルをダウンロードする」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Google Driveのアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリックしてください。

ファイルIDの入力をしますが、テンプレートを使用しているので既に設定がされている状態です。

そのため、先ほどに同じくテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示されればOK!
忘れずに保存をしてくださいね。

画像・PDFを読み取る

本のアイコンの「画像・PDFから文字を読み取る」を押します。
先ほどに同じく、こちらに関しても必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいか確認して次へをクリック!

<span class="mark-yellow">名刺に書かれているどのような内容を取得するのか設定していきます。</span>
とは言え、こちらに関してもテンプレートを使用しているため、なんと入力不要です…!
赤枠の通りあらかじめ認識する項目が設定されています。

もし、他に認識したい文字列がある場合はボックスに入力すると反映されるので、任意で設定してくださいね。
ここでも今までと同様、テストボタンを押しましょう。青く「テスト成功」と表示されたら保存をします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用できます。

Google スプレッドシートの設定

次はGoogle スプレッドシートの設定ですが、読み取った名刺の情報を追加するシートが必要となります。
そのため、この段階で作成しておきましょう。

今回は画像のように作成してみました!
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。
     ↓
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
連携するアカウント情報が正しいかチェックしたら下にスクロールしましょう。

スプレッドシートのIDとタブ名を選択します。まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。

ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、名刺の情報を蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定すればOKです!
     ↓

その他の項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
入力出来たら次へを押します。

     ↓

次が最後の設定です!追加するレコードの値を設定していきます!

このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに依存しています。
そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。

ボックス内をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択すると、画像のように先ほどアップロードした名刺の情報が一覧表示されます。
あとはボックス名に等しい内容をチョイスしていけばOKです!

画像の場合は会社名のボックスを選択している状態なので、名刺の情報も会社名を選んでいます。
     ↓

画像のようにボックスを埋めたらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存を押します。
これにてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートの連携は終了です!

Yoomには他にもたくさんのフローボットテンプレートが用意してあるので、ぜひご覧ください。

Google DriveやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Google Driveにファイルを保存した後にGoogle スプレッドシートに情報を自動で追加したり、アンケート画像がGoogle Driveにアップされたら、画像を読み取りGoogle スプレッドシートに自動で情報を追加したりする連携も可能です。
また、フォームに送信された納品書をAIで読み取りGoogle スプレッドシートにデータを追記後、Google Driveに自動で保存する連携も可能です。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する

Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、SlackやChatworkなどに自動で通知します。

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。

データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

1.Google Driveの画像データを自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追加!

Google Driveにアップロードされた名刺に書かれている文字列を読み取り、会社名や氏名、住所などを、Google スプレッドシートに自動で追加できます!
Google Driveに名刺をアップロードするという1アクションだけで一連のフローが自動化できるため、数ある名刺を手入力する必要がなくなり、時間の節約となるでしょう。

2.Google スプレッドシートにリスト化することで編集も可能!

名刺の情報をGoogle スプレッドシートに追加すれば共同での編集や管理が可能になるため、会社情報について詳しくリサーチした内容を追記することもできるようになります!
このように、Google スプレッドシートに追加された名刺の内容に必要なデータを補足で加えておけば、今後の営業活動やマーケティングに繋げる際にデータを流用することが可能です。

まとめ

名刺をGoogle Driveで保管しつつ、名刺の内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシート追加できるようになれば、いつでもその情報を共同で管理することが可能になります。
個人管理していた名刺が気軽に共有活用できるようになるのは嬉しいポイントですよね!
取引先企業のリスト化などもしやすくなるので、ぜひこの機会にお試しください!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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