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ビジネスパーソンにとって名刺交換は重要な活動の一つです。しかし、名刺の保管や処理は数が多いと大変ですよね。
名刺交換をしたは良いものの、後からデータ化するために1枚1枚、社内のシステムへ入力していくとなるとかなりの工数を取られてしまうかと思います。
今回はこのようなお悩みを解決すべく、Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して、名刺データの登録作業を自動化する方法をご紹介したいと思います！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
[Yoomとは]
Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
では、ここからは実際に「Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」というフローボットを作成します。
イチからフローボットを作成せず、すでに上記画像のようにフローが組んであるテンプレートを使用するため、時短でフローボットが作成可能です。
まずは下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
マイアプリ設定
登録が終わったら「マイプロジェクト」というページに移行します。
次はGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います！
画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
まずはGoogle Driveのマイアプリ連携からいきましょう！
右上の新規接続ボタンから検索窓に「Google Drive」と入力するとGoogle Driveのアイコンが出てくるのでクリック！
アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へをクリック。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！
もし上記の画面が表示された場合は、下の赤枠を押しましょう。
次に認証画面に移行するので、権限を全て許可するのを忘れないようにしてください。
次はGoogle スプレッドシートの連携となりますが、Google Driveと同じGoogleのサービスとなるため、マイアプリ連携の手順は同様です。
検索窓から「Google スプレッドシート」と検索し、登録してくださいね！
Google DriveとGoogle スプレッドシート2つのアプリがYoomと連携できたら、次はフローボットの中身を設定していきます！
今回のフローボットの設定手順は4段階です！
Google Driveのトリガー設定
まず初めに、フローボットの設定の際に必要となるため、Google Driveに名刺を保存するフォルダを作成し名刺をアップロードしておきましょう。↓
フォルダに名刺をアップロードできたらYoomの画面を開き、画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートに追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
↓Google Driveのアイコンの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Google Driveのアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！
フォルダIDを入力します。
ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるようになっているので、名刺をアップロードするフォルダを選択してください。
選択ができたらすぐ下に「テスト」というボタンがあるのでクリックします。青く「テスト成功」と表示されればOKなので、保存をしましょう！
Google Driveの設定
Google Driveのアイコンの「ファイルをダウンロードする」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Google Driveのアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリックしてください。
ファイルIDの入力をしますが、テンプレートを使用しているので既に設定がされている状態です。
そのため、先ほどに同じくテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示されればOK！
忘れずに保存をしてくださいね。
画像・PDFを読み取る
本のアイコンの「画像・PDFから文字を読み取る」を押します。
先ほどに同じく、こちらに関しても必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいか確認して次へをクリック！
名刺に書かれているどのような内容を取得するのか設定していきます。
とは言え、こちらに関してもテンプレートを使用しているため、なんと入力不要です…！
赤枠の通りあらかじめ認識する項目が設定されています。
もし、他に認識したい文字列がある場合はボックスに入力すると反映されるので、任意で設定してくださいね。
ここでも今までと同様、テストボタンを押しましょう。青く「テスト成功」と表示されたら保存をします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用できます。
Google スプレッドシートの設定
次はGoogle スプレッドシートの設定ですが、読み取った名刺の情報を追加するシートが必要となります。
そのため、この段階で作成しておきましょう。
今回は画像のように作成してみました！
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。↓
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
連携するアカウント情報が正しいかチェックしたら下にスクロールしましょう。
スプレッドシートのIDとタブ名を選択します。まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、名刺の情報を蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定すればOKです！↓
その他の項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
入力出来たら次へを押します。
↓
次が最後の設定です！追加するレコードの値を設定していきます！
このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに依存しています。
そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。
ボックス内をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択すると、画像のように先ほどアップロードした名刺の情報が一覧表示されます。
あとはボックス名に等しい内容をチョイスしていけばOKです！
画像の場合は会社名のボックスを選択している状態なので、名刺の情報も会社名を選んでいます。↓
画像のようにボックスを埋めたらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存を押します。
これにてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートの連携は終了です！
Yoomには他にもたくさんのフローボットテンプレートが用意してあるので、ぜひご覧ください。
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Google DriveやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例
Google Driveにファイルを保存した後にGoogle スプレッドシートに情報を自動で追加したり、アンケート画像がGoogle Driveにアップされたら、画像を読み取りGoogle スプレッドシートに自動で情報を追加したりする連携も可能です。
また、フォームに送信された納品書をAIで読み取りGoogle スプレッドシートにデータを追記後、Google Driveに自動で保存する連携も可能です。
納品書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、読み取り情報の確認依頼を経て、Googleスプレッドシートに格納、Slackに通知します。
Google Driveにファイルを格納したら、Google スプレッドシートにファイルの情報を追加するフローです。
GoogleDriveにアップされたアンケート画像をAIオペレーション機能で読み取り、Googleスプレッドシートに反映するフローです。
Google Driveを活用した自動化例
Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する
Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、Chatworkなどに自動で通知します。
Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知するフローです。
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。
他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する
Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する
kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
Salesforceの新規リード情報をGoogleスプレッドシートに記載します。
kintoneにレコード登録後、Googleスプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する
Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する
Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付するフローです。
■注意事項
・Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートの行が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータを管理している方
・Google スプレッドシートを使って顧客情報などのデータを管理しているが、手動で書類を発行するのが手間に感じている方
2.Google Driveを利用してファイルの保存・共有を行っている企業
・Google Driveを日常的に利用していて、請求書の保存や共有に活用したい方
・自動化を進めたいが、どこから始めて良いかわからない方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
1.Google Driveの画像データを自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追加！
Google Driveにアップロードされた名刺に書かれている文字列を読み取り、会社名や氏名、住所などを、Google スプレッドシートに自動で追加できます！
Google Driveに名刺をアップロードするという1アクションだけで一連のフローが自動化できるため、数ある名刺を手入力する必要がなくなり、時間の節約となるでしょう。
2.Google スプレッドシートにリスト化することで編集も可能！
名刺の情報をGoogle スプレッドシートに追加すれば共同での編集や管理が可能になるため、会社情報について詳しくリサーチした内容を追記することもできるようになります！
このように、Google スプレッドシートに追加された名刺の内容に必要なデータを補足で加えておけば、今後の営業活動やマーケティングに繋げる際にデータを流用することが可能です。
まとめ
名刺をGoogle Driveで保管しつつ、名刺の内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシート追加できるようになれば、いつでもその情報を共同で管理することが可能になります。
個人管理していた名刺が気軽に共有活用できるようになるのは嬉しいポイントですよね！
取引先企業のリスト化などもしやすくなるので、ぜひこの機会にお試しください！
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