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ビジネスパーソンにとって名刺交換は重要な活動の一つです。しかし、名刺の保管や処理は数が多いと大変ですよね。
名刺交換をしたは良いものの、後からデータ化するために1枚1枚、社内のシステムへ入力していくとなるとかなりの工数を取られてしまうかと思います。
今回はこのようなお悩みを解決すべく、Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して、名刺データの登録作業を自動化する方法をご紹介したいと思います！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要 Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業担当者 ・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方 ・Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して名刺情報を一元管理したい方 2.人事・総務担当者 ・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方 ・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方 3.OCRを活用したい方 ・名刺を効率的にデータ化したい方 ・OCRの技術を活用して業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイル共有に非常に便利なツールですが、名刺がアップロードされるたびに手動で情報を読み取ってGoogle スプレッドシートに入力するのは、非常に手間がかかり転記ミスが発生するリスクもあります。 このフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされたら、自動的に名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されるため、手作業での入力作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクを軽減することができます。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
では、ここからは実際に「Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」というフローボットを作成します。
イチからフローボットを作成せず、すでに上記画像のようにフローが組んであるテンプレートを使用するため、時短でフローボットが作成可能です。
まずは下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！
■概要 Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業担当者 ・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方 ・Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して名刺情報を一元管理したい方 2.人事・総務担当者 ・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方 ・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方 3.OCRを活用したい方 ・名刺を効率的にデータ化したい方 ・OCRの技術を活用して業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイル共有に非常に便利なツールですが、名刺がアップロードされるたびに手動で情報を読み取ってGoogle スプレッドシートに入力するのは、非常に手間がかかり転記ミスが発生するリスクもあります。 このフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされたら、自動的に名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されるため、手作業での入力作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクを軽減することができます。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
マイアプリ設定
登録が終わったら「マイプロジェクト」というページに移行します。
次はGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います！
画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
まずはGoogle Driveのマイアプリ連携からいきましょう！
右上の新規接続ボタンから検索窓に「Google Drive」と入力するとGoogle Driveのアイコンが出てくるのでクリック！
アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へをクリック。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！
もし上記の画面が表示された場合は、下の赤枠を押しましょう。
次に認証画面に移行するので、権限を全て許可するのを忘れないようにしてください。
次はGoogle スプレッドシートの連携となりますが、Google Driveと同じGoogleのサービスとなるため、マイアプリ連携の手順は同様です。
検索窓から「Google スプレッドシート」と検索し、登録してくださいね！
Google DriveとGoogle スプレッドシート2つのアプリがYoomと連携できたら、次はフローボットの中身を設定していきます！
今回のフローボットの設定手順は4段階です！
Google Driveのトリガー設定
まず初めに、フローボットの設定の際に必要となるため、Google Driveに名刺を保存するフォルダを作成し名刺をアップロードしておきましょう。↓
フォルダに名刺をアップロードできたらYoomの画面を開き、画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートに追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
↓Google Driveのアイコンの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Google Driveのアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！
フォルダIDを入力します。
ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるようになっているので、名刺をアップロードするフォルダを選択してください。
選択ができたらすぐ下に「テスト」というボタンがあるのでクリックします。青く「テスト成功」と表示されればOKなので、保存をしましょう！
Google Driveの設定
Google Driveのアイコンの「ファイルをダウンロードする」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Google Driveのアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリックしてください。
ファイルIDの入力をしますが、テンプレートを使用しているので既に設定がされている状態です。
そのため、先ほどに同じくテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示されればOK！
忘れずに保存をしてくださいね。
画像・PDFを読み取る
本のアイコンの「画像・PDFから文字を読み取る」を押します。
先ほどに同じく、こちらに関しても必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいか確認して次へをクリック！
名刺に書かれているどのような内容を取得するのか設定していきます。
とは言え、こちらに関してもテンプレートを使用しているため、なんと入力不要です…！
赤枠の通りあらかじめ認識する項目が設定されています。
もし、他に認識したい文字列がある場合はボックスに入力すると反映されるので、任意で設定してくださいね。
ここでも今までと同様、テストボタンを押しましょう。青く「テスト成功」と表示されたら保存をします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用できます。
Google スプレッドシートの設定
次はGoogle スプレッドシートの設定ですが、読み取った名刺の情報を追加するシートが必要となります。
そのため、この段階で作成しておきましょう。
今回は画像のように作成してみました！
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。↓
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
連携するアカウント情報が正しいかチェックしたら下にスクロールしましょう。
スプレッドシートのIDとタブ名を選択します。まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、名刺の情報を蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定すればOKです！↓
その他の項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
入力出来たら次へを押します。
↓
次が最後の設定です！追加するレコードの値を設定していきます！
このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに依存しています。
そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。
ボックス内をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択すると、画像のように先ほどアップロードした名刺の情報が一覧表示されます。
あとはボックス名に等しい内容をチョイスしていけばOKです！
画像の場合は会社名のボックスを選択している状態なので、名刺の情報も会社名を選んでいます。↓
画像のようにボックスを埋めたらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存を押します。
これにてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートの連携は終了です！
Yoomには他にもたくさんのフローボットテンプレートが用意してあるので、ぜひご覧ください。
■概要 Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業担当者 ・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方 ・Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して名刺情報を一元管理したい方 2.人事・総務担当者 ・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方 ・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方 3.OCRを活用したい方 ・名刺を効率的にデータ化したい方 ・OCRの技術を活用して業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイル共有に非常に便利なツールですが、名刺がアップロードされるたびに手動で情報を読み取ってGoogle スプレッドシートに入力するのは、非常に手間がかかり転記ミスが発生するリスクもあります。 このフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされたら、自動的に名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されるため、手作業での入力作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクを軽減することができます。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例
Google Driveにファイルを保存した後にGoogle スプレッドシートに情報を自動で追加したり、アンケート画像がGoogle Driveにアップされたら、画像を読み取りGoogle スプレッドシートに自動で情報を追加したりする連携も可能です。
また、フォームに送信された納品書をAIで読み取りGoogle スプレッドシートにデータを追記後、Google Driveに自動で保存する連携も可能です。
■概要 フォームで提出された納品書データをAIを用いて自動的に読み取り、その情報をGoogleスプレッドシートに格納するワークフローです。 納品書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。 ■設定方法 1.Googleスプレッドシート、Slack、Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） 2.フォームトリガーの作成で納品書データを添付できるフォームを作成します。 3.「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションの「PDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」アクションで、抽出したい項目を設定してください。 4.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションで読み取り情報の格納前に人によるチェックを入れます。 5.入力フォームに「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションで設定した抽出項目を設定してください。 6.「データベースを操作する」オペレーションの「レコードを追加する」アクションで取得した情報をスプレッドシートに追加します。 7.スプレッドシートに設定した列と読み取り項目を対応させて設定をしてください。 8.Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでファイルの格納先やファイル名の設定を行なってください。 9.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、任意のメッセージや送信先のチャンネルなどの設定を行ってください。 ■注意事項 ・抽出項目やスプレッドシートの項目はご自由に設定してください。 ・スプレッドシート内の列と抽出情報を適切に対応させてください。 ■概要 Google Driveにファイルを格納したら、Google スプレッドシートにファイルの情報を追加するフローです。 Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。 また、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 GoogleDriveにアップされたアンケート画像をAIオペレーション機能で読み取り、Googleスプレッドシートに反映するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. アンケートや調査データを管理している担当者 ・マーケティングリサーチャー ・学術研究者や社会調査員 ・顧客フィードバックを収集しているカスタマーサポート担当者 2. AI技術を活用して業務の効率化を図りたい方 ・デジタルツールを活用した業務改善を目指している企業のIT担当者 ・データ入力作業を自動化したい事務職員やアナリト ・手書きアンケートのデジタル化に取り組んでいるプロジェクトマネージャー 3.GoogleドライブやGoogleスプレッドシートを日常的に使用している方 ・Google Workspaceを活用している企業の社員 ・リモートワークを行っているチームやプロジェクトメンバー ・クラウドベースのデータ管理を行っているスタッフ ■このテンプレートを使うメリット ・手動でのデータ入力の手間を省き、正確かつ迅速にアンケート結果をデジタル化することができます。 ・データの集計や分析がスムーズに行うことができ、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ■注意事項 ・GoogleDrive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。 ・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを活用した自動化例
Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する
Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、Chatworkなどに自動で通知します。
■概要 Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・顧客企業とのやりとりに使用している営業アシスタントや経理担当 ・事業所の連絡に使用している事務職員やオフィスマネージャー ・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方 2.GoogleDriveで日常的にファイルの管理を行なっている方 ・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者 ・顧客企業の資料を格納している営業アシスタントや経理担当 ・事務職員やオフィスマネージャー 3.業務の効率化を目指している方 ・自動化による業務効率化に興味がある中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・ファイルの格納をトリガーに自動でチャットにもファイルを送ることができるため、手作業や確認の手間が減り業務を効率化します。 ・Chartworkへの通知を自動で行うことで、ファイルの確認漏れを防ぎ、ミスをなくすことができます。 ・Chatworkへの通知により、チームメンバーはアップロードされたファイルをリアルタイムで把握することができプロジェクト全体の進捗管理に役立ちます。 ■注意事項 ・GoogleDrive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。
■概要 Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.契約書の管理や送付を頻繁に行う必要がある方 ・営業担当者や営業アシスタント ・事務職員やオフィスマネージャー ・法務担当者 2.契約書の管理プロセスを自動化し、手動作業を減らしたいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト 3.Google Drive™を日常的に活用している方 ・Google Drive™を利用してファイル管理を行っている担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・メールで送付された契約書が自動的にGoogle Drive™に格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。 ・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。 ■注意事項 ・Google Drive™とYoomを連携してください。
