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毎日の業務で、同じようなデータ入力やファイル管理を繰り返していませんか？
「もっとラクに、スムーズに仕事を進められたらいいのに…。」
そんなあなたにおすすめなのが、Google スプレッドシートとGoogle Driveの自動連携です。これらをうまく活用すれば、手作業をグッと減らし、ミスも防ぎながら業務を効率化できるでしょう。
今回ご紹介するのは、Google スプレッドシートとGoogle Driveを連携し、作業を自動化する方法です。
まずは、これらのツールをマイアプリとして登録するところから始めましょう。一度セットアップしておけば、その後のフロー作成がスムーズに進みますよ！
「設定が面倒そう…」と思うかもしれませんが、大丈夫です。
手順はシンプルで、画面の指示に従って進めるだけなので、簡単です。
ここからは、ノーコードツールYoomを使ってGoogle スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGoogle Driveに保存する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートの行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、分岐など必要な処理を行ったうえでGoogle DriveのAPIを用いて、Google Driveの指定のフォルダにファイルを保存することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ！
スムーズなフロー設定を行うために、連携前に、シートを作成しておきましょう！
今回は、以下画像のようにシートを作成しました。ステップ3以降の設定で使用します。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し「続行」をクリックしてください。
3.続いてGoogle Driveをマイアプリ登録します。
Google スプレッドシートの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し「続行」をクリックしてください。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここからは、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGoogle Driveに保存する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「スプレッドシートID」「シートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
3.入力欄下の説明に従って、テーブル範囲などの設定を行います。
今回は、D列のステータスが「発行」になった際に起動するように設定したいので、「更新を検知したい列」に「D」を入力しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※オペレーションに「行が更新されたら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
今回は、「ステータスが『発行』になった際」に起動したいので、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
5.アプリと連携する「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力します。アクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
6.API接続設定を行います。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
7.書類を発行する「書類を発行する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力して「次へ」をクリックしましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
8.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
Google Driveを起点にして、その他のアプリ連携でも同じように指定のフォルダにファイルを保存することができるんです！
これらの例を紹介するので、Google スプレッドシート以外のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！
まずはアプリトリガーをGoogleフォームに変更したときの設定です。
今回のGoogle スプレッドシートとGoogle Driveの連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録は同じなので、そのあとのアプリトリガーの設定を説明していきます。
1.以下の赤枠をクリックします。
2.必須項目を入力し、トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
3.API接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※テストが完了したら、Googleフォームから情報を取得でき、そこからアウトプットJSONPATHで取得します。詳しくは、こちらを参照してください。
その後の設定は、ステップ3の5からの設定と同じです。
まずは連携アプリをGmailに変更したときの設定です。
今回のGoogle スプレッドシートとGoogle Driveの連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録とステップ3の5からの設定は同じなので、アプリトリガーの設定と「メールを送る」の設定を説明していきます。
1.以下の赤枠をクリックします。
2.表示された画面で回答フォームを作成しましょう。
必要な項目を入力し「次へ」をクリックしましょう。
3.取得した値を確認して、「保存する」をクリックしてください。
4.メールを送る「メールを送る」をクリックしてください。
表示された画面で、必須項目を入力して「次へ」をクリックしてください。
5.メール送信のテストを行います。
「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
その他にもYoomにはGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1.フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google DriveとSlackに保存・通知する
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google DriveとSlackに保存・通知するフローです。このフローを活用すると、フォームで送信されたPDFファイルを結合後、自動でGoogle Driveに保存し、Slackに通知します。結合されたファイルが自動で指定のフォルダに追加され、チームメンバーは結合されたファイルのみをフォルダ内で確認することができ、フォルダ内を整頓して保つことにつながります。
2.freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する
freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成するフローです。この自動化を活用することで、従業員情報の登録が行われたら自動でGoogle Driveに専用フォルダを作成することができます。手作業を省くことで、手間やヒューマンエラーの回避が期待できます。また、従業員情報の登録後、迅速にフォルダ作成が完了することで、素早く業務に活用できるでしょう。
3.フォームで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google Chatに通知する
フォームで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google Chatに通知するフローです。このフローでは、フォームから添付ファイルを送信すると、Google DriveへのファイルアップロードとGoogle Chatへの通知を自動化することができます。Google Driveへの保存先やGoogle Chatへの通知先は任意で設定できるため、ファイル種別や用途によって使い分けることができるでしょう。ファイルに関する情報共有もスムーズに行えるため、業務スピード向上が期待できます。
今回は、Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGoogle Driveに保存する方法をご紹介しました。
Google スプレッドシートとGoogle Driveを連携させることで、業務の自動化がグッと身近になるでしょう。一度設定してしまえば、データ入力やファイル管理の大幅な手間削減が期待できるので、毎日の業務効率が格段にアップ！「手作業のミスが減った」「データ管理がスムーズになった」「作業の時短につながった」といった実感が得られるはずです。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。忙しい毎日の中で、少しでも時間を有効活用するために、ぜひこの仕組みを取り入れてみてください。まずはマイアプリの登録から、さっそく始めてみましょう！
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