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。
■概要 Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業 ・取引先ごと情報管理を行う業務担当 ・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方 ・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやすく共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、関連書類を保管するためにGoogle Driveへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の命名規則のばらつきや作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、Google Driveに取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。 1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業 ・営業アシスタントや部門長 ・全社の情報を統括している事務担当者 ・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者 2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業 ・名刺や会社情報を管理している営業担当者 ・マーケティング業務の担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。 ・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。 ■注意事項 ・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する
Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。
■概要 Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを業務で活用している方 ・共有のシートで情報管理や追加を行う事務職の方 ・同時に複数名で同一シートを編集したい経理部門の方 2.Microsoft Teamsを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・社内の情報共有ツールとして使用している企業 ・プロジェクトごとチームでやりとりを行っている方 Google スプレッドシートで情報の管理を行うことは、チーム内で情報共有がスムーズにし、プロジェクトの活性化に繋がります。 情報を追加したら、すぐに全体共有したい考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このワークフローのカスタムポイント
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsを利用することで、より一層チーム内の情報の共有を容易に行います。
しかしGoogle スプレッドシートの情報を、毎回手入力で通知するのは大きな手間です。
内容の追加と同時にMicrosoft Teamsへ通知を送付することで、手入力の手間を省き、素早い情報共有を行います。
データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する
kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
■概要 Salesforceに新規リード情報が登録された場合、Googleスプレッドシートに自動的に情報を記載します。 スプレッドシートには、リード名や連絡先情報など、任意の項目を反映することができます。 ■設定方法 1.Salesforce、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） 2.Salesforceの「新規リードが登録されたら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。 3.Googleスプレッドシートの「スプレッドシートに情報を記載」というオペレーションで、Salesforceから取得した情報をもとに、対象のスプレッドシートなどを設定してください。 4.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。 5.Salesforceに新規リード情報が登録されると、Googleスプレッドシートに情報が追加されます。 ■注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・SalesforceとGoogleスプレッドシートの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 kintoneにレコード登録後、Googleスプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。 kintoneとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。 また、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・kintone、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。 NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。 ■注意事項 ・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する
Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。
■概要 Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートで請求情報の管理を行う方 ・顧客との取引情報をGoogle スプレッドシートで管理している方 ・業務でGoogle スプレッドシートを利用することが多い方 2.請求業務の担当者 ・freee請求書を活用して請求業務を行う方 ・請求書の発行を効率化したい経理担当者 ■このテンプレートを使うメリット Google スプレッドシートは複数のユーザーが同時に編集や共有を行うことができるため、チーム作業を行う上で有効なツールです。 このフローは、Google スプレッドシートで行が更新されるとfreee請求書における請求書の作成を自動化できるため、請求書の作成を効率化します。 また、チャットツールやメールアプリと連携することで、共有や請求書の送信も行うことができます。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Google スプレッドシートの顧客情報を確認しながら、マネーフォワード クラウド請求書で都度発注書を作成・送付する作業は、手間がかかりませんか？手作業による転記では、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、フォームに必要な情報を入力するだけで、Google スプレッドシートから顧客情報を取得し、発注書の作成からメール送付までを自動化することで、これらの課題を解決します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Google Driveに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行データが更新されると、その情報を用いて書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連のプロセスを自動化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
しかし、Google スプレッドシートで管理している情報を元に請求書の作成を行う場合、入力項目が多く作成に時間がかかります。
Google スプレッドシートに蓄積した情報を元に請求書の作成を行えるため、freee請求書への手動による転記作業を省くことができ、生産性の向上を図ることが可能です。
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
1.Google Driveの画像データを自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追加！
Google Driveにアップロードされた名刺に書かれている文字列を読み取り、会社名や氏名、住所などを、Google スプレッドシートに自動で追加できます！
Google Driveに名刺をアップロードするという1アクションだけで一連のフローが自動化できるため、数ある名刺を手入力する必要がなくなり、時間の節約となるでしょう。
2.Google スプレッドシートにリスト化することで編集も可能！
名刺の情報をGoogle スプレッドシートに追加すれば共同での編集や管理が可能になるため、会社情報について詳しくリサーチした内容を追記することもできるようになります！
このように、Google スプレッドシートに追加された名刺の内容に必要なデータを補足で加えておけば、今後の営業活動やマーケティングに繋げる際にデータを流用することが可能です。
まとめ
名刺をGoogle Driveで保管しつつ、名刺の内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシート追加できるようになれば、いつでもその情報を共同で管理することが可能になります。
個人管理していた名刺が気軽に共有活用できるようになるのは嬉しいポイントですよね！
取引先企業のリスト化などもしやすくなるので、ぜひこの機会にお試しください！
